Sales Tax und Use Tax wirken zusammen, um sicherzustellen, dass steuerpflichtige Käufe versteuert werden. Verkäufer/innen ziehen beim Bezahlvorgang in der Regel die Sales Tax ein und führen sie an den Bundesstaat ab. Wenn sie diese nicht einziehen, muss stattdessen möglicherweise der/die Käufer/in die Use Tax entrichten. Dies verhindert, dass Unternehmen Ausrüstung, Software oder Büromaterial von einem Anbieter außerhalb des Bundesstaates kaufen und darauf niemals Steuern zahlen. 

Die Regierungen der Bundesstaaten haben allein im Jahr 2025 mehr als 475 Mrd. USD an allgemeinen Umsatz- und Bruttoeinnahmensteuern eingenommen. 

Im Folgenden behandeln wir, wie sich kombinierte Steuersätze in verschiedenen Zuständigkeitsbereichen zusammensetzen, wie Wiederverkaufsbescheinigungen funktionieren und wo sie bei einer Prüfung scheitern und was manuelle Prozesse für die Sales Tax von Steuerautomatisierungssystemen unterscheidet, die dafür entwickelt wurden, über Bundesstaaten hinweg zu skalieren.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Am Point of Sale wird die Sales Tax durch den/die Verkäufer/in eingezogen, wohingegen die Use Tax durch den/die Käufer/in selbst veranlagt wird, wenn ein steuerpflichtiger Kauf ohne Steuereinzug abgewickelt wird.

• Kombinierte Sales Tax-Sätze in den USA setzen sich aus Steuersätzen von Bundesstaaten, Bezirken, Städten und Gemeinden zusammen. Das bedeutet, dass sich der Gesamtbetrag in einem bestimmten Zuständigkeitsbereich mehrmals im Jahr ändern kann.

• Wiederverkaufsbescheinigungen dokumentieren steuerbefreite Business-to-Business/B2B-Verkäufe und Verkäufer/innen tragen das Prüfungsrisiko, wenn eine Bescheinigung fehlt, unvollständig ist oder nicht mit dem gekauften Artikel übereinstimmt.

Was ist die Sales Tax und die Use Tax?

Die Sales Tax wird beim Bezahlvorgang von Verkäufer/innen von Käufer/innen eingezogen und an den Bundesstaat abgeführt. Die Use Tax wird von Käufer/innen berechnet, wenn diese etwas Steuerpflichtiges erwerben, wofür Verkäufer/innen niemals Sales Tax berechnet haben. Dies geschieht häufig, da Verkäufer/innen im Bundesstaat der Käufer/innen keine Verpflichtung haben, Steuern einzuziehen.

Wie funktionieren die Steuersätze für Sales Tax und Use Tax in den US-Bundesstaaten?

Der Steuersatz für die Use Tax entspricht in der Regel dem Sales Tax-Steuersatz. Bei einer einzigen Transaktion können Steuersätze von Bundesstaaten, Bezirken, Städten und Sonderbezirken kombiniert werden. Jeder der über 12.000 Steuerbezirke landesweit kann seinen eigenen Steuersatz festlegen und diesen ohne große Vorwarnung ändern.

Sehen wir uns das näher an:

• Allein die Steuersätze der Bundesstaaten: Diese reichen von 0 % in den fünf Bundesstaaten ohne landesweite Sales Tax bis zu einem Basissteuersatz von 7 % in Staaten wie Indiana, Mississippi und Tennessee.

• Louisiana: Die Bezirke (Parishes) erheben zusätzlich zum Steuersatz des Bundesstaates ihre eigene lokale Sales Tax, wodurch der durchschnittliche kombinierte Steuersatz zu den höchsten des Landes zählt.

• Colorado: Dutzende von Home-Rule-Städten, darunter Denver und Boulder, verwalten und prüfen die Sales Tax unabhängig vom Bundesstaat, was eine separate Registrierung und Einreichung für einzelne Städte bedeutet, wenn Sie nach Colorado verkaufen.

• Kalifornien: In Kalifornien überlagern sich die Steuersätze von Bundesstaat, Bezirk, Stadt und Sonderbezirk, und dieser kombinierte Steuersatz kann sich in einigen Metropolregionen von Straßenblock zu Straßenblock ändern.

• Ursprungsbasierte Bundesstaaten: Diese Staaten erheben den Steuersatz an dem Ort, an dem der/die Verkäufer/in ansässig ist, was für Verkäufe innerhalb des Bundesstaates funktioniert, aber selten zutrifft, sobald ein/e Verkäufer/in Waren über die Grenzen von Bundesstaaten hinweg versendet.

• Bestimmungsbasierte Bundesstaaten: Die Mehrheit dieser Staaten erhebt einen Steuersatz, der darauf basiert, wo der/die Käufer/in die Waren erhält, was bedeutet, dass für dasselbe Produkt für jede Versandadresse ein anderer Steuersatz gelten kann.

• Änderungen von Steuersätzen: Diese treten im Laufe des Jahres in Kraft, oft am ersten Tag eines Quartals. Steuerbezirke informieren Verkäufer/innen nicht immer mit großem Vorlauf, bevor der neue Steuersatz Anwendung findet.

Die Steuersätze der Bundesstaaten und die kombinierten Steuersätze variieren je nach Bundesstaat. Hier sind die Steuersätze und Bandbreiten für jeden Bundesstaat aufgeführt. 

Was führt zu Use Tax-Verpflichtungen für Unternehmen?

Ein Unternehmen hat eine Use Tax-Verpflichtung, wenn es eine steuerpflichtige Ware oder Dienstleistung für den eigenen Gebrauch kauft und der/die Verkäufer/in dafür keine Sales Tax eingezogen hat. 

Hier sind einige häufige Szenarien, in denen die Use Tax fällig wird: 

• Ausrüstung: Gekauft bei einem Anbieter außerhalb des Bundesstaates, der keinen Nexus im Bundesstaat des/der Käufer/in hat, wie z. B. Produktionsausrüstung oder Büromöbel, die direkt bei einem Hersteller gekauft wurden.

• Software-Abonnements: Gekauft bei Anbietern, die im Bundesstaat des/der Käufer/in keine Sales Tax einziehen, was bei kleineren Software-as-a-Service-Anbietern (SaaS) der Fall sein kann, die nicht überall dort registriert sind, wo sich ihre Kundinnen und Kunden befinden.

• Büromaterial und Betriebsmittel: Online bei Verkäufer/innen bestellt, die unter dem Schwellenwert für den wirtschaftlichen Nexus des Bundesstaates des/der Käufer/in liegen, was bedeutet, dass die Verkäufer/innen keine rechtliche Verpflichtung haben, dort Steuern einzuziehen.

• Für den internen Gebrauch entnommenes Inventar: Ein Einzelhändler verwendet beispielsweise ein Produkt aus den eigenen Regalen, anstatt es zu verkaufen, was einen steuerbefreiten Kauf in einen steuerpflichtigen umwandelt.

Sobald ein Unternehmen eine Use Tax-Verpflichtung feststellt, veranlagt es die Steuer selbst zu demselben kombinierten Steuersatz, der gegolten hätte, wenn der/die Verkäufer/in sie eingezogen hätte, und gibt diesen Betrag dann in seiner bundesstaatlichen Steuererklärung an. Viele Bundesstaaten fügen direkt in der Standard-Steuererklärung für die Sales Tax und Use Tax eine Zeile für die Use Tax ein, sodass ein Unternehmen, das bereits für die Sales Tax registriert ist, keine separate Einreichung vornehmen muss. Unternehmen, die nirgendwo für die Sales Tax registriert sind, schulden in der Regel dennoch Use Tax und müssen sich möglicherweise, je nach den Vorschriften des Bundesstaates, ausschließlich zu diesem Zweck registrieren.

Wie funktionieren Ausnahmen bei der Sales Tax und Wiederverkaufsbescheinigungen?

Nicht jeder B2B-Verkauf ist mit einer Sales Tax verbunden. Einige Ausnahmen und Bescheinigungen führen dazu, dass die Sales Tax gar nicht erst berechnet wird.

Hier sind die Details, die Sie kennen sollten:

• Wiederverkaufsbescheinigung: Eine unterzeichnete Erklärung des/der Käufer/in, die in der Regel die entsprechende Sales Tax-Registrierungsnummer enthält und die gekauften Posten als Inventar für den Wiederverkauf und nicht für den eigenen Gebrauch des/der Käufer/in ausweist.

• Einheitliche Bescheinigungsoptionen: Viele Bundesstaaten akzeptieren das Streamlined Sales and Use Tax Exemption Certificate oder das Uniform Sales and Use Tax Exemption Certificate der Multistate Tax Commission, womit ein Unternehmen ein einziges Dokument für Dutzende von teilnehmenden Bundesstaaten verwenden kann, anstatt für jeden ein separates Formular auszufüllen.

Verkäufer/innen bewahren die Bescheinigung auf, anstatt die Sales Tax zum Zeitpunkt des Verkaufs zu berechnen, und tragen die Beweislast, falls diese Bescheinigung später nicht standhält. Staatliche Prüfer/innen, die einen steuerbefreiten Verkauf ohne vorliegende gültige Bescheinigung feststellen, werden die Sales Tax in der Regel Verkäufer/innen und nicht Käufer/innen anrechnen, ausgehend von der Annahme, dass Verkäufer/innen diese ohne Ausnahmenachweis hätten einziehen müssen. 

Eine Bescheinigung verliert ihre Gültigkeit, wenn sie abgelaufen ist, Informationen fehlen oder sie für eine Art von Kauf ausgestellt wurde, die nicht mit dem tatsächlich Gekauften übereinstimmt. Wiederverkaufsbescheinigungen sollten nur für ihren vorgesehenen Zweck verwendet werden. Ein Missbrauch durch Käufer/innen, wie beispielsweise die Verwendung einer Wiederverkaufsbescheinigung zum Kauf von Artikeln für den persönlichen oder geschäftlichen Gebrauch anstelle des Wiederverkaufs, kann dazu führen, dass Käufer/innen für die Steuer zuzüglich Strafen haftbar gemacht werden. Verkäufer/innen reduzieren ihr Risiko, wenn sie eine Bescheinigung vor oder zum Zeitpunkt des steuerbefreiten Verkaufs einholen, bestätigen, dass sie vollständig und unterzeichnet ist, und überprüfen, ob die Registrierungsnummer der Käufer/innen aktiv ist.

Wie können Unternehmen das Prüfungsrisiko bei der Sales Tax und Use Tax verwalten?

Bei Prüfungen bestimmen bestimmte Praktiken, wie hoch das Risiko für ein Unternehmen ist. 

Hierauf sollten Sie achten: 

• Aufbewahrung von Unterlagen: Bundesstaaten erwarten in der Regel, dass Ausnahmebescheinigungen, Verkaufsrechnungen und Aufzeichnungen zur Selbstveranlagung der Use Tax mehrere Jahre lang aufbewahrt werden. Einige verlängern diesen Zeitraum, wenn nie eine Steuererklärung eingereicht wurde.

• Überwachung des Nexus: Die Schwellenwerte für den wirtschaftlichen Nexus, die üblicherweise bei etwa 100.000 USD Umsatz in einem Bundesstaat innerhalb eines Kalenderjahres liegen, variieren je nach Bundesstaat und werden oft überschritten, ohne dass ein Unternehmen es merkt, insbesondere wenn Verkäufe über mehrere Kanäle abgewickelt werden.

• Rückwirkende Haftung: Ein Unternehmen, das einen Schwellenwert überschreitet und sich nicht innerhalb der Nachfrist des Bundesstaates registriert, schuldet Steuern rückwirkend bis zu dem Datum, an dem der Nexus begann. Dies ist das Erste, was ein/e Prüfer/in kontrolliert.

• Vereinbarungen zur Selbstanzeige: Diese sind in Bundesstaaten verfügbar, wenn ein Unternehmen seine eigene Haftung feststellt, bevor der Bundesstaat dies tut. Dies begrenzt in der Regel den Rückwirkungszeitraum auf drei oder vier Jahre und reduziert oder erlässt Strafen, obwohl weiterhin Zinsen auf die unbezahlten Steuern anfallen.

• Probleme mit Bescheinigungen: Fehlende oder unvollständige Bescheinigungen oder Bescheinigungen, die nicht mit den tatsächlich gekauften Waren übereinstimmen, können einen steuerbefreiten Verkauf bei einer Prüfung in einen steuerpflichtigen Verkauf umwandeln.

• Fehler bei den Steuersätzen: Da Steuersätze von Bundesstaaten, Bezirken und Städten nicht alle nach demselben Zeitplan aktualisiert werden, passiert es leicht, dass ein alter kombinierter Steuersatz angewendet wird, nachdem ein Zuständigkeitsbereich ihn mitten im Jahr geändert hat.

• Fehler bei der Steuerpflicht von Produkten: Derselbe Posten kann in einem Bundesstaat steuerpflichtig und in einem anderen steuerbefreit sein, wie etwa Lebensmittel, Kleidung oder elektronisch bereitgestellte Software.

Was sollten Unternehmen bei der Wahl eines Compliance-Ansatzes für die Sales Tax und Use Tax beachten?

Die richtige Methode für den Umgang mit der Sales Tax und Use Tax in verschiedenen Bundesstaaten hängt davon ab, in wie viele Bundesstaaten ein Unternehmen verkauft und wie oft sich Steuersätze und Produktregeln ändern.

Jeder dieser Faktoren prägt Ihr Compliance-Framework: 

• Manuelle Nachverfolgung: Dies funktioniert in kleinem Maßstab, da ein Unternehmen, das in ein oder zwei Bundesstaaten verkauft, Änderungen der Steuersätze und die Einreichung von Steuererklärungen vernünftigerweise von Hand nachverfolgen kann. Wenn sich der Nexus jedoch über eine Handvoll Bundesstaaten oder mehr erstreckt, wird dies zu einer Herausforderung.

• Nexus-Präsenz: Finden Sie heraus, in wie vielen Bundesstaaten das Unternehmen derzeit einen Nexus hat und wie kurz es davor steht, andernorts einen Schwellenwert zu überschreiten, da dies bestimmt, wie viele Zuständigkeitsbereiche aktiv überwacht werden müssen.

• Steuerpflicht von Produkten: Stellen Sie fest, ob für das, was verkauft wird, Regeln gelten, die sich je nach Bundesstaat erheblich ändern, wie z. B. digitale Güter, Abonnements oder Lebensmittel und Kleidung, da ein einzelnes Produkt in einem Bundesstaat steuerpflichtig und im nächsten steuerbefreit sein kann.

• Interne Kapazität: Seien Sie realistisch in Bezug auf die Frage, ob Ihr Finanzteam die Zeit hat, Änderungen der Steuersätze nachzuverfolgen und Steuererklärungen überall dort einzureichen, wo das Unternehmen registriert ist.

• Kosten von Fehlern: Wägen Sie das Prüfungsrisiko und die durch Fehler bei Steuersätzen oder Ausnahmen verlorenen Arbeitsstunden gegen die Kosten ab, die stattdessen für die Automatisierung der Berechnung anfallen.

• Software zur Steuerautomatisierung: Diese Software wurde für Unternehmen entwickelt, die über die Phase der manuellen Nachverfolgung hinaus sind. Sie berechnet den kombinierten Steuersatz aus Bundesstaat, Bezirk, Stadt und Gemeinde für jede US-Transaktion basierend auf der Adresse des/der Käufer/in und wendet die richtige Regel zur Steuerpflicht für das jeweilige verkaufte Produkt an.

Stripe Tax deckt beispielsweise alle US-Bundesstaaten und -Territorien ab, die eine Sales Tax erheben, fügt den eingezogenen Betrag direkt den Transaktionsaufzeichnungen eines Unternehmens hinzu und markiert, wenn sich ein Unternehmen einem wirtschaftlichen Nexus in einem Bundesstaat nähert, in dem es noch nicht registriert ist.

So kann Stripe Tax Sie unterstützen

Stripe Tax reduziert die Komplexität der Steuerkonformität, damit Sie sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren können. Beginnen Sie mit der weltweiten Steuererhebung, indem Sie Ihrer bestehenden Integration eine einzige Codezeile hinzufügen, im Dashboard auf eine Schaltfläche klicken oder unsere leistungsstarke API nutzen.

Stripe Tax hilft Ihnen bei der Überwachung Ihrer Verpflichtungen und benachrichtigt Sie, wenn Sie aufgrund Ihrer Stripe-Transaktionen einen Schwellenwert für die Steuerregistrierung überschreiten. Es kann sich auch in Ihrem Namen in den USA für den Einzug von Steuern registrieren, US-Einreichungen im Dashboard automatisieren und globale Einreichungen über vertrauenswürdige Partner verwalten. Stripe Tax berechnet und zieht die Sales Tax, Umsatzsteuer und GST automatisch ein für:

• Digitale Waren und Dienstleistungen in allen US-Bundesstaaten und in über 100 Ländern
  
• Physische Waren in allen US-Bundesstaaten und in 42 Ländern
  

Stripe Tax kann Sie bei Folgendem unterstützen:

• Steuerliche Melde- und Erhebungspflichten ermitteln:: Erkennen Sie anhand Ihrer Stripe-Transaktionen, wo Sie Steuern einziehen müssen, und aktivieren Sie die Steuereinziehung in neuen Bundesstaaten und Ländern in Sekunden. Fügen Sie dafür eine Codezeile in Ihre bestehende Stripe-Integration ein oder aktivieren Sie die Steuereinziehung mit einem Mausklick im Stripe-Dashboard.

• Für die Steuerzahlung registrieren: Wenn Sie sich in den USA für die Sales Tax registrieren müssen, lassen Sie Stripe Ihre Steuerregistrierungen verwalten. Sie profitieren von einem vereinfachten Prozess, bei dem Details des Anmeldeformulars vorausgefüllt werden – das spart Ihnen Zeit und vereinfacht die Compliance mit lokalen Vorschriften. Wenn Sie Hilfe bei der Registrierung außerhalb der USA benötigen, arbeitet Stripe mit Taxually zusammen, um Sie bei der Registrierung bei lokalen Steuerbehörden zu unterstützen.

• Steuern automatisch erheben: Stripe Tax berechnet und erhebt den richtigen Steuerbetrag unter Berücksichtigung von Produktangebot und Verkaufsort. Stripe Tax eignet sich für unzählige Produkte und Dienstleistungen und ist bei Steuerregelungen und Steuersätzen immer auf dem neuesten Stand.

• Einreichungen vereinfachen: Stripe Tax automatisiert US-Einreichungen im Dashboard, unterstützt durch TaxJar. Für globale Einreichungen lässt sich Stripe Tax nahtlos in Einreichungspartner integrieren, sodass Ihre globalen Einreichungen korrekt und pünktlich sind. Lassen Sie unsere Partner Ihre Einreichungen verwalten, damit Sie sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren können. US-Steuereinreichungen können im Stripe-Dashboard automatisiert werden, unterstützt durch TaxJar.

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