El impuesto sobre las ventas y el impuesto sobre el uso trabajan juntos para garantizar que las compras sujetas a impuestos se graven. Los vendedores generalmente cobran el impuesto sobre las ventas durante el proceso de compra y lo remiten al estado. Si no lo cobran, es posible que el comprador deba pagar el impuesto sobre el uso en su lugar. Esto evita que las empresas compren equipos, software o suministros a un proveedor de otro estado y nunca paguen impuestos por ellos. 

Solo en 2025, los gobiernos estatales recaudaron más de 475.000 millones de $ en concepto de impuesto general sobre las ventas e impuestos sobre los ingresos brutos. 

A continuación, analizaremos cómo las tasas combinadas se acumulan en las distintas jurisdicciones, cómo funcionan los certificados de reventa y dónde fallan en las auditorías, y qué diferencia a los procesos manuales del impuesto sobre las ventas de los sistemas de automatización de impuestos creados para escalar en distintos estados.

De un vistazo

• En el punto de venta, el vendedor cobra el impuesto sobre las ventas, mientras que el comprador autoliquida el impuesto sobre el uso cuando se le pasa una compra sujeta a impuestos sin que se le haya cobrado el impuesto.

• Las tasas combinadas del impuesto sobre las ventas en EE. UU. superponen las tasas estatales, del condado, de la ciudad y del distrito unas sobre otras, lo que significa que el total puede cambiar varias veces al año en una jurisdicción determinada.

• Los certificados de reventa documentan las ventas B2B exentas, y los vendedores asumen el riesgo de auditoría cuando falta un certificado, está incompleto o no coincide con lo que se compró.

¿Qué es el impuesto sobre las ventas y el impuesto sobre el uso?

Un vendedor le cobra el impuesto sobre las ventas a un comprador en el proceso de compra y se lo envía al estado. Un comprador calcula el impuesto sobre el uso cuando compra algo sujeto a impuestos por lo que el vendedor nunca le cobró el impuesto sobre las ventas. A menudo, esto ocurre porque el vendedor no tiene la obligación de cobrar en el estado del comprador.

¿Cómo funcionan los tipos impositivos sobre las ventas y sobre el uso en los estados de EE. UU.?

El tipo impositivo sobre el uso suele ser equivalente al tipo impositivo sobre las ventas. Una sola transacción puede combinar los tipos estatales, de condado, de ciudad y de distrito especial. Cada una de las más de 12.000 jurisdicciones fiscales en todo el país puede fijar y cambiar su propio tipo con poco aviso.

Funciona de la siguiente manera:

• Solo tipos estatales: estos van desde el 0 % en los cinco estados sin un impuesto sobre las ventas a nivel estatal hasta una base del 7 % en estados como Indiana, Misisipi y Tennessee.

• Luisiana: las parroquias administran su propio impuesto sobre las ventas local además del tipo estatal, lo que hace que el tipo combinado medio se sitúe entre los más altos del país.

• Colorado: docenas de ciudades con autonomía propia, como Denver y Boulder, administran y auditan el impuesto sobre las ventas de forma independiente al estado, lo que implica un registro y una presentación por separado para ciudades individuales si vendes en Colorado.

• California: California superpone los tipos del estado, del condado, de la ciudad y del distrito especial, y este tipo combinado puede cambiar de una manzana a otra en algunas áreas metropolitanas.

• Estados basados en el origen: estos estados cobran el tipo del lugar donde se encuentra el vendedor, lo que funciona para las ventas dentro del estado, pero rara vez se aplica una vez que un vendedor realiza envíos fuera del estado.

• Estados basados en el destino: la mayoría de estos estados cobran un tipo basado en el lugar donde el comprador recibe los bienes, lo que significa que el mismo producto puede tener un tipo diferente para cada dirección de envío.

• Cambios de tipos: estos entran en vigor a lo largo del año, a menudo el primer día de un trimestre. Las jurisdicciones no siempre avisan con mucha antelación a los vendedores antes de que se aplique el nuevo tipo.

Los tipos estatales y combinados varían según el estado. A continuación, se muestran los tipos y rangos de cada estado. 

¿Qué genera obligaciones del impuesto sobre el uso para las empresas?

Una empresa tiene una obligación del impuesto sobre el uso cuando compra un bien o servicio sujeto a impuestos para su propio uso, y el vendedor no le cobró el impuesto sobre las ventas correspondiente. 

A continuación, se indican algunos escenarios comunes en los que se debe pagar el impuesto sobre el uso: 

• Equipos: comprados a un proveedor de otro estado sin nexo económico en el estado del comprador, como equipos de fabricación o muebles de oficina comprados directamente a un fabricante.

• Suscripciones de software: compradas a vendedores que no cobran el impuesto sobre las ventas en el estado del comprador, lo que puede ser el caso de los proveedores de software como servicio (SaaS) más pequeños que no se han registrado en todos los lugares donde se encuentran sus clientes.

• Material de oficina e insumos comerciales: pedidos en línea a vendedores que se encuentran por debajo del umbral de nexo económico del estado del comprador, lo que significa que el vendedor no tiene la obligación legal de cobrar impuestos allí.

• Inventario extraído para uso interno: por ejemplo, un minorista usa un producto de sus propios estantes en lugar de venderlo, lo que convierte una compra exenta en una sujeta a impuestos.

Una vez que una empresa identifica una obligación de impuesto sobre el uso, autoliquida el impuesto a la misma tasa combinada que se habría aplicado si el vendedor lo hubiera cobrado y, a continuación, declara ese importe en su declaración de impuestos estatal. Muchos estados incluyen una línea para el impuesto sobre el uso directamente en la declaración estándar del impuesto sobre las ventas y el uso, por lo que una empresa que ya está registrada para el impuesto sobre las ventas no necesita una presentación por separado. Las empresas que no están registradas para el impuesto sobre las ventas en ningún lugar normalmente siguen debiendo el impuesto sobre el uso y es posible que tengan que registrarse únicamente con ese fin, dependiendo de las reglas del estado.

¿Cómo funcionan las exenciones del impuesto sobre las ventas y los certificados de reventa?

No todas las ventas B2B conllevan el impuesto sobre las ventas. Algunas exenciones y certificados significan que, para empezar, no se cobra el impuesto sobre las ventas.

Estos son los detalles que debes conocer:

• Certificado de reventa: una declaración firmada por el comprador, que suele incluir su número de registro de impuestos sobre las ventas, que identifica las partidas compradas como inventario para la reventa en lugar de para el propio uso del comprador.

• Opciones de certificado uniforme: muchos estados aceptan el Certificado de exención del impuesto sobre las ventas y el uso simplificado o el Certificado uniforme de exención del impuesto sobre las ventas y el uso de la Comisión Tributaria Multiestatal, que permiten a una empresa usar un solo documento en decenas de estados participantes en lugar de un formulario separado para cada uno.

El vendedor mantiene el certificado en el archivo en lugar de cobrar el impuesto sobre las ventas en el momento de la venta, y asume la responsabilidad si ese certificado no es válido más adelante. Un auditor estatal que encuentre una venta exenta sin un certificado válido archivado, por lo general, evaluará el impuesto sobre las ventas contra el vendedor, no contra el comprador, basándose en la teoría de que el vendedor debería haberlo cobrado sin una prueba de exención. 

Un certificado fallará si ha caducado, si le falta información o si se emitió para un tipo de compra que no coincide con lo que se compró. Los certificados de reventa solo deben usarse para el propósito previsto. El uso indebido por parte del comprador, como el uso de un certificado de reventa para comprar algo para uso personal o comercial en lugar de para su reventa, puede dar lugar a que el comprador sea considerado responsable del impuesto más las sanciones. Los vendedores reducen su exposición cuando recopilan un certificado antes o en el momento de la venta exenta, confirman que está completo y firmado, y comprueban que el número de registro del comprador esté activo.

¿Cómo pueden las empresas gestionar el riesgo de auditoría del impuesto sobre las ventas y el uso?

Cuando se trata de auditorías, ciertas prácticas determinan cuánta exposición tiene una empresa. 

Esto es lo que debes tener en cuenta: 

• Mantenimiento de registros: los estados suelen esperar que los certificados de exención, las facturas de ventas y los registros de autoliquidación del impuesto sobre el uso se conserven durante varios años. Algunos amplían ese margen si nunca se realizó ninguna presentación.

• Monitorización del nexo: los umbrales del nexo económico, que suelen rondar los 100.000 $ en ventas a un estado dentro de un año natural, varían según el estado y a menudo se superan sin que una empresa se dé cuenta, especialmente cuando las ventas se realizan a través de varios canales.

• Responsabilidad retroactiva: una empresa que supera un umbral y no se registra dentro del período de gracia del estado debe pagar impuestos con carácter retroactivo hasta la fecha en que comenzó el nexo. Esto es lo primero que comprueba un auditor.

• Acuerdos de divulgación voluntaria: están disponibles en los estados cuando una empresa descubre su propia responsabilidad antes de que lo haga el estado. Por lo general, esto limita el período de revisión retroactiva a tres o cuatro años y reduce o exime de sanciones, aunque se siguen aplicando los intereses sobre el impuesto no pagado.

• Problemas con los certificados: los certificados faltantes o incompletos, o los certificados que no coinciden con los bienes realmente comprados, pueden convertir una venta exenta en una sujeta a impuestos durante una revisión.

• Errores en las tasas: dado que las tasas estatales, del condado y de la ciudad no se actualizan todas al mismo tiempo, es fácil aplicar una tasa combinada antigua después de que una jurisdicción la haya cambiado a mediados de año.

• Errores de fiscalidad de los productos: una misma partida puede estar sujeta a impuestos en un estado y estar exenta en otro, como en el caso de los comestibles, la ropa o el software suministrado de forma electrónica.

¿Qué deben tener en cuenta las empresas a la hora de elegir un enfoque de cumplimiento de la normativa para el impuesto sobre las ventas y el uso?

La forma correcta de gestionar el impuesto sobre las ventas y el uso en los distintos estados dependerá de en cuántos estados venda una empresa y de la frecuencia con la que cambien las tasas y las reglas de los productos.

Cada uno de estos factores da forma a tu marco de cumplimiento de la normativa: 

• Seguimiento manual: funciona a pequeña escala porque una empresa que vende en uno o dos estados puede hacer un seguimiento razonable de los cambios en las tasas y realizar presentaciones de las declaraciones a mano, pero una vez que el nexo se extiende a un puñado de estados o más, se vuelve un desafío.

• Huella del nexo: calcula en cuántos estados tiene nexo la empresa actualmente y qué tan cerca está de superar un umbral en cualquier otro lugar, ya que eso determina cuántas jurisdicciones necesitan una monitorización activa.

• Fiscalidad de los productos: determina si lo que se vende conlleva reglas que cambian significativamente según el estado, como los bienes digitales, las suscripciones, o los alimentos y la ropa, ya que un solo producto puede estar sujeto a impuestos en un estado y estar exento en el siguiente.

• Capacidad interna: sé realista sobre si tu equipo financiero tiene el tiempo para hacer un seguimiento de los cambios en las tasas y presentar las declaraciones en todos los lugares donde la empresa está registrada.

• Costo de equivocarse: sopesa el riesgo de auditoría y las horas de personal perdidas por errores en las tasas o exenciones en comparación con lo que cuesta automatizar el cálculo en su lugar.

• Software de automatización de impuestos: creado para empresas que han superado la etapa de seguimiento manual, este software calcula la tasa combinada del estado, del condado, de la ciudad y del distrito para cada transacción en EE. UU. en función de la dirección del comprador y aplica la regla de fiscalidad correcta para el producto específico vendido.

Stripe Tax, por ejemplo, cubre todos los estados y territorios de EE. UU. que imponen el impuesto sobre las ventas, añade el importe cobrado directamente a los registros de transacciones de una empresa y avisa cuando una empresa se acerca al nexo económico en un estado en el que aún no se ha registrado.

Cómo puede ayudarte Stripe Tax

Stripe Tax reduce la complejidad del cumplimiento de la normativa fiscal para que puedas centrarte en hacer crecer tu empresa. Empieza a recaudar impuestos a nivel mundial añadiendo una sola línea de código a tu integración actual, haciendo clic en un botón del Dashboard o utilizando nuestra potente API.

Stripe Tax te ayuda a monitorizar tus obligaciones y te avisa cuando superas un umbral de registro de impuestos basado en tus transacciones de Stripe. También puede registrarse para cobrar impuestos en tu nombre en EE. UU., automatizar las presentaciones de EE. UU. en el Dashboard y gestionar las presentaciones globales a través de socios de confianza. Stripe Tax calcula y cobra de forma automática el impuesto sobre las ventas, el IVA y el Impuesto sobre bienes y servicios (GST) en:

• Bienes y servicios digitales en todos los estados de EE. UU. y en más de 100 países
  
• Bienes físicos en todos los estados de EE. UU. y 42 países
  

Stripe Tax puede ayudarte a:

• Entender dónde registrarte y recaudar impuestos: consulta dónde tienes que recaudar impuestos en función de tus transacciones de Stripe. Tras registrarte, activa el cobro de impuestos en un nuevo estado o país en cuestión de segundos. Puedes empezar a recaudar impuestos añadiendo una línea de código a tu integración existente de Stripe o añadir el cobro de impuestos con tan solo pulsar un botón en el Dashboard de Stripe.

• Regístrate para pagar impuestos: si necesitas registrarte para el impuesto sobre las ventas en EE. UU., deja que Stripe gestione tus registros de impuestos. Te beneficiarás de un proceso simplificado que rellena de forma previa los detalles de la solicitud de acceso, lo que te ahorra tiempo y simplifica el cumplimiento de la normativa local. Si necesitas ayuda para registrarte fuera de EE. UU., Stripe colabora con Taxually para ayudarte a registrarte en las autoridades fiscales locales.

• Recaudar impuestos automáticamente: Stripe Tax calcula y recauda el importe exacto de los impuestos adeudados, sin importar qué vendas ni la ubicación de la venta. Es compatible con cientos de productos y servicios y está al día sobre las normas fiscales y los cambios de tipos.

• Simplifica la presentación: Stripe Tax automatiza las presentaciones en EE. UU. en el Dashboard, con la tecnología de TaxJar. Para las presentaciones globales, Stripe Tax se integra a la perfección con los socios de presentación, de modo que tus presentaciones globales sean precisas y oportunas. Deja que nuestros socios gestionen tus presentaciones para que puedas centrarte en hacer crecer tu empresa. Las presentaciones de impuestos en EE. UU. se pueden automatizar en el Dashboard de Stripe, con la tecnología de TaxJar.

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