Você pode precisar escrever uma carta exigindo pagamento de um cliente como parte das operações da sua empresa. Conhecida como carta de cobrança, esta correspondência aciona o processo de cobrança amigável de pagamento. Este artigo abrange tudo o que você precisa saber sobre cartas de cobrança, incluindo onde encontrar um modelo de carta de cobrança para suas faturas pendentes.

O que você vai encontrar neste artigo?

• O que é uma carta de cobrança e para que serve?
  
• Por que uma carta de cobrança é importante?
  
• Quando você deve enviar uma carta de cobrança?
  
• O que uma carta de cobrança precisa conter?
  
• Onde posso encontrar um modelo de carta de cobrança para faturas pendentes?
  

O que é uma carta de cobrança e para que serve?

Uma carta de cobrança (também conhecida como carta de cobrança ou carta de lembrete) é exigida quando uma fatura não é paga dentro do prazo atribuído. Esta carta, que uma empresa envia ao seu cliente depois do prazo de pagamento, tem o objetivo de lembrar ao beneficiário que o pagamento é devido por um serviço já prestado ou por mercadorias vendidas e entregues. O cliente é então considerado como devedor à empresa a partir deste ponto. Esta carta, portanto, representa um procedimento amigável iniciado pela empresa profissional para notificar o cliente de sua dívida para liquidá-la.

Por que uma carta de cobrança é importante?

Uma fatura pendente pode causar problemas de fluxo de caixa para a empresa afetada. Uma carta de lembrete de pagamento é a maneira mais amigável de incentivar o cliente a cumprir sua obrigação da empresa evitando ações jurídicas.

Quando você deve enviar uma carta de cobrança?

Legalmente, você pode enviar sua carta de cobrança administrativa assim que a data de vencimento da fatura tiver passado. No entanto, você pode querer iniciar seu procedimento de cobrança perguntando ao cliente por telefone ou e-mail sobre as razões do atraso antes de recorrer a esta carta. Por exemplo, seu cliente pode ter simplesmente perdido a fatura. Seguindo essa abordagem amigável, e em caso de atraso prolongado, recomendamos enviar uma carta de cobrança formal (ainda cortesia).

Se o pagamento não for recebido após a emissão da carta de cobrança, a empresa tem o direito de emitir uma segunda (ou até mesmo terceira) carta lembrando o cliente de suas obrigações. Em caso de inadimplência, recomendamos enviar ao cliente um aviso formal.

Observação: uma carta de cobrança não é um documento obrigatório do ponto de vista jurídico. Você pode avançar e emitir um aviso formal diretamente, embora isso não seja aconselhável.

O que uma carta de cobrança precisa conter?

A carta de cobrança deve conter as seguintes informações:

• O número da fatura original e a data em que foi emitida
  
• O valor devido pelo produto ou serviço
  
• Data de vencimento da fatura
  
• Um lembrete dos termos e condições de venda e das penalidades por atraso de pagamento, bem como das consequências do não pagamento (custos, aviso formal, processos jurídicos)
  

Incluir uma cópia da fatura para referência do cliente também é uma prática recomendada: certifique-se de fazer a solicitação de pagamento amigável (qualquer correspondência ameaçadora, agressiva, acusatória ou repetida pode ser punida por lei) e de indicar os dados de contato do cliente, bem como os dados da sua empresa.

Onde posso encontrar um modelo de carta de cobrança para faturas pendentes?

O serviço postal francês, La Poste, fornece um modelo de carta de cobrança eficaz e educado. Ele também fornece um serviço que permite que você envie uma carta registrada a partir de seu computador - sem ter que ir para um escritório postal. Para simplificar ainda mais seus procedimentos de cobrança, você pode contratar uma empresa de cobrança para entrar em contato com seu cliente atrasado.

Como alternativa, você pode usar uma ferramenta avançada de faturamento, como o Stripe Billing, que permite automatizar lembretes de pagamento sem precisar escrever uma única linha de código. Os fluxos de trabalho personalizados da Stripe permitem simplificar seus processos, melhorar a comunicação com seus clientes e otimizar seus esforços de cobrança. Fale com um de nossos especialistas para saber mais sobre os serviços automatizados de cobrança da Stripe.