Pedidos de compra, presupuestos y facturas: ¿en qué se diferencian? ¿Para qué sirven estos documentos en las operaciones comerciales y cómo garantizar su cumplimiento con la normativa en vigor? Aquí encontrarás las respuestas a estas preguntas, ya que analizamos todos los aspectos de un pedido de compra, que es un documento comercial opcional (pero muy recomendable para la venta de productos básicos) establecido entre compradores y vendedores. Consulta nuestros artículos sobre los presupuestos y los datos obligatorios de las facturas para dominar mejor este tema.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es un pedido de compra y para qué sirve?
  
• ¿Es obligatorio el pedido de compra?
  
• ¿Qué sucede cuando emites un pedido de compra?
  
• ¿Qué datos debe incluir un pedido de compra?
  
• ¿Dónde puedo encontrar un modelo de pedido de compra?
  

¿Qué es un pedido de compra y para qué sirve?

Se trata de un documento comercial emitido por el comprador, en el que este detalla al proveedor los artículos que quiere comprar. Demuestra que se ha hecho el pedido, ayuda al proveedor a emitir la factura y completar el pedido y reduce el riesgo de malentendidos o disputas, ya que se deja constancia formalmente y por escrito de todos los detalles del pedido.

Cabe señalar que los pedidos de compra suelen utilizarse para las ventas de productos básicos, mientras que los presupuestos son más convenientes para las ventas de servicios. Los presupuestos siempre los emiten profesionales, que los envían a sus clientes, mientras que los pedidos de compra sirven para que los compradores hagan pedidos a sus proveedores.

¿Es obligatorio el pedido de compra?

Aunque no se trata de un documento obligatorio, sí es muy recomendable, sobre todo para las ventas B2B de materias primas. Sirve para agilizar y organizar el proceso de pedido y beneficia a las dos partes que intervienen en la operación comercial.

Es un documento práctico que no se envía a la oficina fiscal. No obstante, adopta la naturaleza jurídica de un contrato una vez que el proveedor y el comprador lo suscriben (al igual que un presupuesto).

¿Qué sucede cuando emites un pedido de compra?

En primer lugar, el proveedor debe aprobar el pedido de compra del comprador. Después, el proveedor emite una factura válida. Ten en cuenta que las dos partes interesadas son responsables de comprobar que los detalles de la factura coinciden con la información que consta en el pedido de compra.

Una vez que el cliente recibe la factura, el pedido de compra constituye un contrato vinculante para ambas partes hasta que se satisfaga el pedido. Tras su firma y aprobación, se convierte en una protección jurídica para el cliente, ya que el proveedor ha asumido el compromiso de proporcionar los artículos que aparecen en el documento (identificación del producto, cantidad, precio, etc.). Desde la perspectiva del proveedor, el pedido de compra expresa la intención de compra del cliente.

Nota: Se puede cancelar un pedido de compra que aún no esté firmado y pagado.

¿Qué datos debe incluir un pedido de compra?

Para que sea válido, debe contener estos datos:

• el texto en francés «bon de commande» (pedido de compra);
  
• los datos de contacto del proveedor: nombre comercial, razón social, número SIREN o SIRET, número de registro mercantil (RCS) y ciudad de registro, domicilio social, número del impuesto sobre el valor añadido (IVA) y régimen de liquidación (si procede);
  
• los datos de contacto del cliente: nombre, razón social, dirección de facturación y dirección de envío (si el cliente es un profesional, el pedido de compra también debe incluir el número SIREN o SIRET del cliente, el número RCS y el número de IVA);
  
• la fecha de pedido, el número de pedido y el desglose y la descripción de los bienes solicitados, como la cantidad, la marca, etc.;
  
• el precio unitario sin impuestos de cada artículo solicitado, el tipo de IVA aplicable a cada artículo y el importe total de IVA devengado;
  
• el precio total sin impuestos y el precio total con todos los impuestos aplicados;
  
• la fecha de entrega, las condiciones de venta y pago, las condiciones de pago y envío (incluidas las comisiones) y los procedimientos para ejercer el derecho de desistimiento;
  
• el texto en francés «bon pour accord» (en prueba de conformidad) o «lu et approuvé» (visto bueno), seguido de los campos de firma del destinatario y del emisor del pedido de compra.
  

Una vez que se firma el documento, ambas partes asumen un compromiso comercial y el pedido en sí se convierte en vinculante.

¿Dónde puedo encontrar un modelo de pedido de compra?

La Cámara de Comercio Internacional (CCI) ofrece un modelo de pedido de compra que se puede descargar desde su sitio web. También puedes usar un software de gestión de pedidos de compra que se integre con tu software de contabilidad, como Sage o Cegid, y automatice la creación de tus pedidos como comprador.

Si eres proveedor, puedes agilizar tus operaciones de varias formas. Cuando creas una factura con una herramienta de facturación como Stripe Invoicing, puedes añadir hasta cuatro campos personalizados al modelo de factura, lo que te permite incluir el número de pedido de compra pertinente. Para cumplir las disposiciones de la oficina fiscal francesa, la factura debe incluir el número de pedido. Contacta con algún experto de Stripe para saber cómo pueden ayudarte sus soluciones a optimizar tu proceso de facturación y personalizar tus facturas.