Ordini di acquisto, preventivi, fatture: qual è la differenza? A cosa servono questi documenti nelle procedure operative aziendali e come si può garantire che siano conformi alle normative vigenti? Qui troverai le risposte a queste domande, mentre presentiamo tutti gli aspetti dell'ordine di acquisto, un documento commerciale facoltativo (ma fortemente raccomandato per la vendita di merci) stabilito tra clienti e venditori. Per approfondire le tue conoscenze sull'argomento, puoi leggere i nostri articoli sui preventivi e sulle informazioni obbligatorie nelle fatture.

Contenuto dell'articolo

• Che cos'è un ordine di acquisto e quali sono gli scopi?
  
• Gli ordini di acquisto sono obbligatori?
  
• Cosa succede quando emetti un ordine di acquisto?
  
• Quali informazioni devi includere in un ordine di acquisto?
  
• Dove posso trovare un modello di ordine di acquisto?
  

Che cos'è un ordine di acquisto e quali sono gli scopi?

L'ordine di acquisto è un documento commerciale emesso dal cliente, che specifica i dettagli della sua richiesta al fornitore. Dimostra l'esistenza dell'ordine, aiuta il fornitore a emettere la fattura (e ad evadere l'ordine stesso) e riduce il rischio di incomprensioni o contestazioni, in quanto articola formalmente per iscritto tutti i dettagli dell'ordine.

Vale la pena di sottolineare che gli ordini di acquisto vengono generalmente utilizzati per le vendite di merci, mentre i preventivi sono più adatti alle vendite di servizi. I preventivi sono sempre emessi da professionisti che li inviano ai loro clienti, mentre gli ordini di acquisto sono un modo per i clienti di effettuare ordini ai loro fornitori.

Gli ordini di acquisto sono obbligatori?

Sebbene l'ordine di acquisto non sia obbligatorio, è fortemente raccomandato, soprattutto per le vendite di materie prime business-to-business. Questo documento snellisce e organizza il processo di gestione dell'ordine, a vantaggio di entrambe le parti che desiderano fare affari insieme.

L'ordine di acquisto è un documento pratico che non viene presentato all'ufficio tributario. Detto questo, assume la forma giuridica di contratto una volta firmato dal fornitore e dal cliente (proprio come un preventivo).

Cosa succede quando emetti un ordine di acquisto?

In primo luogo, il fornitore deve approvare l'ordine di acquisto del cliente. Quindi, il fornitore emette una fattura conforme. Entrambe le parti coinvolte sono tenute a verificare che i dettagli della fattura corrispondano alle informazioni registrate nell'ordine di acquisto.

Una volta che la fattura arriva al cliente, l'ordine di acquisto costituisce un contratto che vincola entrambe le parti fino all'evasione dell'ordine. Dopo la firma e l'approvazione, l'ordine di acquisto costituisce una tutela legale per il cliente, poiché il professionista si impegna a fornire gli articoli dettagliati nel documento (identificazione del prodotto, quantità, prezzo, ecc.). Da parte del fornitore, l'ordine di acquisto esprime l'intenzione del cliente di comprare.

Nota: è possibile annullare un ordine di acquisto non ancora firmato e pagato.

Quali informazioni devi includere in un ordine di acquisto?

Un ordine di acquisto è valido quando contiene le seguenti informazioni:

• La dicitura "bon de commande" (ordine di acquisto in francese)
  
• I recapiti del professionista: nome e ragione sociale, numero SIREN o SIRET, forma giuridica, numero del registro delle imprese (RCS) e città di registrazione, indirizzo, numero di partita IVA e stato di liquidazione (se applicabile)
  
• I recapiti del cliente: nome, ragione sociale, indirizzo di fatturazione e indirizzo di spedizione (nel caso di un cliente professionista, l'ordine di acquisto deve includere anche il numero SIREN o SIRET del cliente, il numero RCS e la partita IVA)
  
• La data dell'ordine, il numero dell'ordine, i dettagli e la descrizione della merce ordinata (comprese quantità, brand, ecc.)
  
• Il prezzo unitario al netto dell'imposta per ciascun articolo ordinato, l'aliquota IVA applicabile a ciascun articolo e l'importo totale dell'IVA dovuta
  
• Il prezzo totale al netto delle imposte e il prezzo totale imposte incluse
  
• La data di consegna, le condizioni di vendita e di pagamento, i termini di pagamento e di spedizione (comprese le spese) e le procedure per esercitare il diritto di recesso
  
• La dicitura "bon pour accord" (per accettazione) o "lu et approuvé" (letto e approvato), seguita dai campi per la firma sia del destinatario che dell'emittente dell'ordine di acquisto
  

Una volta firmato, entrambe le parti si impegnano a intrattenere una relazione commerciale e il documento stesso è vincolante.

Dove posso trovare un modello di ordine di acquisto?

La Camera di commercio internazionale (ICC) fornisce un modello di ordine di acquisto scaricabile dal sito web. Puoi anche utilizzare un software di gestione degli ordini di acquisto che si integra con il software di contabilità, come Sage o Cegid, e che automatizza la generazione degli ordini di acquisto come cliente.

I fornitori possono ottimizzare le operazioni in diversi modi. Se generi una fattura con uno strumento di fatturazione come Stripe Invoicing, puoi aggiungere fino a quattro campi personalizzati al modello di fattura (il che significa che è possibile includere il numero di ordine di acquisto pertinente). Per rispettare le disposizioni dell'ufficio tributario francese, la fattura deve riportare il numero dell'ordine di acquisto. Contatta uno degli esperti di Stripe per scoprire come le nostre soluzioni possono aiutarti a ottimizzare il processo di fatturazione e a personalizzare le fatture.