Bon de commande, devis, facture… Comment les distinguer ? À quoi servent-ils dans le cadre des activités commerciales et comment les établir conformément aux réglementations en vigueur ? Cet article répondra à vos questions en se penchant sur les spécificités du bon de commande, un document commercial facultatif (quoique fortement recommandé dans le cadre d’une vente de marchandises) établi entre un vendeur et un acheteur. Vous pouvez lire nos articles sur le devis et sur les mentions obligatoires d’une facture pour compléter vos connaissances sur le sujet.

Sommaire

• Qu’est-ce qu’un bon de commande et à quoi sert-il ?
  
• Le bon de commande est-il obligatoire ?
  
• Que se passe-t-il suite à l’émission d’un bon de commande ?
  
• Quelles sont les informations à inclure sur un bon de commande ?
  
• Où trouver un exemple de bon de commande ?
  

Qu’est-ce qu’un bon de commande et à quoi sert-il ?

Un bon de commande est un document commercial émis par l’acheteur qui détaille les éléments de sa demande auprès de son fournisseur. Il permet de prouver l’existence de la commande, aide le fournisseur à établir sa facture (puis à réaliser la commande en question), et réduit le risque de malentendus ou de contestations puisque les détails de la commande sont articulés à l’écrit et de manière formelle.

Notez que le bon de commande est typiquement utilisé dans le cadre des ventes de marchandises, alors que le devis est plus utile dans le cas des ventes de prestations de services. Par ailleurs, le devis est toujours établi par le professionnel et adressé au client, tandis que le bon de commande sert de passation de commande du client à son fournisseur.

Le bon de commande est-il obligatoire ?

Le bon de commande n’est pas un document requis, mais fortement recommandé (surtout dans le cadre des ventes de matières premières entre entreprises). Il simplifie et systématise le processus de la commande, bénéficiant aux deux parties qui cherchent à s’engager en activité commerciale.

En principe, le bon de commande est un document pratique qui n’est pas soumis à l’administration fiscale. Toutefois, il prend la forme juridique d’un contrat lorsqu’il est signé par le fournisseur et l’acheteur (comme le devis).

Que se passe-t-il suite à l’émission d’un bon de commande ?

En premier lieu, le fournisseur doit approuver le bon de commande de l’acheteur. Le fournisseur se charge ensuite d’émettre une facture conforme. Notez que c’est la responsabilité des deux parties de s’assurer que les détails de la facture sont identiques aux informations inscrites sur le bon de commande.

Une fois la facture envoyée au client, le bon de commande prend la forme d’un contrat, liant les deux parties jusqu'à ce que la commande soit réalisée par le professionnel. Un bon de commande signé et approuvé représente une protection juridique pour le client car le professionnel s’engage à lui fournir les éléments tels que précisés dans le document (identification du produit, quantité, prix, etc.). Pour le fournisseur, le bon de commande signifie l’intention d’achat du client.

Bon à savoir : il est possible d’annuler un bon de commande qui n’a pas encore été signé et réglé.

Quelles sont les informations à inclure sur un bon de commande ?

Pour qu’il soit valable, le bon de commande doit contenir les informations suivantes :

• la mention « bon de commande » ;
  
• les coordonnées du professionnel : son nom et nom commercial, son numéro Siren ou Siret, sa forme juridique, son numéro RCS suivi du nom de la ville de greffe où est enregistrée l'entreprise, son adresse, ainsi que son numéro de TVA et son état de liquidation (le cas échéant) ;
  
• les coordonnées du client : son nom, sa raison sociale, son adresse de facturation ainsi que son adresse de livraison (si le client est un professionnel, son numéro Siren ou Siret, son numéro RCS et son numéro de TVA doivent aussi figurer sur le bon de commande) ;
  
• la date de la commande, le numéro de la commande, le décompte et la désignation de la marchandise commandée (y compris les quantités, la marque, etc.) ;
  
• le prix unitaire hors taxe (HT) de chaque bien commandé, le taux de TVA applicable de chaque bien, ainsi que le montant de TVA dû ;
  
• le prix total HT et toutes taxes comprises (TTC) ;
  
• la date de livraison, les conditions de vente et de règlement, les modalités de paiement et de livraison (y inclus les frais), ainsi que les modalités de rétractation ;
  
• la mention « bon pour accord » ou « lu et approuvé » suivi des champs de signature pour le destinataire et l’émetteur du bon de commande
  

Une fois signé, les deux parties s’engagent dans une relation commerciale et le document devient contractuel.

Où trouver un exemple de bon de commande ?

La Chambre de commerce internationale (ICC) offre un modèle de bon de commande à télécharger sur son site Web. Vous pouvez aussi recourir à un logiciel de gestion de bon de commande qui s'intègre à votre logiciel de comptabilité (comme Sage et Cegid) et qui automatise la création de vos bons de commande en tant qu’acheteur.

En tant que fournisseur, il existe de nombreuses solutions pour rationaliser vos opérations. Lorsque vous créez une facture avec un outil de facturation tel que Stripe Invoicing, vous avez la possibilité d’ajouter jusqu'à quatres champs personnalisés au modèle de facture proposé (et donc inclure le numéro de bon de commande correspondant). Votre facture doit impérativement inclure le numéro de bon de commande pour être conforme aux règlements de l’administration fiscale. Contactez l’un des experts Stripe pour découvrir comment ses solutions peuvent vous aider à optimiser vos processus de facturation et à personnaliser vos factures.