Bristfällig fakturahantering kan skada affärsrelationerna, leda till straffavgifter och tvister, orsaka fel vid betalning och påverka kassaflödet negativt. Det är därför viktigt att bemästra fakturahanteringen för att säkerställa företagets finansiella hälsa. Den här artikeln tar upp hur du hanterar leverantörsfakturor korrekt, effektivt och i enlighet med gällande bestämmelser – från kvitto till arkivering.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad innebär hantering av leverantörsfakturor i Frankrike?
  
• Vilka är de viktigaste stegen i hanteringen av leverantörsfakturor?
  
• Optimera hanteringen av leverantörsfakturor
  

Vad innebär hantering av leverantörsfakturor i Frankrike?

Hantering av leverantörsfakturor innebär att ett företag tar emot, verifierar, godkänner, registrerar, betalar och lagrar fakturor som utfärdats av en leverantör. Organiserad fakturahantering är inte bara en administrativ formalitet, utan hjälper till att undvika fel och bedrägerier, kontrollera kostnaderna, övervaka inköpsverksamheten, hålla tidsfristerna för betalningar och upprätthålla goda relationer med företagets partner.

Vilka är de viktigaste stegen i hanteringen av leverantörsfakturor?

Arbetsflödet för hantering av leverantörsfakturor består av följande sex huvudsteg, från kvitto till arkivering:

• Kvitto
  
• Verifiering och avstämning
  
• Intern validering
  
• Bokföring
  
• Betalning
  
• Arkivering
  

Varje leverantörsfaktura, oavsett om det är en depositionsfaktura, en delfaktura, en restfaktura eller en kreditnota, måste följa samma strukturerade cykel.

Fakturakvitto

Hanteringen av en leverantörsfaktura påbörjas omedelbart efter att den har mottagits. För närvarande kan en faktura skickas till dig per post i pappersformat, via e-post med en skannad bild eller PDF-fil bifogad eller elektroniskt via en auktoriserad plattform (tidigare partnerplattform för dematerialisering) eller ett elektroniskt datautbytessystem (EDI). Det är också möjligt att få en faktura via en leverantörsportal.

Från och med den 1 september 2026 måste dock alla företag som är skyldiga att betala mervärdesskatt (moms) och som genomför transaktioner med andra företag kunna ta emot fakturor i elektroniskt format via en godkänd plattform. Kravet på att utfärda elektroniska fakturor för handelstransaktioner mellan företag kommer att införas i etapper: från och med den 1 september 2026 för stora företag, följt av den 1 september 2027, för små och medelstora företag och mikroföretag.

Verifiering och avstämning av fakturor

Alla mottagna fakturor måste granskas noggrant för att säkerställa att de uppfyller gällande bestämmelser, att de angivna beloppen är korrekta och att de motsvarar de varor eller tjänster som tillhandahållits. Du måste verifiera att fakturorna innehåller alla obligatoriska uppgifter, såsom fakturanummer, utfärdandedatum, kontaktuppgifter till leverantören, beskrivning av tjänsterna eller varorna, försäljningsvillkor, momssats, momsbelopp och totalbelopp exklusive och inklusive skatt.

Därefter kan du avstämma fakturan mot motsvarande inköpsorder eller följesedel. Genom att göra denna jämförelse säkerställer du att de villkor som förhandlats fram med leverantören har uppfyllts. Kontrollera totalbelopp, enhetspriser, kvantiteter, produkt- eller tjänstebeskrivningar och tillämpningen av eventuella rabatter. Efterlever fakturan det avtal som har ingåtts? Har alla förväntade produkter och tjänster levererats? Genom verifieringen kan du identifiera eventuella avvikelser och förhindra försök till överfakturering eller bedrägerier.

Det är viktigt att eventuella avvikelser som identifieras åtgärdas innan fakturan integreras i företagets system. Om det finns avvikelser från vad som överenskommits kan företaget begära att leverantören tillhandahåller en fullständig eller partiell kreditnota för att korrigera fakturan.

Intern validering

Innan betalning frigörs måste fakturan valideras av inköpsansvarig, avdelningen för leverantörsreskontra, ekonomichefen eller en annan behörig person (i småföretag hanterar innehavaren ofta fakturagodkännanden). Den behöriga personens roll är att bekräfta att nödvändiga kontroller har utförts och att godkänna betalning.

Bokföring

När fakturan har validerats kan företaget registrera den manuellt eller med hjälp av programvara. Tre bokföringsposter är obligatoriska för att registrera en leverantörsfaktura i huvudboken:

• En debitering av beloppet på kontot för utgifter, exklusive skatt
  
• En debitering av momsbeloppet på momskontot
  
• En kreditering till leverantörskontot för det totala beloppet, inklusive skatt
  

I händelse av en borttappad leverantörsfaktura bör företaget begära en dubblettfaktura så snart som möjligt.

Schemaläggning av betalningar enligt avtalad tidsfrist

När dessa steg har slutförts kan fakturan betalas. Beroende på villkoren i avtalet kan betalning ske via banköverföring, autogiro, check eller ett överlåtbart instrument som en växel eller ett skuldebrev. Det är viktigt att schemalägga betalningar i förhållande till deras förfallodatum för att undvika sena betalningar.

Betalningsfristen mellan företag är vanligtvis 30 dagar från fakturans utfärdandedatum, såvida inget annat anges i de allmänna försäljningsvillkoren. I vissa situationer medges dock en betalningsperiod på 45–60 dagar (detta måste uttryckligen anges i avtalet). Om tidsfristerna för betalning inte uppfylls kan påföljder tillämpas från den första förseningsdagen.

Arkivering

När leverantörsfakturor hanteras är det sista steget att arkivera dokument i en säker miljö. Att bevara dem säkerställer efterlevnad av skattekrav, ger en tillförlitlig verifieringskedja och underlättar eventuella skatterevisioner. Företag är skyldiga att spara fakturor i tio år.

Varje företag kan välja den arkiveringsmetod som passar bäst. Vi rekommenderar dock att du använder programvara med hög prestanda som möjliggör säker långtidslagring och enkel hämtning i händelse av en revision.

Optimera hanteringen av leverantörsfakturor

Att hantera leverantörsfakturor kan vara komplicerat och tidskrävande. Här är några tips för att öka effektiviteten:

• Kom överens om villkoren för betalningen med dina företagspartner på förhand, skriftligen. Utvärdera din ekonomiska kapacitet för att bestämma de förfallodatum som passar dig bäst.
  
• Övervaka noggrant när betalningar förfaller och reglera leverantörsfakturor i tid för att minska risken för förseningsavgifter.
  
• Centralisera alla dokument för att få tillgång till offerter, inköpsorder, avtal och fakturor från en enda plattform. Detta kommer att göra avstämningen snabbare.
  
• Digitalisera dina fakturor innan elektronisk fakturering blir obligatorisk. Digitalisering av leverantörsfakturor effektiviserar hanteringen, sparar pengar, minskar risken för fel, dubbletter eller förlorade dokument och förbättrar transaktionernas spårbarhet.
  
• Använd automatiseringsverktyg. ERP-programvara (Enterprise Resource Planning) centraliserar data från alla avdelningar i ett företag, så att du kan hantera inköps- och ekonomifunktioner (bland annat) med en enda plattform. Dokumenthanteringsprogram (DMS) kan ta emot dokument från olika kanaler, kategorisera dem, extrahera deras data och övervaka dem under hela livscykeln. Ett robust faktureringssystem som Stripe Invoicing kan upptäcka fakturor som inte uppfyller kraven och bidra till att säkerställa efterlevnad av juridiska krav. Stripe Invoicing integreras sömlöst med bokförings- och ERP-programvara så att företag kan synkronisera sina hanteringsverktyg samtidigt som manuell datainmatning begränsas.