Une mauvaise gestion des factures peut nuire aux relations d’entreprise, entraîner des pénalités et des contestations, entraîner des erreurs de paiement et avoir un impact négatif sur les flux d’argent comptant. Il est donc important de maîtriser le processus de traitement des factures pour assurer la santé financière de votre entreprise. Cet article explique comment gérer les factures fournisseurs avec précision, efficacité et conformité, du reçu à l’archivage.

Contenu de l’article

• Qu’est-ce que la gestion des factures fournisseurs en France?
  
• Quelles sont les étapes clés du processus de traitement des factures fournisseurs?
  
• Optimisation de la gestion des factures fournisseurs
  

Qu’est-ce que la gestion des factures fournisseurs en France?

La gestion des factures fournisseurs est le processus par lequel une entreprise reçoit, vérifie, approuve, enregistre, paie et stocke les factures émises par un fournisseur. Plus qu’une simple formalité administrative, le traitement organisé des factures permet d’éviter les erreurs et tentatives de fraude, de contrôler les coûts, de surveiller les opérations d’achat, de respecter les délais de paiement et d’entretenir de bonnes relations avec les entreprises partenaires.

Quelles sont les étapes clés du processus de traitement des factures fournisseurs?

De la réception à l’archivage, le processus de traitement des factures fournisseurs comprend six étapes principales :

• Reçu
  
• Vérification et rapprochement
  
• Validation interne
  
• Comptabilité
  
• Paiement
  
• Archivage
  

Chaque facture fournisseur, qu’il s’agisse d’une facture dépôt, facture échelonnée, facture solde ou note de crédit, doit suivre le même cycle structuré.

Reçu de facture

Le processus de traitement d’une facture fournisseur commence dès sa réception. Actuellement, une facture peut vous être envoyée par courrier postal au format papier, par courriel avec une image numérisée ou un fichier PDF joint, ou par voie électronique par une plateforme autorisée (anciennement plateforme de dématérialisation des partenaires) ou un système d’échange de données informatisé (EDI). Il est également possible de recevoir une facture par le portail d’un fournisseur.

Toutefois, à compter du 1er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) réalisant des transactions avec d’autres entreprises devront pouvoir recevoir des factures au format électronique par une plateforme agréée. L’obligation d’émettre des factures électroniques pour les transactions commerciales entre entreprises sera mise en œuvre par étapes : à partir du 1er septembre 2026, pour les grandes entreprises, puis du 1er septembre 2027, pour les petites et moyennes entreprises (PME) et les microentreprises.

Vérification et rapprochement de factures

Toutes les factures reçues doivent être examinées attentivement pour s’assurer qu’elles sont conformes à la loi, que les montants indiqués sont corrects et qu’elles correspondent aux biens ou services fournis. Vous devez vérifier que les factures contiennent toutes les informations obligatoires, comme le numéro de facture, la date d’émission, les coordonnées du fournisseur, la description des services ou des biens, conditions de vente, taux de TVA, montant TVA et totaux hors taxes.

Vous pouvez ensuite rapprocher la facture avec le bon de commande ou le bordereau de livraison correspondant. Cette comparaison permet de s’assurer que les conditions négociées avec le fournisseur ont été dûment remplies. Vérifiez les montants totaux, les prix unitaires, les quantités, les descriptions de produits ou de services, ainsi que le formulaire d’inscription des rabais. La facture est-elle conforme à l’accord conclu? Tous les produits et services attendus ont-ils été livrés? Le processus de vérification vous permet de déterminer les écarts éventuels et d’éviter les tentatives de surfacturation ou fraude.

Il est important que toute divergence identifiée soit résolue avant que la facture ne soit intégrée au système de l’entreprise. S’il existe des différences par rapport à ce qui a été convenu, l’entreprise peut demander que le fournisseur fournisse une note de crédit complète ou partielle pour corriger la facture.

Validation interne

Avant le déblocage du paiement, la facture doit être validée par le responsable des achats, le service comptabilité fournisseurs, le membre du conseil d’administration financier, ou un autre particulier autorisé (dans les petites entreprises, le propriétaire gère souvent les approbations de factures). Le rôle de cette personne autorisée est de confirmer que les vérifications nécessaires ont été effectuées et d’autoriser le paiement.

Comptabilité

Une fois validée, l’entreprise peut saisir la facture dans ses livres, manuellement ou à l’aide d’un logiciel. Trois écritures comptables sont obligatoires pour enregistrer une facture fournisseur dans le grand livre :

• Un débit du compte de charges pour le montant hors taxes
  
• Un débit du compte de TVA pour le montant de la TVA
  
• Un crédit du compte fournisseur pour le montant total, toutes taxes comprises
  

En cas de perte d’une facture fournisseur, l’entreprise doit demander une duplication de facture dès que possible.

Planification des paiements selon la date limite contractuelle

Une fois ces étapes effectuées, la facture peut être payée. Selon les conditions du contrat, le paiement peut être effectué par virement bancaire, prélèvement automatique, chèque ou un effet négociable comme une facture d’échange ou un billet à ordre. Il est important de planifier les paiements en fonction de leurs dates d’échéance pour éviter les paiements tardifs.

Le délai de paiement entre entreprises est généralement de 30 jours à compter de la date d’émission de la facture, sauf indication contraire dans les conditions générales de vente. Cependant, certaines situations prévoient un délai de paiement de 45 à 60 jours (cela doit être expressément indiqué dans le contrat). Si les délais de paiement ne sont pas respectés, des pénalités peuvent être appliquées dès le premier jour de retard.

Archivage

Lors du processus de traitement des factures fournisseurs, l’archivage des documents dans un environnement sécurisé est la dernière étape du traité. Leur conservation garantit la conformité aux exigences fiscales, fournit une piste d’audit fiable et facilite tout contrôle fiscal. Les entreprises sont tenues de conserver les factures pendant 10 ans.

Chaque entreprise est libre de choisir la méthode d’archivage qui lui convient le mieux. Nous recommandons toutefois de s’appuyer sur un logiciel performant qui permet un stockage sécurisé à long terme et une récupération facile en cas d’audit.

Optimisation de la gestion des factures fournisseurs

Le processus de traitement des factures fournisseurs peut être complexe et prendre beaucoup de temps. Voici quelques conseils pour renforcer l’efficacité :

• Convenir des conditions de paiement avec vos entreprises partenaires à l’avance, par écrit. Évaluer votre capacité financière pour déterminer les dates d’échéance qui vous conviennent le mieux.
  
• Surveiller attentivement la date d’échéance des paiements et régler les factures fournisseurs à temps, pour réduire le risque de pénalités de retard.
  
• Centralisez tous les documents pour pouvoir accéder aux devis, bons de commande, contrats et factures à partir d’une seule plateforme. Le rapprochement sera ainsi plus rapide.
  
• Numériser vos factures avant que la facture électronique ne devienne obligatoire. La numérisation des factures fournisseurs simplifiera le processus de traitement, permettra de réduire les coûts, réduira le risque d’erreurs, de diminuer le risque d’erreurs, de doublons ou de documents perdus, et d’améliorer la traçabilité des transactions.
  
• Utiliser des outils d’automatisation. Les progiciels de gestion intégrée centralisent les données de tous les services d’une entreprise, ce qui vous permet de gérer les fonctions d’achat et de finances (entre autres) à l’aide d’une seule plateforme. Les logiciels de gestion documentaire (DMS) peuvent recevoir des documents de divers canaux, les catégoriser, extraire leurs données et les surveiller tout au long de leur cycle de vie. Un système de facturation robuste comme Stripe Invoicing peut détecter les factures non conformes et contribuer à assurer la conformité aux exigences juridiques. Stripe Invoicing s’intègre parfaitement aux logiciels de comptabilité et aux PRE, ce qui permet aux entreprises de synchroniser leurs outils de gestion tout en limitant la saisie manuelle des données.