Ein Wiederverkaufszertifikat ermöglicht es Ihrem Unternehmen, Produkte ohne Zahlung von Sales Tax zu erwerben – vorausgesetzt, diese Waren werden an Kundinnen und Kunden weiterverkauft. Ein Wiederverkaufszertifikat, auch als „Reseller Permit“ oder „Certificate of Resale“ bezeichnet, hilft Unternehmen dabei, eine Doppelbesteuerung derselben Waren zu vermeiden. Da die Sales Tax im Jahr 2022 landesweit über 31 % der Steuereinnahmen der Bundesstaaten ausmachte, ist eine korrekte Compliance bei Wiederverkaufszertifikaten für betroffene Unternehmen besonders wichtig.

Jeder US-Bundesstaat hat eigene Verfahren, Formulare und Regelungen, die festlegen, wann und wie ein Wiederverkaufszertifikat verwendet werden darf. Wenn Sie bundesstaatsübergreifend verkaufen, müssen Sie verstehen, wie diese Regelungen zusammenspielen und wie Sie Compliance sicherstellen, ohne die betriebliche Effizienz zu beeinträchtigen.

Im Folgenden erläutern wir, was ein Wiederverkaufszertifikat ist, wie Sie eines erhalten und wie Wiederverkaufszertifikate in das Sales Tax-System eingebettet sind.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist ein Wiederverkaufszertifikat?
  
• Wer benötigt für sein Unternehmen ein Wiederverkaufszertifikat?
  
• Wie erhalte ich ein Wiederverkaufszertifikat?
  
• Was ist der Unterschied zwischen einem Wiederverkaufszertifikat und einem Steuerbefreiungszertifikat?
  
• Kann ich ein Wiederverkaufszertifikat in mehreren Bundesstaaten verwenden?
  
• Was sind multistaatliche oder einheitliche Wiederverkaufszertifikate?
  
• Sind Verkäufer/innen verpflichtet, Wiederverkaufszertifikate zu akzeptieren?
  
• Wie kann ich überprüfen, ob ein Wiederverkaufszertifikat gültig ist?
  
• So kann Stripe Tax Sie dabei unterstützen
  

Was ist ein Wiederverkaufszertifikat?

Ein Wiederverkaufszertifikat ermöglicht es einem Unternehmen, Waren zum Weiterverkauf ohne Zahlung von Umsatzsteuer zu erwerben. Durch dessen Verwendung verlagern Sie die Steuerpflicht von Ihrem Unternehmen auf Ihre Kundinnen und Kunden.

Da jeder Bundesstaat in den USA ein eigenes Sales Tax-System betreibt, werden Wiederverkaufszertifikate auf Ebene der Bundesstaaten ausgestellt und verwaltet. In der Regel erhalten Sie ein solches Zertifikat, indem Sie sich bei der Steuerbehörde Ihres Bundesstaates für eine Sales Tax-Registrierung anmelden. Ein Wiederverkaufszertifikat enthält üblicherweise den Namen und die Adresse Ihres Unternehmens, Ihre staatliche Steueridentifikationsnummer sowie eine Erklärung, dass die erworbenen Waren für den Weiterverkauf und nicht für den persönlichen Gebrauch bestimmt sind.

Wer benötigt für sein Unternehmen ein Wiederverkaufszertifikat?

Jedes Unternehmen, das Waren zum Weiterverkauf erwirbt, benötigt ein Wiederverkaufszertifikat.

Dazu gehören häufig:

• Einzelhändlerinnen und Einzelhändler sowie E-Commerce-Anbieter: Wenn Sie Warenbestände von Distributoren oder Großhändlern erwerben, verwenden Sie ein Wiederverkaufszertifikat, damit Ihnen keine Sales Tax im Voraus berechnet wird. Die Sales Tax erheben Sie anschließend bei Ihren E-Commerce-Kundinnen und -Kunden, wenn die Waren verkauft werden.

• Großhändlerinnen und Großhändler sowie Distributoren: Wenn Sie Waren in größeren Mengen erwerben, um sie an andere Unternehmen weiterzuverkaufen, legen Sie Ihren Lieferantinnen und Lieferanten ein Wiederverkaufszertifikat vor, damit auf den Einkauf des Warenbestands keine Umsatzsteuer erhoben wird.

• Herstellerinnen und Hersteller: Erwerben Sie Komponenten oder Rohstoffe, die Bestandteil eines von Ihnen verkauften Produkts werden, deckt ein Wiederverkaufszertifikat auch diese Transaktionen ab.

• Dienstleisterinnen und Dienstleister mit Weiterverkauf von Waren: Auch wenn Sie überwiegend Dienstleistungen anbieten, können Sie dennoch anspruchsberechtigt sein. So kann beispielsweise eine IT-Beraterin oder ein IT-Berater, die bzw. der Hardware an Kundinnen und Kunden weiterverkauft, für diese Einkäufe ein Wiederverkaufszertifikat nutzen.

Wenn Ihr Unternehmen Sales Tax erhebt und Waren erwirbt, die Sie weiterverkaufen, profitieren Sie in der Regel von einem Wiederverkaufszertifikat. Sie benötigen kein solches Zertifikat, wenn Sie keine Waren weiterverkaufen oder ausschließlich in einem Bundesstaat ohne Sales Tax tätig sind, etwa in Oregon oder New Hampshire.

Wie erhalte ich ein Wiederverkaufszertifikat?

Der Prozess zur Erlangung eines Wiederverkaufszertifikats unterscheidet sich je nach Bundesstaat, weist jedoch übergreifend viele Gemeinsamkeiten auf.

Typischerweise umfasst er folgende Schritte:

• Registrieren Sie sich für die Sales Tax: Beantragen Sie über die Steuerbehörde Ihres Bundesstaates (oder eine gleichwertige Behörde) eine Sales Tax- oder Verkäufergenehmigung. Dabei müssen Sie Ihre Geschäftsdaten angeben, wie Ihre Arbeitgeber-Identifikationsnummer (EIN), Entitätstyp sowie den voraussichtlichen Umsatz. In einigen Fällen ist eine Gebühr oder Anzahlung erforderlich. Nach Genehmigung erhalten Sie eine staatliche Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.

• Besorgen Sie sich das Formular für das Wiederverkaufszertifikat: Viele Bundesstaaten stellen ein herunterladbares Formular für Wiederverkaufszertifikate bereit oder stellen dieses im Rahmen der Registrierung zur Verfügung. Je nach Bundesstaat kann es als „Reseller Permit“, „Certificate of Resale“ oder „Sales and Use Tax Exemption Certificate“ bezeichnet werden.

• Füllen Sie das Formular vollständig aus: Geben Sie den Namen und die Adresse Ihres Unternehmens, Ihre Sales Tax-Identifikationsnummer, die Angaben zur Verkäuferin oder zum Verkäufer, eine kurze Beschreibung der zum Weiterverkauf erworbenen Waren sowie eine unterzeichnete Erklärung, dass die Waren ausschließlich zum Weiterverkauf bestimmt sind, an. Stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Felder ausgefüllt sind, bevor Sie das Formular einreichen. Ein unvollständiges Formular kann abgelehnt oder im Rahmen einer Steuerprüfung als ungültig eingestuft werden.

• Stellen Sie es Ihren Lieferantinnen und Lieferanten zur Verfügung: Nach der Genehmigung können Sie Ihr Wiederverkaufszertifikat Ihren Lieferantinnen und Lieferanten bei allen qualifizierten Einkäufen vorlegen. Viele bewahren es in ihren Unterlagen auf, sodass Sie es nicht bei jeder Bestellung erneut einreichen müssen.

• Erneuern oder aktualisieren Sie es bei Bedarf: Einige Bundesstaaten verlangen eine regelmäßige Erneuerung oder stellen Wiederverkaufszertifikate jährlich neu aus. In anderen Bundesstaaten laufen Wiederverkaufszertifikate nicht ab, müssen jedoch aktualisiert werden, wenn sich Ihre Unternehmensdaten ändern.

Bei korrekter Handhabung sorgt Ihr Wiederverkaufszertifikat dafür, dass Ihr Warenbestand steuerfrei bleibt.

Was ist der Unterschied zwischen einem Wiederverkaufszertifikat und einem Steuerbefreiungszertifikat?

Ein Wiederverkaufszertifikat ist eine Form des Sales Tax-Befreiungszertifikats, jedoch sind nicht alle Steuerbefreiungszertifikate Wiederverkaufszertifikate. Der Unterschied liegt im Grund für die Steuerbefreiung.

• Wiederverkaufszertifikate: Diese werden verwendet, wenn ein Unternehmen Waren erwirbt, die später an Kundinnen und Kunden weiterverkauft werden. Das einkaufende Unternehmen legt seine Sales Tax-Registrierungsnummer vor und bestätigt, dass der Kauf ausschließlich zum Weiterverkauf erfolgt. Die Umsatzsteuer wird beim Verkauf des Artikels von der Endkundin oder dem Endkunden erhoben.

• Steuerbefreiungszertifikate: Hierbei handelt es sich um Dokumente, die es Unternehmen ermöglichen, Waren umsatzsteuerfrei zu erwerben, wenn die jeweilige Transaktion die Voraussetzungen für eine Steuerbefreiung erfüllt. Wiederverkaufszertifikate sind eine spezielle Form von Steuerbefreiungszertifikaten und kommen zum Einsatz, wenn das einkaufende Unternehmen die Waren weiterverkauft. Andere Steuerbefreiungen gelten abhängig von der Art der Käuferin oder des Käufers, etwa bei gemeinnützigen Organisationen, Schulen oder staatlichen Stellen oder von der Verwendung der Waren, beispielsweise in der Produktion oder Landwirtschaft. Einige einkaufende Unternehmen verfügen möglicherweise über keine Sales Tax-Registrierungsnummer und legen stattdessen Unterlagen vor, die ihren steuerbefreiten Status nachweisen.

In allen Fällen entbinden diese Zertifikate die Verkäuferin oder den Verkäufer von der Erhebung der Sales Tax, jedoch aus unterschiedlichen Gründen.

Kann ich ein Wiederverkaufszertifikat in mehreren Bundesstaaten verwenden?

Wiederverkaufszertifikate werden auf Ebene der Bundesstaaten ausgestellt und geregelt und gelten daher in der Regel nur in dem Bundesstaat, in dem sie ausgestellt wurden. Einige Bundesstaaten akzeptieren Wiederverkaufszertifikate aus anderen Bundesstaaten, wenn die Waren direkt für den Weiterverkauf in einen anderen Bundesstaat versendet werden (dies betrifft häufig zwischenstaatliche Transaktionen). Andere Bundesstaaten erkennen auswärtige Wiederverkaufszertifikate nicht an. Da die Regelungen stark variieren, sollten Sie sich vorab über die Anforderungen des Bestimmungsbundesstaates informieren, bevor Sie sich auf ein Wiederverkaufszertifikat aus einem anderen Bundesstaat verlassen.

Was sind multistaatliche oder einheitliche Wiederverkaufszertifikate?

Wenn Ihr Unternehmen in mehreren Bundesstaaten tätig ist, können Sie unter Umständen ein oder zwei standardisierte Formulare bundesstaatsübergreifend verwenden. Diese Zertifikate reduzieren den Verwaltungsaufwand, begründen jedoch keine pauschale Steuerbefreiung. Sie müssen weiterhin die Registrierungs- und Meldepflichten jedes einzelnen Bundesstaates einhalten.

Prüfen Sie Ihre Berechtigung für folgende Zertifikate:

• Einheitliches Wiederverkaufszertifikat der Multistate Tax Commission (MTC): Dieses Formular wird von 36 Bundesstaaten akzeptiert und ermöglicht es Ihnen, Ihre Unternehmensdaten sowie die Sales Tax-Registrierungsnummern für jeden teilnehmenden Bundesstaat anzugeben. Es standardisiert Compliance-Prozesse für Unternehmen, die Warenbestände in verschiedenen rechtlichen Zuständigkeitsbereichen erwerben, ersetzt jedoch nicht die Pflicht zur Registrierung in diesen Bundesstaaten.

• Streamlined Sales Tax (SST)-Befreiungszertifikat: Dieses Formular wird von 24 Bundesstaaten verwendet, deckt Wiederverkauf und weitere Steuerbefreiungstatbestände ab und wird von den Mitgliedsstaaten für grenzüberschreitende Transaktionen anerkannt.

Sind Verkäufer/innen verpflichtet, Wiederverkaufszertifikate zu akzeptieren?

Verkäuferinnen und Verkäufer sind rechtlich nicht verpflichtet, ein Wiederverkaufszertifikat zu akzeptieren und viele tun dies nur, wenn es gültig und vollständig erscheint. Der Grund dafür ist, dass die Verkäuferin bzw. der Verkäufer – nicht die Kundin oder der Kunde – haftet, wenn eine Steuerprüfung zu dem Ergebnis kommt, dass die Steuerbefreiung nicht gerechtfertigt war. Eine Verkäuferin oder ein Verkäufer kann ein Wiederverkaufszertifikat daher rechtmäßig ablehnen und stattdessen Sales Tax berechnen, insbesondere wenn der Kauf keinen erkennbaren Bezug zur Geschäftstätigkeit der Kundin oder des Kunden hat oder das Zertifikat unvollständig ist.

Viele Bundesstaaten schützen Verkäuferinnen und Verkäufer, die Wiederverkaufszertifikate „nach Treu und Glauben“ akzeptieren. Das bedeutet, dass das Dokument plausibel korrekt ist, die Kundin oder der Kunde ordnungsgemäß registriert ist und der Kauf für den Weiterverkauf sinnvoll erscheint. In der Praxis werden gültige Wiederverkaufszertifikate in der Regel problemlos akzeptiert. Verkäuferinnen und Verkäufer haben jedoch jedes Recht, vorsichtig zu sein, da sie das Compliance-Risiko tragen.

Wie kann ich überprüfen, ob ein Wiederverkaufszertifikat gültig ist?

Unabhängig davon, ob Sie als Verkäuferin oder Verkäufer das Zertifikat einer Kundin oder eines Kunden prüfen oder als Unternehmen sicherstellen möchten, dass Ihr eigenes Zertifikat aktuell ist: Eine Verifizierung schützt alle Beteiligten vor steuerlichen Problemen.

Darauf sollten Sie achten:

• Überprüfung der Sales Tax-Identifikationsnummer: In vielen Bundesstaaten können Sie die Sales Tax-Registrierung oder Wiederverkaufsnummer eines Unternehmens über eine Online-Abfrage bestätigen. Ist die Nummer nicht aktiv, ist das Zertifikat ungültig.

• Stellen Sie sicher, dass das Formular vollständig ausgefüllt ist: Alle erforderlichen Angaben – wie Namen, Adressen, Genehmigungs- bzw. Registrierungsnummer, Beschreibung der Waren, Unterschrift und Datum – müssen enthalten sein. Fehlende Angaben können das Dokument ungültig machen.

• Prüfen Sie, ob der Kauf plausibel ist:Die gekauften Waren sollten zur Art des Geschäfts der Kundin oder des Kunden passen.

• Achten Sie auf Ablauf- oder Verlängerungsdaten:Einige Bundesstaaten stellen jährliche Zertifikate aus, während andere regelmäßige Aktualisierungen verlangen.

Ein paar kurze Überprüfungen können kostspielige Korrekturen vermeiden.

So kann Stripe Tax Sie unterstützen

Stripe Tax vereinfacht die Steuerkonformität, damit Sie sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren können. Stripe Tax unterstützt Sie bei der Überwachung Ihrer Verpflichtungen und benachrichtigt Sie, wenn Sie basierend auf Ihren Stripe-Transaktionen einen Schwellenwert für eine Sales-Tax-Registrierung überschreiten. Darüber hinaus berechnet und erhebt Stripe Tax automatisch Sales Tax, Umsatzsteuer sowie Waren- und Dienstleistungssteuer (GST) auf physische und digitale Waren und Dienstleistungen – in allen US-Bundesstaaten und in mehr als 100 Ländern.

So können Sie bereits mit minimalem Programmieraufwand, einem Mausklick im Dashboard oder über unsere leistungsstarke API weltweit Steuern einziehen.

Mit Stripe Tax können Sie Folgendes umsetzen:

• Steuerliche Melde- und Erhebungspflichten ermitteln: Erkennen Sie anhand Ihrer Stripe-Transaktionen, wo Sie Steuern einziehen müssen und aktivieren Sie die Steuereinziehung in neuen Bundesstaaten und Ländern in Sekunden. Fügen Sie dafür eine Codezeile in Ihre bestehende Stripe-Integration ein oder aktivieren Sie die Steuereinziehung mit einem Mausklick im Stripe-Dashboard.
  
• Für die Steuerzahlung registrieren: Überlassen Sie Stripe die Verwaltung Ihrer globalen Steuerregistrierungen und profitieren Sie von einem vereinfachten Prozess, bei dem Formulare vorausgefüllt werden. Das spart Ihnen Zeit und vereinfacht die Einhaltung lokaler Vorschriften.
  
• Steuern automatisch einziehen: Stripe Tax berechnet und erhebt den richtigen Steuerbetrag unter Berücksichtigung von Produktangebot und Verkaufsort. Stripe Tax eignet sich für unzählige Produkte und Dienstleistungen und ist bei Steuerregelungen und Steuersätzen immer auf dem neuesten Stand.
  
• Einreichung vereinfachen: Stripe Tax kann nahtlos bei Partnern für die Einreichung integriert werden, sodass Ihre globalen Einreichungen genau und zeitnah erfolgen. Überlassen Sie unseren Partnern die Verwaltung Ihrer Einreichungen, damit Sie sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren können.
  

Erfahren Sie mehr über Stripe Tax oder starten Sie noch heute.