Dans le cadre des activités de votre entreprise, vous pouvez avoir besoin de rédiger une lettre exigeant le paiement d’un client. Appelée lettre d’avertissement, cette correspondance déclenche le processus d'encaissement amiable des paiements. Vous trouverez dans cet article tout ce qu’il faut savoir sur la lettre d’avertissement, et notamment où en trouver un modèle pour vos factures impayées.

Que contient cet article?

• Qu’est-ce qu’une lettre d’avertissement et à quoi sert-elle?
  
• Pourquoi une lettre d’avertissement est-elle importante?
  
• Quand devez-vous envoyer une lettre d’avertissement?
  
• Que doit contenir une lettre d’avertissement?
  
• Où puis-je trouver un modèle de lettre d’avertissement pour les factures impayées?
  

Qu'est-ce qu'une lettre d’avertissement et à quoi sert-elle?

Une lettre d’avertissement (également appelée avertissement pressant de payer) est nécessaire lorsqu’une facture n’est pas payée dans les délais impartis. Cette lettre, qu’une entreprise envoie à son client une fois le délai de paiement écoulé, a pour but de rappeler au destinataire que le paiement est dû pour un service déjà rendu ou des marchandises vendues et livrées. Le client est alors considéré comme débiteur de l’entreprise à partir de ce moment. Cette lettre représente donc une procédure amiable engagée par le responsable de l’entreprise pour notifier au client sa dette afin qu’il la règle.

Pourquoi une lettre d’avertissement est-elle importante?

Une facture impayée peut entraîner des problèmes de trésorerie pour l’entreprise affectée. Une lettre de rappel de paiement est le moyen le plus amical d’inciter le client à s’acquitter de ses obligations commerciales tout en évitant une action juridique.

Quand devez-vous envoyer une lettre d’avertissement?

Juridiquement, vous pouvez envoyer votre lettre d’avertissement administrative dès que la date d’échéance de la facture est dépassée. Toutefois, avant de recourir à cette lettre, vous pouvez commencer votre procédure d’encaissement en interrogeant votre client par téléphone ou par courriel sur les raisons de son retard. Par exemple, il se peut que votre client ait simplement égaré la facture. Suite à cette démarche amiable, et en cas de retard prolongé, nous vous conseillons d'envoyer une lettre d’avertissement formelle (mais toujours courtoise).

Si le paiement n’est pas reçu après l’émission de la lettre de relance, l’entreprise est en droit d’émettre une deuxième (voire une troisième) lettre rappelant au client ses obligations. En cas de persistance du défaut de paiement, il est recommandé d’adresser une mise en demeure au client.

Note : Une lettre d’avertissement n'est pas un document obligatoire d’un point de vue juridique. Vous pouvez émettre directement une mise en demeure, bien que cela ne soit pas conseillé.

Que doit contenir une lettre d’avertissement?

Une lettre d’avertissement doit contenir les informations qui suivent :

• Le numéro de la facture d’origine et sa date d’émission.
  
• Le montant dû pour le produit ou le service
  
• La date d’échéance de la facture
  
• Un rappel des conditions de vente et des pénalités de retard, ainsi que des conséquences du défaut de paiement (frais, mise en demeure, procédure juridique).
  

Inclure une copie de la facture pour que le client puisse s’y référer est également une bonne pratique. Veillez à ce que la demande de paiement soit faite à l’amiable (toute correspondance menaçante, agressive, accusatrice ou répétée peut être punie par la loi) et indiquez les coordonnées du client ainsi que celles de votre entreprise.

Où puis-je trouver un modèle de lettre d’avertissement pour les factures impayées?

Le service postal français, La Poste, propose un modèle de lettre d’avertissement efficace et courtoise. Il propose également un service qui vous permet d'envoyer une lettre recommandée à partir de votre ordinateur, sans avoir à vous rendre dans un bureau de poste. Pour simplifier encore vos procédures d'encaissement, vous pouvez faire appel à une entreprise de recouvrement pour contacter votre client en retard de paiement.

Vous pouvez également utiliser un outil de facturation avancé tel que Stripe Billing, qui vous permet d’automatiser les rappels de paiement sans avoir à écrire une seule ligne de code. Les flux de travail personnalisés de Stripe vous permettent de rationaliser vos processus, d’améliorer la communication avec votre clientèle et d’optimiser vos efforts d’encaissement. Contactez l’un de nos experts pour en apprendre davantage sur les services de relance automatisée de Stripe.