Puede que necesites redactar una carta para reclamar pagos a los clientes como parte de tus operaciones comerciales. Se trata de un documento conocido como «carta de reclamación de pago», cuya finalidad es iniciar el proceso para cobrar pagos de forma amistosa. En este artículo te explicamos todo lo que debes saber sobre las cartas de reclamación de pago, incluso dónde encontrar un modelo para reclamar tus facturas pendientes.
¿De qué trata este artículo?
- ¿Qué es una carta de reclamación de pago y para qué sirve?
- ¿A qué se debe la importancia de una carta de reclamación de pago?
- ¿Cuándo debes enviar una carta de reclamación de pago?
- ¿Qué datos debe incluir una factura de reclamación de pago?
- ¿Dónde puedo encontrar un modelo de carta de reclamación de pago para cobrar las facturas pendientes?
¿Qué es una carta de reclamación de pago y para qué sirve?
Una carta de reclamación de pago (conocida también como «carta de cobro» o «carta recordatoria») sirve para reclamar una factura no pagada dentro del plazo previsto. Con esta carta, que una empresa envía a su cliente una vez que ha vencido el plazo de pago, se pretende recordar al destinatario que ya ha pasado la fecha límite de pago de un servicio que ya se ha prestado o de bienes que se le han vendido y entregado. A partir de ese momento, se considera que el cliente tiene una deuda con la empresa. Por tanto, se trata de un documento con el que un profesional de la empresa inicia un procedimiento amistoso para avisar al cliente de la deuda con el fin de que pueda liquidarla.
¿A qué se debe la importancia de una carta de reclamación de pago?
Una factura pendiente puede ocasionar problemas de flujo de caja a la empresa afectada. Una carta recordatoria de pago es la forma más amistosa de pedir al cliente que cumpla su obligación comercial y evitar así acciones legales.
¿Cuándo debes enviar una carta de reclamación de pago?
Por ley, puedes enviar la carta de reclamación de pago administrativa en cuanto haya pasado la fecha de vencimiento. Sin embargo, antes de hacerlo, es conveniente que te pongas en contacto con el cliente por teléfono o por correo electrónico y que le preguntes a qué se debe el retraso. Por poner un ejemplo, el cliente podría haber extraviado la factura. No obstante, si el retraso se prolonga, te recomendamos que sigas este enfoque amistoso y le envíes una carta de reclamación de pago formal, pero siempre cordial.
Si no recibes el pago después de enviar la carta, tienes derecho a enviar una segunda o tercera carta para recordar al cliente sus obligaciones. Si, aun así, no paga, te recomendamos que le envíes un emplazamiento.
Nota: Una carta de reclamación de pago no es un documento obligatorio a efectos legales. De hecho, puedes enviar un emplazamiento directamente, aunque no es aconsejable.
¿Qué datos debe incluir una factura de reclamación de pago?
Una carta de reclamación de pago debe contener los siguientes datos:
- el número y la fecha de emisión de la factura original;
- el importe adeudado por el producto o servicio;
- la fecha de vencimiento de la factura;
- un recordatorio de los términos y condiciones de venta y de las penalizaciones por demora, así como las consecuencias por impago (costes, emplazamientos y procedimientos judiciales).
También es conveniente incluir una copia de la factura como referencia para el cliente. Asegúrate de que la solicitud de pago tenga un tono amistoso (la ley prohíbe la correspondencia amenazante, agresiva, acusatoria o reiterada) y de incluir en ella la información de contacto del cliente y los datos de tu empresa.
¿Dónde puedo encontrar un modelo de carta de reclamación de pago para cobrar las facturas pendientes?
El servicio postal francés, La Poste, ofrece un modelo de carta de reclamación de pago eficaz y amistosa. También dispone de un servicio para que envíes una carta certificada desde tu ordenador, sin tener que ir a una oficina de correos. Para simplificar todavía más los procedimientos de cobro, puedes recurrir a una empresa de gestión de cobros para que contacte con el cliente en mora.
Otra opción es que uses una herramienta de facturación avanzada, como Stripe Billing, que te permite automatizar los recordatorios de pago sin tener que escribir ni una sola línea de código. Los flujos de trabajo personalizados de Stripe te permiten agilizar tus procesos, mejorar la comunicación con tus clientes y optimizar tus tareas de cobro. Contacta con alguno de nuestros expertos para recibir más información sobre los servicios automatizados de reclamación de pago de Stripe.