El impuesto sobre las ventas y el impuesto sobre el uso funcionan en conjunto para garantizar que las compras sujetas a impuestos se graven. Por lo general, los vendedores cobran el impuesto sobre las ventas en el proceso de compra y lo remiten al estado. Si no lo cobran, es posible que el comprador deba el impuesto sobre el uso en su lugar. Esto evita que las empresas compren equipos, software o suministros a un proveedor fuera del estado y nunca paguen impuestos por ellos. 

Tan solo en 2025, los Gobiernos estatales recaudaron más de USD 475,000 millones en impuestos generales sobre las ventas y los ingresos brutos. 

A continuación, cubriremos cómo se acumulan las tasas combinadas en las distintas jurisdicciones, cómo funcionan los certificados de reventa y en qué fallan durante las auditorías, y qué distingue los procesos manuales del impuesto sobre las ventas de los sistemas de automatización de impuestos creados para crecer en los distintos estados.

Puntos clave

• En el punto de venta, el vendedor cobra el impuesto sobre las ventas, mientras que el comprador autoliquida el impuesto sobre el uso cuando se realiza una compra sujeta a impuestos sin que se hayan cobrado los impuestos.

• Las tasas combinadas del impuesto sobre las ventas en EE. UU. acumulan tasas estatales, del condado, de la ciudad y del distrito unas sobre otras, lo que significa que el total puede cambiar varias veces al año en una jurisdicción determinada.

• Los certificados de reventa documentan las ventas exentas Business to business (B2B), y los vendedores asumen el riesgo de auditoría cuando un certificado falta, está incompleto o no coincide con lo que se compró.

¿Qué es el impuesto sobre las ventas y el impuesto sobre el uso?

Un vendedor le cobra el impuesto sobre las ventas a un comprador en el proceso de compra y se envía al estado. Un comprador calcula el impuesto sobre el uso cuando compra algo sujeto a impuestos por lo que el vendedor nunca cobró el impuesto sobre las ventas. Esto a menudo sucede porque el vendedor no tiene la obligación de cobrar en el estado del comprador.

Cómo funcionan las tasas impositivas sobre las ventas y el uso en los estados de EE. UU.

La tasa del impuesto sobre el uso suele ser equivalente a la tasa del impuesto sobre las ventas. Una sola transacción puede combinar las tasas del estado, el condado, la ciudad y los distritos especiales. Cada una de las más de 12,000 jurisdicciones fiscales del país puede establecer y modificar su propia tasa casi sin previo aviso.

Funciona de la siguiente manera:

• Solo las tasas estatales: Varían desde el 0 % en los cinco estados que no tienen un impuesto sobre las ventas estatal hasta una base del 7 % en estados como Indiana, Mississippi y Tennessee.

• Louisiana: Las parroquias administran su propio impuesto sobre las ventas local además de la tasa estatal, lo que eleva la tasa combinada promedio hasta situarla entre las más altas del país.

• Colorado: Decenas de ciudades autónomas, incluidas Denver y Boulder, administran y auditan el impuesto sobre las ventas de forma independiente del estado, lo que implica un registro y una presentación por separado para cada ciudad si vendes en Colorado.

• California: California superpone las tasas del estado, el condado, la ciudad y los distritos especiales, y esta tasa combinada puede variar de una cuadra a otra en algunas áreas metropolitanas.

• Estados basados en el origen: Estos estados cobran la tasa del lugar donde se encuentra el vendedor, lo cual funciona para las ventas dentro del estado, pero rara vez se aplica una vez que el vendedor realiza envíos a otros estados.

• Estados basados en el destino: La mayoría de estos estados cobran una tasa basada en el lugar donde el comprador recibe los bienes, lo que significa que el mismo producto puede tener una tasa diferente para cada dirección de envío.

• Cambios en las tasas: Estos entran en vigencia durante todo el año, a menudo el primer día de un trimestre. Las jurisdicciones no siempre avisan a los vendedores con mucha antelación antes de que se aplique la nueva tasa.

Las tasas estatales y combinadas varían según el estado. A continuación, se muestran las tasas y los rangos de cada estado. 

¿Qué crea obligaciones del impuesto sobre el uso para las empresas?

Una empresa tiene una obligación del impuesto sobre el uso cuando compra un bien o servicio sujeto a impuestos para su propio uso, y el vendedor no cobró el impuesto sobre las ventas por él. 

A continuación, te presentamos algunos escenarios comunes en los que se debe el impuesto sobre el uso: 

• Equipos: se compran a un proveedor fuera del estado que no tiene un nexo en el estado del comprador, como equipos de fabricación o muebles de oficina comprados de manera directa a un fabricante.

• Suscripciones de software: se compran a proveedores que no cobran el impuesto sobre las ventas en el estado del comprador, lo que puede ser el caso de proveedores más pequeños de software como servicio (SaaS) que no se han registrado en todos los lugares donde se encuentran sus clientes.

• Suministros de oficina e insumos comerciales: se piden en línea a vendedores que se encuentran por debajo del umbral del nexo económico del estado del comprador, lo que significa que el vendedor no tiene la obligación legal de cobrar impuestos allí.

• Inventario retirado para uso interno: por ejemplo, un comerciante minorista utiliza un producto de sus propios estantes en lugar de venderlo, lo que convierte una compra exenta en una sujeta a impuestos.

Una vez que una empresa identifica una obligación del impuesto sobre el uso, autoliquida el impuesto a la misma tasa combinada que se habría aplicado si el vendedor lo hubiera cobrado y, a continuación, informa ese monto en su declaración fiscal estatal. Muchos estados incluyen una línea del impuesto sobre el uso de manera directa en la declaración estándar del impuesto sobre las ventas y el uso, de modo que una empresa que ya está registrada para el impuesto sobre las ventas no necesita una declaración fiscal separada. Por lo general, las empresas que no están registradas para el impuesto sobre las ventas en ningún lado aún deben el impuesto sobre el uso y es posible que deban registrarse únicamente con ese fin, según las reglas del estado.

Cómo funcionan las exenciones del impuesto sobre las ventas y los certificados de reventa

No todas las ventas B2B conllevan el impuesto sobre las ventas. Algunas exenciones y certificados hacen que el impuesto sobre las ventas no se cobre en primer lugar.

Estos son los detalles que debes conocer:

• Certificado de reventa: una declaración firmada del comprador que, por lo general, incluye su número de registro del impuesto sobre las ventas, la cual identifica los artículos comprados como inventario para la reventa en lugar de para el uso propio del comprador.

• Opciones de certificados uniformes: Muchos estados aceptan el Certificado de exención del impuesto sobre las ventas y el uso simplificado o el Certificado de exención uniforme del impuesto sobre las ventas y el uso de la Comisión Tributaria Multiestatal, que le permiten a una empresa usar un documento en decenas de estados participantes en lugar de un formulario separado para cada uno.

El vendedor conserva el certificado en sus archivos en lugar de cobrar el impuesto sobre las ventas en el momento de la venta, y asume la responsabilidad si ese certificado no es válido más adelante. Un auditor estatal que encuentra una venta exenta sin un certificado válido archivado, por lo general, le aplicará el impuesto sobre las ventas al vendedor, no al comprador, basándose en la teoría de que el vendedor debería haberlo cobrado al no tener prueba de la exención. 

Un certificado no será válido si está vencido, le falta información o se emitió para un tipo de compra que no coincide con lo que se compró. Los certificados de reventa solo deben usarse para su fin previsto. El uso indebido por parte del comprador, como el uso de un certificado de reventa para comprar algo para uso personal o comercial en lugar de para su reventa, puede hacer que el comprador sea responsable del impuesto más las multas. Los vendedores reducen su exposición cuando obtienen un certificado antes de la venta exenta o en el momento en que se realiza, confirman que está completo y firmado, y verifican que el número de registro del comprador esté activo.

¿Cómo pueden las empresas gestionar el riesgo de auditoría del impuesto sobre las ventas y el uso?

En lo que respecta a las auditorías, ciertas prácticas determinan cuánta exposición tiene una empresa. 

Esto es lo que debes tener en cuenta: 

• Mantenimiento de registros: los estados suelen esperar que se conserven los certificados de exención, las facturas de ventas y los registros de autoliquidación del impuesto sobre el uso durante varios años. Algunos amplían ese período si nunca se presentó una declaración fiscal.

• Monitoreo del nexo económico: los umbrales del nexo económico, que comúnmente rondan los USD 100,000 en ventas a un estado en un año calendario, varían según el estado y a menudo se cruzan sin que la empresa se dé cuenta, en especial, cuando las ventas se realizan a través de varios canales.

• Responsabilidad retroactiva: una empresa que supera un umbral y no se registra dentro del período de gracia del estado debe impuestos desde la fecha en que comenzó el nexo económico. Esto es lo primero que revisa un auditor.

• Acuerdos de divulgación voluntaria: están disponibles en los estados cuando una empresa descubre su propia obligación antes que el estado. Por lo general, esto limita el período retroactivo a tres o cuatro años y reduce o exime las penalizaciones, aunque todavía se aplican intereses sobre el impuesto no pagado.

• Problemas con los certificados: los certificados faltantes o incompletos, o los certificados que no coinciden con los bienes que se compraron realmente, pueden convertir una venta exenta en una sujeta a impuestos durante una revisión.

• Errores en las tasas: dado que las tasas estatales, del condado y de la ciudad no se actualizan en el mismo cronograma, es fácil aplicar una tasa combinada antigua después de que una jurisdicción la haya modificado a mediados de año.

• Errores en la sujeción a impuestos de los productos: un mismo artículo puede estar sujeto a impuestos en un estado y exento en otro, como comestibles, ropa o software entregado de forma electrónica.

¿Qué deben considerar las empresas al elegir un enfoque para el cumplimiento de la normativa sobre el impuesto sobre las ventas y el uso?

La manera correcta de gestionar el impuesto sobre las ventas y el uso en los distintos estados dependerá de en cuántos estados venda una empresa y con qué frecuencia cambien las tasas y las reglas de los productos.

Cada uno de estos factores determina tu marco de cumplimiento de la normativa: 

• Rastreo manual: esto funciona a pequeña escala porque una empresa que vende en uno o dos estados puede rastrear los cambios de tasas y presentar declaraciones de manera manual de forma razonable, pero una vez que el nexo se expande en varios estados o más, se vuelve un desafío.

• Presencia del nexo: determina en cuántos estados tiene un nexo la empresa actualmente y qué tan cerca está de superar un umbral en cualquier otro lugar, ya que eso determina cuántas jurisdicciones necesitan un monitoreo activo.

• Sujeción a impuestos de los productos: determina si lo que se vende tiene reglas que cambian de manera significativa según el estado, como los bienes digitales, las suscripciones, o los alimentos y la ropa, ya que un solo producto puede estar sujeto a impuestos en un estado y exento en el siguiente.

• Capacidad interna: sé realista sobre si tu equipo de finanzas tiene el tiempo para rastrear los cambios de tasas y presentar las declaraciones fiscales en todos los lugares en los que la empresa esté registrada.

• Costo de equivocarse: evalúa el riesgo de auditoría y las horas de personal perdidas debido a errores en las tasas o exenciones frente a lo que cuesta automatizar el cálculo en su lugar.

• Software de automatización de impuestos: creado para las empresas que superaron la etapa del rastreo manual, este software calcula la tasa combinada del estado, el condado, la ciudad y el distrito para cada transacción de EE. UU. según la dirección del comprador y aplica la regla correcta de sujeción a impuestos para el producto específico que se vendió.

Stripe Tax, por ejemplo, cubre todos los estados y territorios de EE. UU. que imponen el impuesto sobre las ventas, añade el monto cobrado de forma directa a los registros de transacciones de una empresa y señala cuándo una empresa se acerca al nexo económico en un estado en el que aún no se ha registrado.

Cómo puede ayudarte Stripe Tax

Stripe Tax reduce la complejidad del cumplimiento de la normativa fiscal para que puedas concentrarte en el crecimiento de tu empresa. Para comenzar a cobrar impuestos en todo el mundo, solo debes agregar una única línea de código a tu integración existente, hacer clic en un botón del Dashboard o utilizar nuestra potente API.

Stripe Tax te ayuda a monitorear tus obligaciones y te alerta cuando superas un umbral de registro fiscal según tus transacciones de Stripe. También puede registrarse para cobrar impuestos en tu nombre en EE. UU., automatizar las declaraciones fiscales de EE. UU. en el Dashboard y gestionar las declaraciones fiscales globales a través de socios de confianza. Stripe Tax calcula y cobra de forma automática el impuesto sobre las ventas, el IVA y el GST en:

• Bienes y servicios digitales en todos los estados de EE. UU. y en más de 100 países
  
• Bienes físicos en todos los estados de EE. UU. y en 42 países
  

Stripe Tax puede ayudarte con lo siguiente:

• Saber dónde registrarte y cobrar impuestos: consulta dónde tienes que recaudar impuestos basados en tus transacciones con Stripe. Después de registrarte, activa la recaudación de impuestos en un nuevo estado o país en cuestión de segundos. Para empezar a cobrar impuestos, agrega una línea de código a tu integración actual de Stripe. O bien, agrega el cobro de impuestos con tan solo hacer clic en un botón en el Dashboard de Stripe.

• Regístrate para pagar impuestos: si necesitas registrarte para el impuesto sobre las ventas en EE. UU., deja que Stripe gestione tus registros fiscales. Te beneficiarás de un proceso simplificado que rellena de manera automática los detalles de la solicitud, lo que te ahorra tiempo y simplifica el cumplimiento de la normativa local. Si necesitas ayuda para registrarte fuera de EE. UU., Stripe se asocia con Taxually para ayudarte a registrarte en las autoridades fiscales locales.

• Cobrar impuestos de forma automática: Stripe Tax calcula y recauda el importe correcto de impuestos adeudados, independientemente de lo que vendas o desde dónde lo hagas. Admite cientos de productos y servicios; además, está al día con las normativas fiscales y los cambios de tasas.

• Simplifica las declaraciones fiscales: Stripe Tax automatiza las declaraciones fiscales de EE. UU. en el Dashboard, con la tecnología de TaxJar. Para las declaraciones fiscales globales, Stripe Tax se integra sin problemas con los socios de declaración fiscal, de modo que tus declaraciones fiscales globales sean precisas y oportunas. Deja que nuestros socios gestionen tus declaraciones fiscales para que puedas concentrarte en hacer crecer tu empresa. Las declaraciones fiscales de EE. UU. se pueden automatizar en el Dashboard de Stripe, con la tecnología de TaxJar.

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