การจัดการใบแจ้งหนี้ที่ไม่ดีอาจส่งผลเสียต่อความสัมพันธ์ทางธุรกิจ นำมาซึ่งบทลงโทษและข้อพิพาท ทำให้เกิดข้อผิดพลาดในการชำระเงิน และส่งผลเสียต่อกระแสเงินสดได้ ด้วยเหตุนี้ คุณจึงจำเป็นต้องจัดการใบแจ้งหนี้ให้เชี่ยวชาญเพื่อรับรองสถานะทางการเงินของธุรกิจ บทความนี้จะพูดถึงวิธีจัดการใบแจ้งหนี้ของซัพพลายเออร์อย่างถูกต้อง มีประสิทธิภาพ และเป็นไปตามข้อกำหนด ตั้งแต่การรับใบแจ้งหนี้ไปจนถึงการเก็บถาวร

เนื้อหาหลักในบทความ

• การจัดการใบแจ้งหนี้ของซัพพลายเออร์ในฝรั่งเศสคืออะไร
  
• ขั้นตอนสำคัญในการจัดการใบแจ้งหนี้ของซัพพลายเออร์มีอะไรบ้าง
  
• การยกระดับการจัดการใบแจ้งหนี้ของซัพพลายเออร์
  

การจัดการใบแจ้งหนี้ของซัพพลายเออร์ในฝรั่งเศสคืออะไร

การจัดการใบแจ้งหนี้ของซัพพลายเออร์ คือ ขั้นตอนที่บริษัทรับ ตรวจสอบยืนยัน อนุมัติ บันทึก ชำระเงิน และจัดเก็บใบแจ้งหนี้ต่างๆ ที่ซัพพลายเออร์ออกให้ การจัดการใบแจ้งหนี้อย่างเป็นระเบียบไม่ได้เป็นแค่งานธุรการทั่วๆ ไปเท่านั้น โดยช่วยหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดและการฉ้อโกง ควบคุมค่าใช้จ่าย ติดตามตรวจสอบการดำเนินการจัดซื้อ ชำระเงินตามกำหนดเวลา และรักษาความสัมพันธ์อันดีกับพาร์ทเนอร์ทางธุรกิจ

ขั้นตอนสำคัญในการจัดการใบแจ้งหนี้ของซัพพลายเออร์มีอะไรบ้าง

ตั้งแต่รับใบแจ้งหนี้ไปจนถึงเก็บถาวร ขั้นตอนการจัดการใบแจ้งหนี้ของซัพพลายเออร์มี 6 ขั้นตอนหลักๆ ดังนี้

• การรับใบแจ้งหนี้
  
• การตรวจสอบยืนยันและการกระทบยอด
  
• การตรวจสอบภายใน
  
• การทำบัญชี
  
• การชำระเงิน
  
• การเก็บถาวร
  

ใบแจ้งหนี้ของซัพพลายเออร์แต่ละรายการ (ไม่ว่าจะเป็นใบแจ้งหนี้เงินมัดจำ ใบแจ้งหนี้ตามความคืบหน้า ใบแจ้งหนี้ยอดคงเหลือ หรือใบลดหนี้) ต้องมีวงจรอย่างเป็นระบบแบบเดียวกัน

การรับใบแจ้งหนี้

การจัดการใบแจ้งหนี้ของซัพพลายเออร์จะเริ่มขึ้นทันทีที่ได้รับใบแจ้งหนี้มา ในปัจจุบัน ซัพพลายเออร์สามารถส่งใบแจ้งหนี้ให้คุณได้ทางไปรษณีย์ในรูปแบบกระดาษ ทางอีเมลโดยแนบรูปสแกนหรือไฟล์ PDF หรือทางอิเล็กทรอนิกส์ผ่านแพลตฟอร์มที่ได้รับอนุมัติ (เดิมคือ Partner Dematerialization Platform) หรือระบบแลกเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ (EDI) นอกจากนี้ยังสามารถรับใบแจ้งหนี้ผ่านพอร์ทัลของซัพพลายเออร์ได้ด้วย

อย่างไรก็ตาม ตั้งแต่วันที่ 1 กันยายน 2026 เป็นต้นไป ธุรกิจทั้งหมดที่ต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) และทำธุรกรรมกับธุรกิจอื่นๆ จะต้องรับใบแจ้งหนี้ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ผ่านแพลตฟอร์มที่ได้รับอนุมัติได้ ทั้งนี้ ข้อกำหนดที่ให้ออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์สำหรับธุรกรรมเชิงพาณิชย์ระหว่างธุรกิจจะมีการบังคับใช้เป็นระยะๆ โดยเริ่มตั้งแต่วันที่ 1 กันยายน 2026 สำหรับธุรกิจขนาดใหญ่ ตามมาด้วยวันที่ 1 กันยายน 2027 สำหรับธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อม (SME) และธุรกิจขนาดเล็ก

การตรวจสอบยืนยันและการกระทบยอดใบแจ้งหนี้

ใบแจ้งหนี้ทั้งหมดที่ได้รับจะต้องมีการตรวจสอบอย่างถี่ถ้วนเพื่อให้แน่ใจว่าเป็นไปตามข้อกำหนดทางกฎหมาย จำนวนเงินที่ระบุไว้ถูกต้อง และสอดคล้องกับสินค้าหรือบริการที่จัดหาให้ คุณต้องตรวจสอบยืนยันว่า ใบแจ้งหนี้มีข้อมูลที่จำเป็นครบถ้วน เช่น หมายเลขใบแจ้งหนี้ วันที่ออก, รายละเอียดการติดต่อซัพพลายเออร์ คำอธิบายของบริการหรือสินค้า ข้อกำหนดในการขาย อัตราภาษีมูลค่าเพิ่ม จำนวนภาษีมูลค่าเพิ่ม และยอดรวมแบบรวมและไม่รวมภาษี

จากนั้น คุณก็กระทบยอดใบแจ้งหนี้กับใบสั่งซื้อหรือรายการบรรจุหีบห่อที่เกี่ยวข้องต่อได้ การเปรียบเทียบนี้จะช่วยรับรองการปฏิบัติตามข้อกำหนดที่ตกลงไว้กับซัพพลายเออร์อย่างถูกต้องเหมาะสม ให้ตรวจสอบยืนยันยอดรวม ราคาต่อหน่วย ปริมาณ คำอธิบายสินค้าหรือบริการ และการใช้ส่วนลดใดๆ ใบแจ้งหนี้เป็นไปตามข้อตกลงที่ทำไว้หรือไม่ สินค้าและบริการต่างๆ ทั้งหมดที่คาดหวังได้รับการส่งมอบแล้วหรือไม่ ขั้นตอนการตรวจสอบยืนยันนี้จะช่วยให้คุณพบข้อมูลที่คลาดเคลื่อนและป้องกันการพยายามเรียกเก็บเงินเกินจริงหรือการฉ้อโกงได้

คุณควรแก้ไขข้อมูลคลาดเคลื่อนต่างๆ ที่ตรวจพบก่อนจะนำใบแจ้งหนี้ดังกล่าวเข้าสู่ระบบของธุรกิจ หากมีจุดที่ต่างจากที่ตกลงกันไว้ ธุรกิจอาจขอใบลดหนี้แบบเต็มจำนวนหรือบางส่วนจากซัพพลายเออร์เพื่อแก้ไขใบแจ้งหนี้นั้นๆ ได้

การตรวจสอบภายใน

ก่อนดำเนินการชำระเงิน ใบแจ้งหนี้จะต้องได้รับการตรวจสอบโดยผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อ แผนกเจ้าหนี้การค้า ผู้อำนวยการฝ่ายการเงิน หรือบุคคลอื่นที่ได้รับอนุมัติ (ในธุรกิจขนาดเล็ก เจ้าของธุรกิจมักเป็นผู้อนุมัติใบแจ้งหนี้) ผู้มีอำนาจนี้จะมีบทบาทในการยืนยันว่าได้ดำเนินการตรวจสอบต่างๆ ที่จำเป็นแล้วและอนุมัติการชำระเงิน

การทำบัญชี

เมื่อตรวจสอบแล้ว ธุรกิจสามารถป้อนใบแจ้งหนี้ลงในสมุดบัญชีได้ (ดำเนินการด้วยตนเองหรือใช้ซอฟต์แวร์ก็ได้) รายการบัญชี 3 รายการนี้เป็นสิ่งจำเป็นในการบันทึกใบแจ้งหนี้ของซัพพลายเออร์ในบัญชีแยกประเภททั่วไป

• การหักเงินจากบัญชีรายจ่ายตามจำนวนเงินนั้นๆ โดยไม่รวมภาษี
  
• การหักเงินจากบัญชีภาษีมูลค่าเพิ่มตามจำนวนภาษีมูลค่าเพิ่ม
  
• การโอนเงินเข้าบัญชีซัพพลายเออร์ตามยอดรวม โดยรวมภาษี
  

ในกรณีที่ทำใบแจ้งหนี้ของซัพพลายเออร์สูญหาย ธุรกิจควรขอสำเนาใบแจ้งหนี้ที่ถูกต้องตรงกันโดยเร็วที่สุด

การกำหนดเวลาชำระเงินตามกำหนดเวลาในสัญญา

หลังทำตามขั้นตอนเหล่านี้เรียบร้อยแล้ว คุณก็สามารถชำระใบแจ้งหนี้ได้ คุณอาจชำระเงินโดยการโอนเงินผ่านธนาคาร การหักบัญชีอัตโนมัติ เช็ค หรือเครื่องมือตามที่ตกลงกันไว้ได้ เช่น ตั๋วแลกเงินหรือตั๋วสัญญาใช้เงิน โดยขึ้นอยู่กับข้อกำหนดในสัญญา คุณควรกำหนดเวลาชำระเงินให้สอดคล้องกับวันครบกำหนดเพื่อป้องกันไม่ให้ชำระเงินล่าช้า

ระยะเวลาการชำระเงินระหว่างธุรกิจมักจะอยู่ที่ 30 วันนับจากวันที่ออกใบแจ้งหนี้ เว้นแต่จะระบุไว้เป็นอย่างอื่นในข้อกำหนดและเงื่อนไขทั่วไปของการขาย แต่ในบางกรณีก็อนุญาตให้มีระยะเวลาการชำระเงินอยู่ที่ 45 ถึง 60 วัน (ซึ่งต้องระบุอย่างชัดแจ้งในสัญญา) หากไม่ได้ชำระเงินภายในกำหนดเวลานี้ ก็อาจมีบทลงโทษได้ตั้งแต่วันแรกที่ชำระเงินล่าช้า

การเก็บถาวร

เมื่อจัดการใบแจ้งหนี้ของซัพพลายเออร์ การเก็บเอกสารไว้ในสภาพแวดล้อมที่ปลอดภัยจะเป็นขั้นตอนสุดท้ายในขั้นตอนนี้ การเก็บเอกสารไว้จะช่วยให้มั่นใจได้ว่ามีการปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านภาษี ช่วยให้มีกระบวนการตรวจสอบที่เชื่อถือได้ และช่วยให้ตรวจสอบภาษีได้สะดวก ทั้งนี้ ธุรกิจจะต้องเก็บรักษาใบแจ้งหนี้เอาไว้เป็นเวลา 10 ปี

แต่ละบริษัทสามารถเลือกวิธีการเก็บถาวรที่เหมาะสมได้ตามต้องการ แต่เราขอแนะนำให้ใช้ซอฟต์แวร์ที่มีประสิทธิภาพสูง ซึ่งช่วยให้จัดเก็บในระยะยาวได้อย่างปลอดภัยและเรียกดูได้ง่ายในกรณีที่มีการตรวจสอบ

การยกระดับการจัดการใบแจ้งหนี้ของซัพพลายเออร์

การจัดการใบแจ้งหนี้ของซัพพลายเออร์อาจซับซ้อนและใช้เวลานาน เคล็ดลับบางอย่างในการเพิ่มประสิทธิภาพมีดังนี้

• ตกลงข้อกำหนดในการชำระเงินกับพาร์ทเนอร์ทางธุรกิจของคุณล่วงหน้าเป็นลายลักษณ์อักษร ให้ประเมินขีดความสามารถทางการเงินเพื่อระบุวันครบกำหนดที่เหมาะสมกับคุณที่สุด
  
• ตรวจสอบให้ถี่ถ้วนเมื่อถึงกำหนดชำระเงินและชำระเงินตามใบแจ้งหนี้ของซัพพลายเออร์ให้ตรงเวลา เพื่อลดความเสี่ยงที่จะเกิดบทลงโทษกรณีที่ล่าช้า
  
• รวมศูนย์เอกสารทั้งหมดเอาไว้เพื่อให้เข้าถึงใบเสนอราคา ใบสั่งซื้อ สัญญา และใบแจ้งหนี้ต่างๆ ได้จากแพลตฟอร์มเดียว วิธีนี้จะช่วยให้กระทบยอดได้เร็วขึ้น
  
• ปรับใบแจ้งหนี้ของคุณเป็นแบบดิจิทัลก่อนที่จะมีข้อบังคับให้ออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ การแปลงใบแจ้งหนี้ของซัพพลายเออร์ให้เป็นแบบดิจิทัลจะช่วยยกระดับการจัดการ ประหยัดเงิน ลดความเสี่ยงที่จะเกิดข้อผิดพลาด การดำเนินการซ้ำซ้อน หรือเอกสารสูญหาย และช่วยให้ตรวจสอบธุรกรรมย้อนกลับได้ดีขึ้น
  
• ใช้เครื่องมืออัตโนมัติ ซอฟต์แวร์การวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) จะรวมศูนย์ข้อมูลจากทุกแผนกของธุรกิจ ซึ่งช่วยให้คุณจัดการฟังก์ชันการจัดซื้อและการเงิน (และอื่นๆ) ในแพลตฟอร์มเดียวได้ ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร (DMS) สามารถรับเอกสารจากช่องทางต่างๆ จัดหมวดหมู่เอกสาร ดึงข้อมูล และติดตามตรวจสอบเอกสารได้ตลอดทุกช่วง ระบบการออกใบแจ้งหนี้ที่มีประสิทธิภาพ เช่น Stripe Invoicing สามารถตรวจจับใบแจ้งหนี้ที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนดได้ และช่วยรับรองการปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมาย โดย Stripe Invoicing จะผสานการทำงานกับซอฟต์แวร์ทำบัญชีและ ERP ได้อย่างราบรื่น เพื่อให้ธุรกิจซิงโครไนซ์เครื่องมือการจัดการของตนได้และลดการป้อนข้อมูลด้วยตนเองไปด้วยพร้อมๆ กัน