Inkooporders, offertes, facturen: wat is het verschil? Waarvoor worden deze documenten gebruikt in bedrijfsactiviteiten en hoe kun je ervoor zorgen dat ze voldoen aan de huidige regelgeving? Hier vind je de antwoorden op deze vragen, want we bekijken alle aspecten van de inkooporder: een optioneel commercieel document (maar sterk aanbevolen voor de verkoop van grondstoffen) dat wordt opgesteld tussen kopers en verkopers. Lees onze artikelen over offertes en verplichte gegevens op facturen om je kennis over dit onderwerp te vergroten.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een inkooporder en waarvoor dient het?
  
• Is een inkooporder verplicht?
  
• Wat gebeurt er als je een inkooporder doet?
  
• Welke info moet je op een inkooporder zetten?
  
• Waar kan ik een sjabloon voor een inkooporder vinden?
  

Wat is een inkooporder en waarvoor dient het?

Een inkooporder is een commercieel document dat door de koper wordt uitgegeven en waarin de artikelen van hun bestelling bij hun leverancier worden gespecificeerd. Het bewijst het bestaan van de bestelling, helpt de leverancier bij het opstellen van hun factuur (en het uitvoeren van de bestelling zelf) en vermindert het risico op misverstanden of geschillen, aangezien alle details van de bestelling formeel schriftelijk worden vastgelegd.

Het is goed om te weten dat inkooporders meestal worden gebruikt voor de verkoop van goederen, terwijl offertes meer geschikt zijn voor de verkoop van diensten. Offertes worden altijd gemaakt door professionals die ze naar hun klanten sturen, terwijl inkooporders een manier zijn voor kopers om bestellingen te plaatsen bij hun leveranciers.

Is een inkooporder verplicht?

Hoewel een inkooporder niet verplicht is, wordt het wel sterk aangeraden (vooral voor business-to-business-verkoop van grondstoffen). Het maakt het bestelproces makkelijker en overzichtelijker, wat goed is voor beide partijen die zaken willen doen.

Een inkooporder is een praktisch document dat niet bij het belastingkantoor wordt ingediend. Dat gezegd hebbende, krijgt het de juridische vorm van een contract zodra het is ondertekend door de leverancier en de koper (net als een offerte).

Wat gebeurt er als je een inkooporder verstuurt?

Eerst moet de leverancier de inkooporder van de koper goedkeuren. Daarna maakt de leverancier een factuur die aan de regels voldoet. Let op: beide partijen moeten controleren of de gegevens op de factuur kloppen met de info op de inkooporder.

Zodra de factuur bij de klant is aangekomen, vormt de inkooporder een contract dat voor beide partijen bindend is totdat de professional de order heeft uitgevoerd. Wanneer een inkooporder is ondertekend en goedgekeurd, biedt deze juridische bescherming voor de klant, aangezien de professional ermee heeft ingestemd om de in het document vermelde artikelen (productidentificatie, hoeveelheid, prijs, enz.) te leveren. Voor de leverancier geeft de inkooporder de koopintentie van de klant weer.

Opmerking: een inkooporder die nog niet is ondertekend en betaald, kan worden geannuleerd.

Welke info moet je op een inkooporder zetten?

Om geldig te zijn, moet een inkooporder de volgende info bevatten:

• De woorden "bon de commande" (Frans voor inkooporder)
  
• De contactgegevens van de professional: naam en handelsnaam, SIREN- of SIRET-nummer, rechtsvorm, nummer en plaats van inschrijving in het handelsregister (RCS), adres, btw-nummer en liquidatiestatus (indien van toepassing)
  
• De contactgegevens van de klant: naam, bedrijfsnaam, factuuradres en afleveradres (in het geval van een professionele klant moet de bestelling ook het SIREN- of SIRET-nummer, het RCS-nummer en het btw-nummer van de klant bevatten)
  
• De besteldatum, het bestelnummer en de specificatie en beschrijving van de bestelde goederen (inclusief hoeveelheden, merk, enz.)
  
• De prijs per stuk zonder belasting voor elk besteld artikel, het btw-tarief dat op elk artikel van toepassing is en het totale bedrag aan verschuldigde btw.
  
• De totale prijs exclusief belastingen en de totale prijs inclusief alle belastingen
  
• De leveringsdatum, verkoop- en betalingsvoorwaarden, betalings- en verzendvoorwaarden (inclusief kosten) en procedures om gebruik te maken van het herroepingsrecht
  
• De woorden 'bon pour accord' (goed voor akkoord) of 'lu et approuvé' (gelezen en goedgekeurd), met daaronder plekken om te tekenen voor zowel de ontvanger als degene die de bestelling heeft gedaan.
  

Zodra het document is ondertekend, gaan beide partijen een commerciële relatie aan en is het document bindend.

Waar kan ik een sjabloon voor een inkooporder vinden?

De Internationale Kamer van Koophandel (ICC) heeft een sjabloon voor inkooporders die je kunt downloaden van hun website . Je kunt ook software voor het beheer van inkooporders gebruiken die je kunt koppelen aan je boekhoudsoftware, zoals Sage of Cegid, en die het genereren van je inkooporders als inkoper automatiseert.

Als je een leverancier bent, zijn er verschillende manieren om je activiteiten te stroomlijnen. Wanneer je een factuur genereert met een facturatietool zoals Stripe Invoicing, kun je maximaal vier aangepaste velden toevoegen aan het factuursjabloon (wat betekent dat je het relevante inkoopordernummer kunt vermelden). Om te voldoen aan de Franse belastingdienst moet je factuur het inkoopordernummer bevatten. Neem contact op met een van de experts van Stripe om te ontdekken hoe hun oplossingen je kunnen helpen je factureringsproces te optimaliseren en je facturen te personaliseren.