Un certificado de reventa le permite a tu empresa comprar productos sin pagar impuesto sobre las ventas, siempre y cuando esos artículos se vendan a los clientes. También conocido como permiso de revendedor o certificado de reventa, un certificado de reventa les permite a las empresas evitar que se les graven dos veces los mismos bienes. Los impuestos sobre las ventas representaron más del 31 % de los ingresos fiscales estatales en todo el país en 2022, por lo que el correcto cumplimiento de la normativa de certificados de reventa es importante para las empresas aplicables.

Cada estado de EE. UU. tiene su propio proceso, forma y reglas sobre cuándo y cómo puedes usar un certificado de reventa. Si vendes más allá de las fronteras estatales, debes saber cómo interactúan esas reglas y cómo cumplir con la normativa mientras mantienes la eficiencia de las operaciones.

A continuación, te explicaremos qué es un certificado de reventa, cómo obtenerlo y cómo encajan los certificados de reventa en el sistema de impuesto sobre las ventas.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es un certificado de reventa?
  
• ¿Quién necesita un certificado de reventa para su empresa?
  
• ¿Cómo se obtiene un certificado de reventa?
  
• ¿Cuál es la diferencia entre un certificado de reventa y un certificado de exención?
  
• ¿Se puede utilizar un certificado de reventa en varios estados?
  
• ¿Qué son los certificados de reventa multiestatales o uniformes?
  
• ¿Los vendedores están obligados a aceptar certificados de reventa?
  
• ¿Cómo puedes verificar si un certificado de reventa es válido?
  
• Cómo puede ayudarte Stripe Tax
  

¿Qué es un certificado de reventa?

Un certificado de reventa permite a una empresa comprar bienes para revender sin pagar el impuesto sobre las ventas. Si lo usas, estás transfiriendo la responsabilidad fiscal de ti mismo a tu cliente.

Cada estado tiene su propio programa de impuestos sobre las ventas, por lo que los certificados de reventa se emiten y gestionan a nivel estatal. Por lo general, obtienes uno registrándote a fin de obtener un permiso de impuesto sobre las ventas en el departamento de ingresos de tu estado. Tu certificado de reventa incluirá el nombre de la empresa y la dirección, tu número de identificación fiscal y una declaración de que los artículos son para reventa, no para uso personal.

¿Quién necesita un certificado de reventa para su empresa?

Cualquier empresa que compre bienes para venderlos necesita un certificado de reventa.

Suele incluir lo siguiente:

• Vendedores minoristas y comercio electrónico: si compras inventario a distribuidores o mayoristas, usas un certificado de reventa para que no se te cobre el impuesto sobre las ventas por adelantado. Lo cobrarás a tus clientes de comercio electrónico cuando se vendan esos bienes.

• Mayoristas y distribuidores: si estás comprando al por mayor para revender a otras empresas, presentas un certificado de reventa a tus proveedores a fin de que no se te cobren impuestos sobre las compras de inventario.

• Fabricantes: si compras componentes o materias primas que se convierten en parte de un producto que vendes, un certificado de reventa cubre esas transacciones.

• Proveedores de servicios que revenden bienes: incluso si vendes principalmente servicios, es posible que aún cumplas los requisitos. Por ejemplo, un consultor de TI que revende hardware a clientes puede usar un certificado de reventa para esas compras.

Si tu empresa cobra impuestos sobre las ventas y compra cualquier cosa que revendas, es probable que te beneficies de un certificado de reventa. No lo necesitas si nunca revendes bienes o si operas completamente en un estado sin impuesto sobre las ventas, como Oregón o Nuevo Hampshire.

¿Cómo se obtiene un certificado de reventa?

La forma en que obtienes la certificación de revendedor varía según el estado, pero hay similitudes entre los procesos estatales.

Suele ser de la siguiente manera:

• Regístrate para obtener un permiso de impuesto sobre las ventas: solicita a través del departamento de ingresos (o agencia equivalente) de tu estado un impuesto sobre las ventas o permiso de vendedor. Necesitarás proporcionar los datos de tu empresa, como tu número de identificación del empleador (EIN), tipo de entidad y ventas esperadas, además, es posible que tengas que pagar una comisión o depósito. Una vez aprobado, recibirás un número de identificación fiscal sobre las ventas estatales.

• Obtén el formulario de certificado de reventa: muchos estados proporcionan un formulario de certificado de reventa descargable o incluyen uno cuando te registras. Según dónde te encuentres, podría llamarse «permiso de revendedor», «certificado de reventa» o «certificado de exención del impuesto sobre las ventas y el uso».

• Complétalo en la totalidad: incluye el nombre de la empresa, tu número de identificación fiscal sobre las ventas, la información del vendedor, una breve descripción de lo que estás comprando para revender y una declaración firmada en la que se afirme que los bienes son solo para reventa. Asegúrate de completar todos los campos obligatorios antes de enviarlos. Un formulario incompleto puede ser rechazado o no válido en una auditoría.

• Proporciónalo a tus proveedores: una vez aprobado, puedes dar tu certificado a los proveedores cada vez que realices compras que cumplan los requisitos. Muchos lo mantendrán archivado para que no tengas que enviarlo por cada pedido.

• Renovarlo o actualizarlo cuando sea necesario: algunos estados exigen la renovación periódica o la reemisión de certificados de reventa anualmente. En otros estados, los certificados de reventa no vencen, pero debes actualizar tu certificado si cambia la información de la empresa.

Gestionado correctamente, tu certificado de reventa mantiene tu inventario libre de impuestos.

¿Cuál es la diferencia entre un certificado de reventa y un certificado de exención?

Un certificado de reventa es un tipo de certificado de exención del impuesto sobre las ventas, pero no todos los certificados de exención son certificados de reventa. La diferencia se explica por qué la compra está libre de impuesto.

• Certificados de reventa: se utilizan cuando una empresa compra bienes que se venderán a los clientes más adelante. La empresa compradora proporciona su número de permiso de impuesto sobre las ventas y certifica que la compra es estrictamente para reventa. El impuesto se cobrará al cliente final cuando se venda el artículo.

• Certificados de exención: son documentos que permiten a las empresas comprar bienes sin pagar impuestos sobre las ventas cuando la transacción califica para una exención. Los certificados de reventa son un tipo de certificado de exención que se utiliza cuando la empresa compradora revende los artículos. Se aplican otros establecidos en función del cliente, como una organización sin fines de lucro, una escuela u Organismo público, o de cómo se utilizará la partida, por ejemplo, en la fabricación o la agricultura. Es posible que algunas empresas compradoras no tengan un número de permiso de impuesto sobre las ventas y, en cambio, proporcionen documentación que pruebe su estado exento.

En todos los casos, estos certificados eximen al vendedor de cobrar el impuesto sobre las ventas, pero por diferentes motivos.

¿Se puede usar un certificado de reventa en varios estados?

Los certificados de reventa se emiten y rigen a nivel estatal, por lo que en general se aplican solo en el estado donde se emiten. Algunos estados aceptarán un certificado de reventa de otro estado si los bienes se envían directamente fuera del estado para su reventa (esto por lo común se aplica en las transacciones interestatales). Otros estados no aceptan certificados de reventa fuera del estado. Las reglas difieren ampliamente, así que verifica los requisitos del estado de destino antes de confiar en un certificado fuera del estado.

¿Qué son los certificados de reventa multiestatales o uniformes?

Si tu empresa opera en varios estados, es posible que puedas usar uno o dos formularios estandarizados a través de las fronteras estatales. Estos certificados reducen el papeleo, pero no crean inmunidad fiscal general, por lo que aún debes seguir las reglas de registro y declaración fiscal de cada estado.

Verifica tu elegibilidad para lo siguiente:

• Certificado de reventa uniforme de la Comisión de Impuestos Multiestatales (MTC): aceptado por 36 estados, este formulario te permite enumerar los datos de tu empresa y los números de registro fiscal sobre las ventas de cada estado participante. El formulario estandariza el cumplimiento de la normativa para las empresas que compran inventario en diferentes jurisdicciones, pero no reemplaza la necesidad de registrarse en esos estados.

• Certificado de exención del impuesto sobre las ventas simplificado (SST): utilizado por 24 estados, este formulario cubre la reventa y otros tipos de exención, además, entre los estados miembros lo aceptan para transacciones transfronterizas.

¿Los vendedores están obligados a aceptar certificados de reventa?

Los vendedores no están obligados por ley a aceptar certificados de reventa, y muchos lo harán solo si parecen válidos y completos. Esto es porque el vendedor, no el cliente, es responsable si un auditor fiscal decide que la exención no era legítima. Un vendedor puede rechazar legalmente un certificado de reventa y, en cambio, pagar el impuesto sobre las ventas. Esto ocurre especialmente si la compra no parece estar relacionada con la empresa del cliente o si el certificado está incompleto.

Muchos estados protegen a los vendedores que aceptan certificados «de buena fe», lo que significa que el documento parece preciso, el cliente está registrado y la compra tiene sentido para la reventa. En la práctica, los certificados legítimos de reventa se aceptarán sin emisión, pero los vendedores tienen todo el derecho a ser cautelosos porque asumen el riesgo de cumplimiento de la normativa.

¿Cómo puedes verificar si un certificado de reventa es válido?

Ya sea que seas un vendedor que verifica el certificado de un cliente o una empresa que se asegura de que el tuyo esté actualizado, la verificación protege a todas las partes de problemas fiscales.

Debes tener en cuenta lo siguiente:

• Verifica el número de identificación fiscal: muchos estados te permiten confirmar el permiso de impuesto sobre las ventas o el número de reventa de una empresa a través de una búsqueda en línea. Si el número no está activo, el certificado no es válido.

• Asegúrate de que el formulario esté completo: todos los campos obligatorios, como nombres, direcciones, número de permiso, descripción de los productos, firma y fecha, deben completarse. La falta de datos puede invalidar el documento.

• Confirma que la compra tiene sentido: los bienes que se compran deben coincidir con el tipo de empresa del cliente.

• Observa las fechas de vencimiento o renovación: algunos estados emiten certificados anuales, mientras que otros exigen actualizaciones periódicas.

Unos pocos controles rápidos pueden evitar correcciones costosas.

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