Möglicherweise müssen Sie im Rahmen Ihrer Geschäftstätigkeit einen Brief schreiben, in dem Sie eine Kundin oder einen Kunden zur Zahlung auffordern. Diese als Mahnschreiben bezeichnete Mitteilung leitet das Verfahren zum gütlichen Zahlungseinzug ein. In diesem Artikel erfahren Sie alles, was Sie über Mahnungen wissen müssen, und auch, wo Sie eine Vorlage für Mahnschreiben für offene Rechnungen finden.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist eine Mahnung und wofür wird sie verwendet?
  
• Warum ist eine Mahnung wichtig?
  
• Wann sollten Sie eine Mahnung versenden?
  
• Was muss eine Mahnung enthalten?
  
• Wo finde ich eine Mahnbriefvorlage für offene Rechnungen?
  

Was ist eine Mahnung und wofür wird sie verwendet?

Eine Mahnung (auch Inkassobrief oder Mahnschreiben genannt) ist dann erforderlich, wenn eine Rechnung nicht innerhalb der gesetzten Frist bezahlt wird. Dieses Schreiben, das ein Unternehmen nach Ablauf der Zahlungsfrist an seine Kundinnen und Kunden sendet, soll die Empfängerin oder den Empfänger daran erinnern, dass die Zahlung für eine bereits erbrachte Dienstleistung oder für verkaufte und gelieferte Waren fällig ist. Von diesem Zeitpunkt an gilt diese Kundin oder dieser Kunde als Schuldnerin oder Schuldner des Unternehmens. Dieses Schreiben stellt also ein gütliches Verfahren dar, das das Unternehmen einleitet, um die Kundinnen und Kunden über ihre Schulden zu informieren, damit sie diese begleichen können.

Warum ist eine Mahnung wichtig?

Eine offene Rechnung kann zu Cashflowproblemen für das betroffene Unternehmen führen. Eine Zahlungserinnerung ist die freundlichste Art, die Kundinnen und Kunden zur Erfüllung ihrer geschäftlichen Verpflichtung aufzufordern und gleichzeitig rechtliche Schritte zu vermeiden.

Wann sollten Sie eine Mahnung versenden?

Rechtlich gesehen können Sie Ihre administrative Mahnung versenden, sobald das Fälligkeitsdatum der Rechnung abgelaufen ist. Sie können Ihr Inkassoverfahren aber auch damit einleiten, dass Sie Ihre Kundin oder Ihren Kunden telefonisch oder per E-Mail nach den Gründen für die Säumnis fragen, bevor Sie auf ein solches Schreiben zurückgreifen. Es könnte zum Beispiel sein, dass Ihre Kundin oder Ihr Kunde die Rechnung einfach verlegt hat. Nach dieser gütlichen Vorgehensweise und im Falle einer längeren Verzugsdauer empfehlen wir Ihnen, ein formelles (aber immer noch höfliches) Mahnschreiben zu versenden.

Wenn die Zahlung nach der Mahnung nicht eingeht, ist das Unternehmen berechtigt, ein zweites (oder sogar drittes) Schreiben zu versenden, um die Kundin oder den Kunden an ihre bzw. seine Verpflichtungen zu erinnern. Bei fortgesetzter Nichtzahlung empfehlen wir, der Kundin oder dem Kunden eine Mahnung zu senden.

Hinweis: Eine Mahnung ist aus rechtlicher Sicht kein Pflichtdokument. Sie können auch direkt ein Mahnschreiben versenden, obwohl dies nicht ratsam ist.

Was muss eine Mahnung enthalten?

Ein Mahnschreiben sollte die folgenden Informationen enthalten:

• Die Nummer der Originalrechnung und das Datum, an dem sie ausgestellt wurde
  
• Den für das Produkt oder die Dienstleistung zu zahlenden Betrag
  
• Das Fälligkeitsdatum der Rechnung
  
• Eine Erinnerung an die Allgemeinen Geschäftsbedingungen und die Verzugszinsen für den Zahlungsverzug sowie an die Folgen der Nichtzahlung (Kosten, Mahnschreiben, Gerichtsverfahren)
  

Eine Kopie der Rechnung als Beleg für die Kundin oder den Kunden ist ebenfalls sinnvoll. Achten Sie darauf, dass die Zahlungsaufforderung freundlich formuliert ist (jede drohende, aggressive, anklagende oder wiederholte Mitteilung kann strafbar sein) und geben Sie sowohl die Kontaktdaten der Kundin oder des Kunden als auch Ihre eigenen Geschäftsdaten an.

Wo finde ich eine Mahnbriefvorlage für offene Rechnungen?

Die französische Post, La Poste, stellt eine effektive und höfliche Mahnbriefvorlage zur Verfügung. Darüber hinaus bietet sie eine Dienstleistung an, über die Sie ein Einschreiben von Ihrem Computer aus versenden können, ohne ein Postamt aufsuchen zu müssen. Um Ihre Inkassoverfahren noch weiter zu vereinfachen, können Sie ein Inkassounternehmen damit beauftragen, Ihre säumige Kundin oder Ihren säumigen Kunden zu kontaktieren.

Alternativ können Sie auch ein fortgeschrittenes Tool zur Rechnungsstellung wie Stripe Billing verwenden, mit dem Sie Zahlungserinnerungen automatisieren können, ohne eine einzige Codezeile schreiben zu müssen. Die individualisierten Workflows von Stripe ermöglichen es Ihnen, Ihre Prozesse zu straffen, die Kommunikation mit Ihren Kundinnen und Kunden zu verbessern und Ihre Inkassomaßnahmen zu optimieren. Kontaktieren Sie eine unserer Expertinnen oder einen unserer Experten, um mehr über das automatische Mahnwesen von Stripe zu erfahren.