Omzetbelasting en use tax werken samen om ervoor te zorgen dat belastbare aankopen worden belast. Verkopers berekenen doorgaans omzetbelasting tijdens het afrekenproces en dragen deze af aan de staat. Als ze deze niet berekenen, is de koper mogelijk in plaats daarvan use tax verschuldigd. Dit voorkomt dat ondernemingen apparatuur, software of benodigdheden kopen van een leverancier buiten de staat en er nooit belasting over betalen. 

De overheden van de staten hebben in 2025 alleen al meer dan $ 475 miljard geïnd aan algemene omzetbelasting en belasting op bruto-ontvangsten. 

Hieronder bespreken we hoe gecombineerde tarieven zich opstapelen over verschillende regio's, hoe wederverkoopcertificaten werken en waar ze falen bij een controle, en wat handmatige processen voor omzetbelasting onderscheidt van belastingautomatiseringssystemen die zijn gebouwd om te groeien in verschillende staten.

Kernpunten

• Bij het POS-systeem wordt de omzetbelasting berekend door de verkoper, terwijl de use tax door de koper zelf wordt vastgesteld wanneer een belastbare aankoop erdoorheen glipt zonder dat er belasting is berekend.

• Gecombineerde tarieven voor omzetbelasting in de VS stapelen de tarieven van de staat, county, stad en het district op elkaar, wat betekent dat het totaal in een bepaalde regio meerdere keren per jaar kan veranderen.

• Wederverkoopcertificaten documenteren vrijgestelde b2b-verkopen en verkopers dragen het controlerisico wanneer een certificaat ontbreekt, onvolledig is of niet overeenkomt met wat is gekocht.

Omzetbelasting en use tax begrijpen

Omzetbelasting wordt tijdens het afrekenproces door een verkoper aan een koper berekend en naar de staat gestuurd. Use tax wordt door een koper berekend wanneer deze iets belastbaars koopt waarvoor de verkoper nooit omzetbelasting in rekening heeft gebracht. Dit gebeurt vaak omdat de verkoper niet verplicht is om belasting te berekenen in de staat van de koper.

Hoe werken de tarieven voor omzetbelasting en gebruiksbelasting in de staten van de VS?

Het tarief voor de gebruiksbelasting is over het algemeen gelijk aan het tarief voor de omzetbelasting. Een enkele transactie kan tarieven van de staat, county, stad en speciale districten combineren. Elk van de meer dan 12.000 belastingjurisdicties in het hele land kan op korte termijn een eigen tarief vaststellen en wijzigen.

Zo werkt het:

• Alleen de staatstarieven: Deze variëren van 0% in de vijf staten zonder een staatsbrede omzetbelasting tot een basis van 7% in staten zoals Indiana, Mississippi en Tennessee.

• Louisiana: Parishes beheren een eigen lokale omzetbelasting boven op het staatstarief, waardoor het gemiddelde gecombineerde tarief tot de hoogste van het land behoort.

• Colorado: Tientallen home-rule-steden, waaronder Denver en Boulder, beheren en controleren de omzetbelasting onafhankelijk van de staat. Dit betekent een afzonderlijke registratie en aangifte voor individuele steden als je in Colorado verkoopt.

• Californië: Californië stapelt tarieven van de staat, county, stad en speciale districten. Dit gecombineerde tarief kan in sommige stedelijke gebieden per huizenblok verschillen.

• Op oorsprong gebaseerde staten: Deze staten brengen het tarief in rekening van de locatie waar de verkoper is gevestigd. Dit werkt voor verkopen binnen de staat, maar is zelden van toepassing wanneer een verkoper over staatsgrenzen heen verzendt.

• Op bestemming gebaseerde staten: De meerderheid van deze staten brengt een tarief in rekening op basis van de locatie waar de koper de goederen ontvangt. Dit betekent dat hetzelfde product voor elk verzendadres een ander tarief kan hebben.

• Tariefwijzigingen: Deze worden gedurende het hele jaar van kracht, vaak op de eerste dag van een kwartaal. Jurisdicties stellen verkopers niet altijd ruim van tevoren op de hoogte voordat het nieuwe tarief ingaat.

Staatstarieven en gecombineerde tarieven verschillen per staat. Hier zijn de tarieven en bereiken voor elke staat. 

Oorzaken van use tax-verplichtingen voor ondernemingen vaststellen

Een onderneming heeft een use tax-verplichting wanneer deze een belastbaar goed of een belastbare dienst voor eigen gebruik koopt en de verkoper hierover geen omzetbelasting heeft berekend. 

Hier zijn een paar veelvoorkomende scenario's waarin use tax verschuldigd is: 

• Apparatuur: gekocht van een leverancier buiten de staat zonder nexus in de staat van de koper, zoals productieapparatuur of kantoormeubilair dat rechtstreeks bij een fabrikant is gekocht.

• Softwareabonnementen: gekocht bij leveranciers die geen omzetbelasting berekenen in de staat van de koper, wat het geval kan zijn bij kleinere Software-as-a-Service (SaaS)-providers die zich niet overal hebben geregistreerd waar hun klanten zich bevinden.

• Kantoorbenodigdheden en zakelijke inbreng: online besteld bij verkopers die onder de drempel voor economische nexus van de staat van de koper vallen, wat betekent dat de verkoper geen juridische verplichting heeft om daar omzetbelasting te bereken.

• Voorraad gebruikt voor intern gebruik: een winkelier gebruikt bijvoorbeeld een product uit de eigen schappen in plaats van het te verkopen, waardoor een vrijgestelde aankoop wordt omgezet in een belastbare aankoop.

Zodra een onderneming een use tax-verplichting vaststelt, bepaalt deze zelf de belasting tegen hetzelfde gecombineerde tarief dat van toepassing zou zijn geweest als de verkoper deze had berekend, en vermeldt dat bedrag vervolgens op de belastingaangifte van de staat. Veel staten nemen direct een use tax-regel op in de standaard aangifte voor omzetbelasting en use tax, zodat een onderneming die al is geregistreerd voor omzetbelasting geen afzonderlijke aangifte nodig heeft. Ondernemingen die nergens zijn geregistreerd voor omzetbelasting zijn doorgaans nog steeds use tax verschuldigd en moeten zich mogelijk uitsluitend voor dat doel registreren, afhankelijk van de regels van de staat.

Werking van vrijstellingen voor omzetbelasting en wederverkoopcertificaten begrijpen

Niet bij elke b2b-verkoop is omzetbelasting van toepassing. Bepaalde uitzonderingen en certificaten betekenen dat er überhaupt geen omzetbelasting in rekening wordt gebracht.

Dit zijn de details die je moet weten:

• Wederverkoopcertificaat: een ondertekende verklaring van de koper, meestal inclusief het registratienummer voor de omzetbelasting, waarmee de gekochte items worden geïdentificeerd als voorraad voor wederverkoop in plaats van voor het eigen gebruik van de koper.

• Uniforme certificaatopties: veel staten accepteren het Streamlined Sales and Use Tax Exemption Certificate of het Uniform Sales and Use Tax Exemption Certificate van de Multistate Tax Commission, waarmee een onderneming één document in tientallen deelnemende staten kan gebruiken in plaats van een apart formulier voor elke staat.

De verkoper bewaart het certificaat in het dossier in plaats van omzetbelasting in rekening te brengen op het moment van de verkoop, en draagt de last als dat certificaat later niet geldig blijkt te zijn. Een auditor van de staat die een vrijgestelde verkoop vindt zonder een geldig certificaat in het dossier, zal de omzetbelasting doorgaans verhalen op de verkoper en niet op de koper, op grond van de theorie dat de verkoper deze had moeten bereken bij gebrek aan bewijs van vrijstelling. 

Een certificaat wordt afgekeurd als het is verlopen, informatie mist of is uitgegeven voor een type aankoop dat niet overeenkomt met wat is gekocht. Wederverkoopcertificaten mogen alleen worden gebruikt voor het beoogde doel. Misbruik door de koper, zoals het gebruik van een wederverkoopcertificaat om iets te kopen voor persoonlijk of zakelijk gebruik in plaats van wederverkoop, kan ertoe leiden dat de koper aansprakelijk wordt gesteld voor de belasting en boetes. Verkopers verminderen hun risico wanneer ze voor of op het moment van de vrijgestelde verkoop een certificaat verzamelen, bevestigen dat het volledig en ondertekend is en controleren of het registratienummer van de koper actief is.

Controlerisico's voor omzetbelasting en use tax voor ondernemingen beheren

Wat controles betreft, bepalen bepaalde praktijken hoeveel risico een onderneming loopt. 

Houd rekening met het volgende: 

• Gegevens bijhouden: staten verwachten doorgaans dat vrijstellingscertificaten, verkoopfacturen en gegevens van de zelfbeoordeling voor use tax meerdere jaren worden bewaard. Sommige verlengen die periode als er nooit een aangifte is gedaan.

• Nexus bewaken: drempels voor economische nexus, die doorgaans rond de $ 100.000 aan omzet in een staat binnen een kalenderjaar liggen, variëren per staat en worden vaak overschreden zonder dat een onderneming het merkt, vooral wanneer de verkoop via verschillende kanalen verloopt.

• Terugwerkende aansprakelijkheid: een onderneming die een drempel overschrijdt en zich niet binnen de respijtperiode van de staat registreert, is omzetbelasting verschuldigd tot de datum waarop de nexus begon. Dit is het eerste dat een auditor controleert.

• Overeenkomsten voor vrijwillige openbaarmaking: beschikbaar in staten wanneer een onderneming een eigen verplichting ontdekt voordat de staat dat doet. Dit beperkt de terugkijkperiode doorgaans tot drie of vier jaar en vermindert of scheldt boetes kwijt, hoewel er nog steeds rente over de onbetaalde belasting in rekening wordt gebracht.

• Problemen met certificaten: ontbrekende of onvolledige certificaten, of certificaten die niet overeenkomen met de daadwerkelijk gekochte goederen, kunnen een vrijgestelde verkoop tijdens een controle in een belastbare verkoop veranderen.

• Tarieffouten: aangezien tarieven van de staat, de county en de stad niet allemaal volgens hetzelfde schema worden bijgewerkt, is het gemakkelijk om een oud gecombineerd tarief toe te passen nadat een regio dit halverwege het jaar heeft gewijzigd.

• Fouten met de belastbaarheid van producten: hetzelfde item kan in de ene staat belastbaar zijn en in een andere vrijgesteld, zoals boodschappen, kleding of elektronisch geleverde software.

Aandachtspunten voor ondernemingen bij het kiezen van een compliance-aanpak voor omzetbelasting en use tax

De juiste manier om omzetbelasting en use tax in verschillende staten af te handelen, is afhankelijk van aan hoeveel staten een onderneming verkoopt en hoe vaak tarieven en productregels veranderen.

Elk van deze factoren vormt jouw compliance-kader: 

• Handmatig bijhouden: dit werkt op kleine schaal, omdat een onderneming die in een of twee staten verkoopt redelijkerwijs tariefwijzigingen kan bijhouden en handmatig aangifte kan doen, maar zodra de nexus zich over een handvol staten of meer verspreidt, wordt het een uitdaging.

• Nexus-voetafdruk: zoek uit in hoeveel staten de onderneming momenteel een nexus heeft en hoe dicht deze ergens anders in de buurt is van de overschrijding van een drempel, aangezien dat bepaalt hoeveel regio's actieve bewaking nodig hebben.

• Belastbaarheid van producten: bepaal of er voor wat er wordt verkocht regels gelden die per staat aanzienlijk verschillen, zoals digitale goederen, abonnementen, of voedsel en kleding, aangezien een enkel product in de ene staat belastbaar kan zijn en in de volgende vrijgesteld.

• Interne capaciteit: wees realistisch over de vraag of jouw financiële team de tijd heeft om tariefwijzigingen bij te houden en aangiften te doen overal waar de onderneming is geregistreerd.

• Kosten van fouten: weeg het controlerisico en het verlies van manuren door fouten in tarieven of vrijstellingen af tegen de kosten om in plaats daarvan de berekening te automatiseren.

• Software voor belastingautomatisering: deze software is gebouwd voor ondernemingen die de fase van het handmatig bijhouden voorbij zijn en berekent het gecombineerde tarief voor staat, county, stad en district voor elke transactie in de VS op basis van het adres van de koper en past de juiste regel voor belastbaarheid toe voor het specifieke verkochte product.

Stripe Tax dekt bijvoorbeeld alle staten en gebieden in de VS die omzetbelasting heffen, voegt het berekende bedrag direct toe aan de transactiegegevens van een onderneming en geeft een melding wanneer een onderneming een economische nexus nadert in een staat waarin deze zich nog niet heeft geregistreerd.

Hoe Stripe Tax kan helpen

Stripe Tax vermindert de complexiteit van fiscale compliance, zodat je je kunt concentreren op de groei van je onderneming. Begin met het wereldwijd innen van belastingen door één regel code toe te voegen aan je bestaande integratie, op een knop in het Dashboard te klikken of onze krachtige API te gebruiken.

Stripe Tax helpt je jouw verplichtingen te bewaken en waarschuwt je wanneer je op basis van jouw Stripe-transacties een drempel voor belastingregistratie overschrijdt. Het kan ook namens jou in de VS registreren om omzetbelasting te bereken, de aangiften voor de VS automatiseren in het Dashboard en wereldwijde aangiften beheren via betrouwbare partners. Stripe Tax berekent automatisch de omzetbelasting, btw en GST voor:

• Digitale goederen en diensten in alle Amerikaanse staten en meer dan 100 landen
  
• Fysieke goederen in alle Amerikaanse staten en 42 landen
  

Stripe Tax helpt je bij het volgende:

• Begrijpen waar je je moet registreren en belasting moet innen: bekijk waar je belasting moet innen op basis van je Stripe-transacties. Nadat je je hebt geregistreerd, schakel je binnen enkele seconden belastinginning in een nieuwe staat of een nieuw land in. Je kunt beginnen met het innen van belasting door één regel code toe te voegen aan je bestaande Stripe-integratie, of belastinginning toevoegen met één klik op de knop in het Stripe-dashboard.

• Registreren om belasting te betalen: als je je moet registreren voor omzetbelasting in de VS, kun je Stripe jouw belastingregistraties laten beheren. Je profiteert van een vereenvoudigd proces waarbij de aanmeldingsgegevens vooraf worden ingevuld. Dit bespaart je tijd en vereenvoudigt de compliance met lokale regelgeving. Als je hulp nodig hebt bij de registratie buiten de VS, werkt Stripe samen met Taxually om je te helpen je te registreren bij lokale belastingautoriteiten.

• Automatisch belasting te innen: Stripe Tax berekent en int het juiste bedrag aan verschuldigde belasting, ongeacht wat of waar je verkoopt. Het ondersteunt honderden producten en diensten en is up-to-date met belastingregels en tariefwijzigingen.

• Aangifte vereenvoudigen: Stripe Tax automatiseert aangiften in de VS in het Dashboard, mogelijk gemaakt door TaxJar. Voor wereldwijde aangiften integreert Stripe Tax naadloos met partners voor de aangifte, zodat jouw wereldwijde aangiften nauwkeurig en tijdig worden verwerkt. Laat onze partners jouw aangiften beheren, zodat jij je kunt richten op de groei van jouw onderneming. Belastingaangiften in de VS kunnen in het Stripe-dashboard worden geautomatiseerd, mogelijk gemaakt door TaxJar.

Lees meer over Stripe Tax, of ga vandaag nog aan de slag.