Bestellungen, Angebote, Rechnungen: Was ist der Unterschied? Wofür werden diese Dokumente bei Geschäftsvorgängen verwendet und wie können Sie sicherstellen, dass sie den geltenden Vorschriften entsprechen? Die Antworten auf diese Fragen finden Sie im Folgenden. Wir untersuchen alle Aspekte der Bestellung – ein optionales Handelsdokument (das jedoch für den Verkauf von Waren dringend empfohlen wird), das zwischen Käuferinnen/Käufern und Verkäuferinnen/Verkäufern erstellt wird. Lesen Sie unsere Artikel über Angebote und erforderliche Angaben auf Rechnungen, um Ihr Wissen zu diesem Thema zu erweitern.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist eine Bestellung und wozu dient sie?
  
• Ist eine Bestellung zwingend erforderlich?
  
• Was passiert, wenn Sie eine Bestellung aufgeben?
  
• Welche Angaben sollte eine Bestellung enthalten?
  
• Wo finde ich eine Vorlage für eine Bestellung?
  

Was ist eine Bestellung und wozu dient sie?

Eine Bestellung ist ein Handelsdokument, das von der Käuferin oder dem Käufer ausgestellt wird und in dem die einzelnen Posten ihrer bzw. seiner Anfrage an den Anbieter aufgeführt sind. Es dokumentiert die Bestellung, ermöglicht dem Anbieter, seine Rechnung auszustellen (und die Bestellung selbst auszuführen), und verringert das Risiko von Missverständnissen oder Streitfällen, da es alle Einzelheiten der Bestellung formell schriftlich festhält.

Beachten Sie, dass Bestellungen normalerweise für den Verkauf von Waren verwendet werden, wohingegen Angebote besser für den Verkauf von Dienstleistungen geeignet sind. Ein Angebot wird immer von Fachleuten erstellt, die es an ihre Kundinnen und Kunden weiterleiten, während Bestellungen den Käuferinnen und Käufern die Möglichkeit geben, Aufträge an ihre Anbieter zu vergeben.

Ist eine Bestellung zwingend erforderlich?

Eine Bestellung ist zwar nicht zwingend erforderlich, wird aber dringend empfohlen (insbesondere bei Verkäufen von Rohstoffen zwischen Unternehmen). Der Bestellvorgang wird dadurch vereinfacht und organisiert, wovon beide Parteien profitieren, die miteinander ins Geschäft kommen wollen.

Eine Bestellung ist ein praktisches Dokument, das dem Finanzamt nicht übermittelt wird. Trotzdem nimmt es die rechtliche Form eines Vertrags an, sobald es vom Anbieter und von der Käuferin oder dem Käufer unterzeichnet wurde (genau wie ein Angebot).

Was passiert, wenn Sie eine Bestellung aufgeben?

Zunächst muss der Anbieter die Bestellung von der Käuferin oder dem Käufer genehmigen. Anschließend stellt der Anbieter eine vorschriftsmäßige Rechnung aus. Beachten Sie, dass beide Parteien dafür verantwortlich sind, zu überprüfen, ob die Angaben auf der Rechnung mit den Informationen auf der Bestellung übereinstimmen.

Sobald die Rechnung bei der Kundin oder dem Kunden eingeht, stellt die Bestellung einen Vertrag dar, der beide Parteien bindet, bis die oder der Gewerbetreibende die Bestellung erfüllt hat. Wenn eine Bestellung unterschrieben und genehmigt wurde, stellt sie einen Rechtsschutz für die Kundin oder den Kunden dar, da sich die oder der Gewerbetreibende verpflichtet hat, die in dem Dokument aufgeführten Artikel zu liefern (Produktbezeichnung, Menge, Preis usw.). Auf Anbieterseite drückt die Bestellung die Kaufabsicht der Kundin oder des Kunden aus.

Hinweis: Es ist möglich, eine Bestellung zu stornieren, die noch nicht unterzeichnet und bezahlt wurde.

Welche Angaben sollte eine Bestellung enthalten?

Damit eine Bestellung gültig ist, muss sie die folgenden Angaben enthalten:

• Die Formulierung „bon de commande“ (Französisch für „Bestellung“)
  
• Kontaktdaten der bzw. des Gewerbetreibenden: Name und Handelsbezeichnung, SIREN- oder SIRET-Nummer, Rechtsform, Handelsregisternummer (RCS) und Ort der Eintragung, Adresse, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) und Liquidationsstatus (falls zutreffend)
  
• Die Kontaktdaten der Kundin oder des Kunden: Name, Firmenname, Rechnungs- und Lieferadresse (im Falle einer Gewerbekundin oder eines Gewerbekunden muss die Bestellung auch die SIREN- oder SIRET-Nummer der Kundin bzw. des Kunden, die RCS-Nummer und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) enthalten)
  
• Das Bestelldatum, die Bestellnummer sowie die Aufschlüsselung und Beschreibung der bestellten Waren (einschließlich Mengen, Marke usw.)
  
• Den Preis pro Einheit ohne Steuern für jeden bestellten Artikel, den für jeden Artikel geltenden Umsatzsteuersatz und den Gesamtbetrag der geschuldeten Umsatzsteuer
  
• Den Gesamtpreis ohne Steuern und den Gesamtpreis inklusive aller Steuern
  
• Das Lieferdatum, die Verkaufs- und Zahlungsbedingungen, die Zahlungs- und Versandbedingungen (einschließlich der Gebühren) und die Modalitäten der Ausübung des Widerrufsrechts
  
• Die Formulierung „bon pour accord“ („genehmigt“) oder „lu et approuvé“ („gelesen und genehmigt“), gefolgt von Unterschriftsfeldern sowohl für die Empfängerin bzw. den Empfänger als auch für die Auftraggeberin oder den Auftraggeber der Bestellung
  

Nach der Unterzeichnung verpflichten sich beide Parteien zu einer Geschäftsbeziehung. Das Dokument selbst ist verbindlich.

Wo finde ich eine Vorlage für eine Bestellung?

Die Internationale Handelskammer (International Chamber of Commerce, ICC) stellt eine Vorlage für Bestellungen zum Download auf ihrer Website zur Verfügung. Sie können auch eine Auftragsverwaltungssoftware verwenden, die sich in Ihre Buchhaltungssoftware integrieren lässt, wie z. B. Sage oder Cegid, und die die Erstellung Ihrer Aufträge als Einkäufer/in automatisiert.

Wenn Sie ein Anbieter sind, gibt es mehrere Möglichkeiten, Ihre Abläufe zu optimieren. Wenn Sie eine Rechnung mit einem Tool zur Rechnungsstellung wie Stripe Invoicing erstellen, können Sie der Rechnungsvorlage bis zu vier benutzerdefinierte Felder hinzufügen (d. h. Sie können die entsprechende Bestellnummer einfügen). Zur Einhaltung der Vorschriften des französischen Finanzamtes muss Ihre Rechnung die Bestellnummer enthalten. Kontaktieren Sie eine Expertin oder einen Experten von Stripe, um zu erfahren, wie die Lösungen von Stripe Ihnen helfen können, Ihren Rechnungsstellungsprozess zu optimieren und Ihre Rechnungen zu personalisieren.