Bons de commande, devis, factures : quelle est la différence? À quoi servent ces documents dans le cadre des activités de l’entreprise et comment s’assurer qu'ils respectent la réglementation en vigueur? Vous trouverez ici les réponses à ces questions, en examinant tous les aspects du bon de commande, un document commercial facultatif (mais fortement recommandé pour la vente de marchandises) établi entre clients et marchands. Pour approfondir vos connaissances sur le sujet, vous pouvez lire nos articles sur les devis et les éléments obligatoires sur les factures.

Que contient cet article?

• Qu’est-ce qu’un bon de commande et à quoi sert-il?
  
• Un bon de commande est-il obligatoire?
  
• Que se passe-t-il lorsque vous émettez un bon de commande?
  
• Quelles sont les informations à inclure sur un bon de commande?
  
• Où puis-je trouver un modèle de bon de commande?
  

Qu’est-ce qu’un bon de commande et à quoi sert-il?

Un bon de commande est un document commercial émis par le client, détaillant les articles demandés au fournisseur. Il prouve l’existence de la commande, aide le fournisseur à émettre sa facture (et à traiter la commande elle-même) et réduit le risque de malentendus ou de contestations, car il exprime formellement par écrit tous les détails de la commande.

Il convient de noter que les bons de commande sont généralement utilisés pour les ventes de marchandises, tandis que les devis conviennent mieux aux ventes de services. Les devis sont toujours émis par des professionnels qui les envoient à leurs clients, tandis que les bons de commande sont un moyen pour les clients de passer des commandes à leurs fournisseurs.

Un bon de commande est-il obligatoire?

Bien qu’un bon de commande ne soit pas obligatoire, il est fortement recommandé (en particulier pour les ventes interentreprises de matières premières). Il rationalise et organise le processus de commande, ce qui profite aux deux parties qui souhaitent faire des affaires ensemble.

Le bon de commande est un document pratique qui n’est pas envoyé au bureau des services fiscaux. Cela dit, il prend la forme juridique d’un contrat une fois qu’il a été signé par le fournisseur et l’acheteur (tout comme un devis).

Que se passe-t-il lorsque vous émettez un bon de commande?

Tout d’abord, le fournisseur doit approuver le bon de commande du client. Ensuite, le fournisseur émet une facture conforme. Notez que les deux parties concernées sont chargées de vérifier que les détails de la facture reflètent les informations enregistrées sur le bon de commande.

Une fois que la facture parvient au client, le bon de commande constitue un contrat qui lie les deux parties jusqu’à ce que le professionnel exécute la commande. Lorsqu’un bon de commande a été signé et approuvé, il constitue une protection juridique pour le client, puisque le professionnel s’est engagé à fournir les articles détaillés dans le document (identification du produit, quantité, prix, etc.). Du côté du prestataire, le bon de commande exprime l’intention d’achat du client.

Remarque : Il est possible d’annuler un bon de commande qui n’a pas encore été signé et payé.

Quelles informations devez-vous inclure dans un bon de commande?

Pour qu’un bon de commande soit valable, il doit contenir les informations suivantes :

• la mention « bon de commande »
  
• les coordonnées du professionnel : nom et raison sociale, numéro SIREN ou SIRET, forme juridique, numéro de registre du commerce et des sociétés (RCS) et ville d’inscription, adresse, numéro de taxe sur la valeur ajoutée (TVA) et statut de la liquidation (le cas échéant)
  
• les coordonnées du client : nom, raison sociale, adresse de facturation, adresse de livraison (dans le cas d’un client professionnel, le bon de commande doit également comporter le numéro de SIREN ou de SIRET, le numéro de RCS et le numéro de TVA du client)
  
• la date de la commande, le numéro de la commande, la répartition et la description des marchandises commandées (avec les quantités, la marque, etc.)
  
• le prix unitaire hors taxes de chaque article commandé, le taux de TVA applicable à chaque article et le montant total de la TVA due
  
• le prix total hors taxes et le prix total toutes taxes comprises
  
• la date de livraison, les conditions de vente et de paiement, les modalités de paiement et d’expédition (notamment les frais) et les modalités d’exercice du droit de retrait
  
• la mention « bon pour accord » ou « lu et approuvé », suivis des champs de signature du destinataire et de l’émetteur du bon de commande.
  

Une fois signé, les deux parties s’engagent dans une relation commerciale et le document lui-même est contraignant.

Où puis-je trouver un modèle de bon de commande?

La Chambre de commerce internationale (CCI) propose un modèle de bon de commande à télécharger sur son site Web. Vous pouvez également utiliser un logiciel de gestion des commandes qui s’intègre à votre logiciel de comptabilité, tel que Sage ou Cegid, et qui automatise la génération de vos bons de commande en tant que client.

Si vous êtes prestataire, vous pouvez rationaliser vos opérations de plusieurs manières. Lorsque vous générez une facture à l’aide d’un outil de facturation tel que Stripe Invoicing, vous pouvez ajouter jusqu’à quatre champs personnalisés au modèle de facture (ce qui signifie que vous pouvez inclure le numéro de commande correspondant). Pour respecter les règles du bureau des services fiscaux français, votre facture doit inclure le numéro de commande. Contactez l’un des experts de Stripe pour découvrir comment ses solutions peuvent vous aider à optimiser votre processus de facturation et à personnaliser vos factures.