Un certificado de reventa permite a tu empresa comprar productos sin pagar el impuesto sobre las ventas, siempre y cuando esos artículos se vendan a los clientes. También conocido como permiso de reventa o certificado de reventa, un certificado de reventa permite a las empresas evitar pagar impuestos dos veces por los mismos bienes. Los impuestos sobre las ventas representaron más del 31 % de ingresos fiscales estatales en todo el país en 2022, por lo que el correcto cumplimiento de la normativa de certificados de reventa es importante para las empresas que entran en esta categoría.

Cada estado de EE. UU.. tiene su propio proceso, formulario y reglas sobre cuándo y cómo puedes usar un certificado de reventa. Si vendes a través de las fronteras estatales, debes saber cómo interactúan esas reglas y cómo cumplir con la normativa mientras mantienes la eficiencia de tus operaciones.

A continuación, explicaremos qué es un certificado de reventa, cómo obtenerlo y cómo encajan los certificados de reventa en el sistema de impuestos sobre las ventas.

Esto es lo que encontrarás en este artículo:

• ¿Qué es un certificado de reventa?
  
• ¿Quién necesita un certificado de reventa para su negocio?
  
• ¿Cómo se obtiene un certificado de reventa?
  
• ¿Cuál es la diferencia entre un certificado de reventa y un certificado de exención?
  
• ¿Puedes usar un certificado de reventa en varios estados?
  
• ¿Qué son los certificados de reventa multiestatales o uniformes?
  
• ¿Los vendedores están obligados a aceptar certificados de reventa?
  
• ¿Cómo puedes comprobar si un certificado de reventa es válido?
  
• Cómo puede ayudarte Stripe Tax
  

¿Qué es un certificado de reventa?

Un certificado de reventa permite a una empresa comprar bienes para revender sin pagar el impuesto sobre las ventas. Cuando lo usas, estás transfiriendo tu responsabilidad fiscal al cliente.

Cada estado tiene su propio programa de impuestos sobre las ventas, por lo que los certificados de reventa se emiten y gestionan a nivel estatal. Por lo general, lo obtienes registrándote para obtener un permiso de impuesto sobre las ventas en el departamento de ingresos de tu estado. Tu certificado de reventa incluirá el nombre de la empresa y la dirección, tu número de ID fiscal estatal y una declaración de que los artículos son para reventa, no para uso personal.

¿Quién necesita un certificado de reventa para su negocio?

Cualquier empresa que compre bienes para venderlos necesita un certificado de reventa.

Este modelo a menudo incluye:

• Minoristas y vendedores de e-commerce: cuando compras inventario a distribuidores o mayoristas, utilizas un certificado de reventa para que no se te cobre impuesto sobre las ventas por adelantado. Lo cobrarás a tus clientes de e-commerce cuando se vendan esos bienes.

• Mayoristas y distribuidores: si compras a granel para revender a otras empresas, presentas un certificado de reventa a tus proveedores para que no te apliquen los impuestos a las compras de inventario.

• Fabricantes: si compras componentes o materias primas que se convierten en parte de un producto que vendes, un certificado de reventa cubre esas transacciones.

• Proveedores de servicios que revenden bienes: incluso si vendes principalmente servicios, podrías cumplir los requisitos para ello. Por ejemplo, un consultor de TI que revende hardware a clientes puede usar un certificado de reventa para esas compras.

Si tu empresa recauda impuestos sobre las ventas y compra cualquier cosa que revendas, es probable que te beneficies de un certificado de reventa. No lo necesitas si nunca revendes bienes o si operas completamente en un estado sin impuestos sobre las ventas, como Oregón o New Hampshire.

¿Cómo se obtiene un certificado de reventa?

La forma de obtener la certificación de revendedor varía según el estado, pero hay similitudes entre los procesos estatales.

Normalmente, es necesario lo siguiente:

• Regístrate para obtener un permiso de impuesto sobre las ventas: solicítalo a través del departamento de ingresos de tu estado (o equivalente) para obtener un permiso de impuesto sobre las ventas o de vendedor. Tendrás que proporcionar los datos de tu empresa, como tu número de identificación de empleador (EIN), tipo de entidad y ventas esperadas, y es posible que tengas que pagar una comisión o depósito. Una vez aprobado, recibirás un número de identificación fiscal para las ventas estatales.

• Obtén el formulario de certificado de reventa: muchos estados proporcionan un formulario de certificado de reventa que puedes descargarte o lo añaden en cuando te registras. Dependiendo de dónde te encuentres, puede llamarse «permiso de revendedor», «certificado de reventa» o «certificado de exención de impuestos sobre las ventas y el uso».

• Rellenarlo por completo: incluye el nombre de la empresa y la dirección, el número de identificación fiscal para las ventas, la información del vendedor, una breve descripción de lo que estás comprando para revender y una declaración firmada que afirme que los bienes son solo para revender. Asegúrate de rellenar todos los campos obligatorios antes de enviarlo. Un formulario incompleto puede ser rechazado o no ser válido en una auditoría.

• Facilítaselo a tus proveedores: una vez aprobado, puedes enviar tu certificado a los proveedores cada vez que realices compras que cumplan los requisitos para ello. Muchos lo mantendrán guardado para que no tengas que enviarlo en cada pedido.

• Renovarlo o actualizarlo cuando sea necesario: algunos estados exigen la renovación periódica o la reedición de certificados anualmente. En otros estados, los certificados de reventa no caducan, pero debes actualizar tu certificado si cambia la información de la empresa.

Gestionado correctamente, tu certificado de reventa mantiene tu inventario libre de impuestos.

¿Cuál es la diferencia entre un certificado de reventa y un certificado de exención?

Un certificado de reventa es un tipo de certificado de exención del impuesto sobre las ventas, pero no todos los certificados de exención son certificados de reventa; la diferencia radica en por qué la compra está exenta de impuestos.

• Certificados de reventa: se utilizan cuando una empresa compra bienes que se venderán a los clientes más tarde. La empresa compradora proporciona su número de permiso del impuesto sobre las ventas y certifica que la compra es estrictamente para reventa. El impuesto se cobrará al cliente final cuando se venda la partida.

• Certificados de exención: son documentos que permiten a las empresas comprar bienes sin pagar impuestos sobre las ventas cuando la transacción cumple los requisitos para una exención. Los certificados de reventa son un tipo de certificado de exención que se utiliza cuando la empresa compradora revende los artículos. Otros se aplican en función del cliente, como una organización sin ánimo de lucro, una escuela o entidad reguladora del gobierno, o en cómo se utilizará la partida, como en la fabricación o la agricultura. Es posible que algunas empresas compradoras no tengan un número de permiso de impuesto sobre las ventas y, en su lugar, proporcionen documentación que demuestre su estatus de exención.

En todos los casos, estos certificados eximen al vendedor de recaudar el impuesto sobre las ventas pero difieren en las razones.

¿Se puede usar un certificado de reventa en varios estados?

Los certificados de reventa se emiten y rigen a nivel estatal, por lo que generalmente se aplican solo en el estado donde se emiten. Algunos estados aceptarán un certificado de reventa de otro estado si los bienes se envían directamente fuera del estado para su reventa (esto generalmente se aplica en las transacciones interestatales). Otros estados no aceptan certificados de reventa fuera del estado. Las reglas difieren ampliamente, así que verifica los requisitos del estado de destino antes de confiar en que un certificado es válido fuera del estado.

¿Qué son los certificados de reventa multiestatales o uniformes?

Si tu empresa opera en varios estados, es posible que puedas usar uno o dos formularios estandarizados a través de las fronteras estatales. Estos certificados reducen el papeleo, pero no crean inmunidad fiscal general, por lo que aún debes seguir las reglas de registro y presentación de documentos de cada estado.

Comprueba si cumples con los requisitos para obtener un:

• Certificado uniforme de reventa de la Comisión Tributaria Multiestatal (MTC): aceptado por 36 estados, este formulario te permite enumerar los datos de tu empresa y los números de registro del impuesto sobre las ventas de cada estado participante. El formulario estandariza el cumplimiento de la normativa para las empresas que compran inventario en diferentes jurisdicciones, pero no sustituye la necesidad de registrarse en esos estados.

• Certificado de exención simplificada del impuesto sobre las ventas (SST): utilizado por 24 estados, este formulario cubre la reventa y otros tipos de exención y se acepta entre los estados miembros para transacciones transfronterizas.

¿Los vendedores están obligados a aceptar certificados de reventa?

Los vendedores no están obligados legalmente a aceptar un certificado de reventa, y muchos lo harán solo si parece válido y está completo. Esto se debe a que el vendedor, no el cliente, es responsable si un auditor fiscal decide que la exención no era legítima. En su lugar, un vendedor puede negarse legalmente a recibir un certificado de reventa y a cobrar los impuestos sobre las ventas, especialmente si la compra no parece estar relacionada con la empresa del cliente o si el certificado está incompleto.

Muchos estados protegen a los vendedores que aceptan certificados «de buena fe», lo que significa que el documento parece preciso, el cliente está registrado y la compra encaja con la reventa. En la práctica, los certificados legítimos de reventa se aceptarán sin problemas, pero los vendedores tienen todo el derecho a ser cautos porque asumen el riesgo del cumplimiento de la normativa.

¿Cómo puedes comprobar si un certificado de reventa es válido?

Tanto si eres un vendedor que quiere comprobar el certificado de un cliente como si eres una empresa que se asegura de que el suyo esté actualizado, la comprobación protege a todas las partes ante cualquier problema fiscal.

Debes fijarte en lo siguiente:

• Verifica el número de identificación fiscal para las ventas: muchos estados te permiten confirmar el permiso del impuesto sobre las ventas o el número de reventa de una empresa mediante una búsqueda por Internet. Si el número no está activo, el certificado no es válido.

• Asegúrate de que el formulario esté completo: todos los campos obligatorios, como nombre, direcciones, número de permiso, descripción de la mercancía, firma y fecha, deben completarse. La falta de datos puede invalidar el documento.

• Confirma que la compra encaja: los bienes que se compran deben coincidir con el tipo de empresa del cliente.

• Observa las fechas de caducidad o renovación: algunos estados emiten certificados anuales, mientras que otros exigen actualizaciones periódicas.

Realizar unas cuantas comprobaciones rápidas puede evitar correcciones posteriores costosas.

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