Du kan behöva skriva ett brev för att kräva betalning från en kund som en del av ditt företag. Detta är ett kravbrev, s.k. dunning-brev, och utlöser processen för en vänligt sinnad inkassering av betalning. Den här artikeln tar upp allt du behöver veta om dunning-brev, inklusive var du hittar en mall för dina utestående fakturor.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är ett dunning-brev och vad används det till?
  
• Varför är ett dunning-brev viktigt?
  
• När ska man skicka ett dunning-brev?
  
• Vad måste ett dunning-brev innehålla?
  
• Var hittar jag en mall för dunning-brev för utestående fakturor?
  

Vad är ett dunning-brev och vad används det till?

Ett dunning-brev (även kallat kravbrev eller påminnelsebrev) krävs när en faktura inte betalas inom den anvisade tiden. Detta brev, som ett företag skickar till sin kund när betalningsperioden har löpt ut, är avsett att påminna mottagaren om att betala för en redan utförd tjänst eller för sålda och levererade varor. Kunden anses sedan stå i skuld till företaget från och med nu. Detta brev utgör därför ett förfarande i godo som inletts av företaget för att informera kunden om deras skuld så att de kan avräkna den.

Varför är ett dunning-brev viktigt?

En utestående faktura kan orsaka kassaflödesproblem för det drabbade företaget. Ett påminnelsebrev om betalning är det mest vänskapliga sättet att uppmana kunden att uppfylla sin affärsskyldighet samtidigt som juridiska åtgärder undviks.

När ska man skicka ett dunning-brev?

Juridiskt sett kan du skicka ditt administrativa dunning-brev så snart fakturans förfallodatum har passerat. Du kan dock vilja inleda förfarandet genom att fråga din kund via telefon eller e-post om orsakerna till förseningen innan du går vidare med detta brev. Det kan till exempel vara så att din kund helt enkelt har tappat bort fakturan. I enlighet med detta vänliga tillvägagångssätt och i händelse av en förlängd försening rekommenderar vi att du skickar ett formellt (men artigt) dunning-brev.

Om betalning inte inkommer efter att dunning-brevet har skickats har företaget rätt att utfärda ett andra (eller till och med tredje) brev som påminner kunden om deras skyldigheter. Om betalningen fortsätter att utebli rekommenderar vi att du skickar ett formellt meddelande till kunden.

Obs! Ett dunning-brev är inte ett obligatoriskt dokument ur en juridisk synvinkel. Du kan utfärda ett formellt meddelande direkt, även om detta inte rekommenderas.

Vad måste ett dunning-brev innehålla?

Ett dunning-brev ska innehålla följande information:

• Det ursprungliga fakturanumret och datum då den utfärdades
  
• Det belopp som ska betalas för produkten eller tjänsten
  
• Fakturans förfallodatum
  
• En påminnelse om försäljningsvillkoren och påföljderna för sena betalningar samt konsekvenserna av att inte betala (kostnader, formellt meddelande, juridiska förfaranden)
  

Det är även bra praxis att inkludera en kopia av fakturan för kundens referens. Se till att göra begäran om betalning i godo (all hotfull, aggressiv, anklagande eller upprepad korrespondens kan vara straffbar enligt lag) och ange kundens kontaktuppgifter samt dina egna företagsuppgifter.

Var hittar jag en mall för dunning-brev för utestående fakturor?

Den franska posttjänsten, La Poste, tillhandahåller en effektiv och artig mall för dunning-brev. Här tillhandahålls även en tjänst som gör att du kan skicka ett rekommenderat brev från din dator – utan att behöva gå till ett postkontor. För att ytterligare förenkla din inkassering kan du anlita ett inkassoföretag för att kontakta din sent betalande kund.

Alternativt kan du använda ett avancerat faktureringsverktyg som Stripe Billing som låter dig automatisera betalningspåminnelser utan att behöva skriva en enda rad kod. Stripes anpassade arbetsflöden gör det möjligt för dig att effektivisera dina processer, förbättra kommunikationen med dina kunder och optimera din debitering. Kontakta en av våra experter för att få mer information om Stripes automatiserade dunning-tjänster.