คุณอาจต้องเขียนจดหมายทวงถามการชำระเงินจากลูกค้า ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของการดำเนินธุรกิจ จดหมายฉบับนี้เรียกว่าหนังสือการติดตามหนี้ ซึ่งเป็นจุดเริ่มต้นของกระบวนการเรียกเก็บเงินโดยสมัครใจ บทความนี้มีข้อมูลครอบคลุมทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับหนังสือการติดตามหนี้ รวมถึงวิธีการหาแบบฟอร์มหนังสือการติดตามหนี้สำหรับใบแจ้งหนี้ที่ยังค้างชำระอยู่ของคุณ

เนื้อหาหลักในบทความ

• หนังสือการติดตามหนี้คืออะไรและใช้ทำอะไร
  
• เหตุใดหนังสือการติดตามหนี้จึงมีความสำคัญ
  
• คุณควรส่งหนังสือการติดตามหนี้เมื่อใด
  
• หนังสือการติดตามหนี้ต้องมีเนื้อหาอะไรบ้าง
  
• ฉันจะหาแบบฟอร์มหนังสือการติดตามหนี้สำหรับใบแจ้งหนี้ที่ค้างชำระได้ที่ไหน
  

หนังสือการติดตามหนี้คืออะไรและใช้ทำอะไร

จำเป็นต้องมีหนังสือการติดตามหนี้ (หรือที่เรียกว่าหนังสือการเรียกเก็บเงินหรือหนังสือเตือน) เมื่อใบแจ้งหนี้ไม่ได้รับการชำระเงินภายในเวลาที่กำหนด หนังสือฉบับนี้ ซึ่งเป็นหนังสือที่ธุรกิจส่งถึงลูกค้าเมื่อพ้นกำหนดชำระเงินแล้ว มีวัตถุประสงค์เพื่อเตือนผู้รับว่าถึงกำหนดชำระค่าบริการที่ได้รับไปแล้วหรือสำหรับสินค้าที่ขายและส่งมอบแล้ว โดยจะถือว่าลูกค้ามีหนี้ต่อบริษัทนับจากนี้เป็นต้นไป หนังสือฉบับนี้จึงเป็นกระบวนการเจรจาต่อรองที่เริ่มต้นโดยผู้ดำเนินธุรกิจ เพื่อแจ้งให้ลูกค้าทราบถึงหนี้ของตน จะได้สามารถชำระเงินได้

เหตุใดหนังสือการติดตามหนี้จึงมีความสำคัญ

ใบแจ้งหนี้ที่ค้างชำระอาจสร้างปัญหาด้านกระแสเงินสดให้กับบริษัทที่ได้รับผลกระทบ หนังสือเตือนให้ชำระเงินจึงเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการกระตุ้นให้ลูกค้าปฏิบัติตามภาระผูกพันทางธุรกิจ โดยไม่เกิดการฟ้องร้องทางกฎหมาย

คุณควรส่งหนังสือการติดตามหนี้เมื่อใด

ตามกฎหมาย คุณสามารถส่งหนังสือการติดตามหนี้ทางปกครองได้ทันทีที่ผ่านวันครบกำหนดชำระเงินในใบแจ้งหนี้ อย่างไรก็ตาม คุณอาจต้องการเริ่มกระบวนการเรียกเก็บเงินโดยสอบถามลูกค้าทางโทรศัพท์หรืออีเมลก่อนถึงสาเหตุของความล่าช้า ก่อนที่จะใช้หนังสือฉบับนี้ ตัวอย่างเช่น ลูกค้าของคุณอาจทำใบแจ้งหนี้หาย ด้วยวิธีการที่เป็นมิตรดังกล่าวนี้ และในกรณีที่เกิดความล่าช้าเป็นเวลานาน เราขอแนะนำให้ส่งหนังสือการเรียกเก็บเงินอย่างเป็นทางการ (แต่ยังคงสุภาพอยู่)

หากไม่ได้รับการชำระเงินหลังจากออกหนังสือการติดตามหนี้แล้ว ธุรกิจมีสิทธิ์ออกหนังสือเตือนฉบับที่ 2 (หรือแม้กระทั่งฉบับที่ 3) เพื่อเตือนลูกค้าถึงภาระผูกพัน หากลูกค้ายังคงผิดนัดชำระเงิน เราขอแนะนำให้ส่งหนังสือแจ้งอย่างเป็นทางการ

_หมายเหตุ: _ หนังสือการติดตามหนี้ไม่ถือเป็นเอกสารบังคับทางกฎหมาย ดังนั้นคุณสามารถออกหนังสือแจ้งอย่างเป็นทางการได้โดยตรง แม้ว่าจะไม่แนะนำให้ทำเช่นนั้นก็ตาม

หนังสือการติดตามหนี้ต้องมีเนื้อหาอะไรบ้าง

หนังสือการติดตามหนี้ควรมีข้อมูลต่อไปนี้

• หมายเลขใบแจ้งหนี้ต้นฉบับและวันที่ออกใบแจ้งหนี้
  
• จำนวนเงินค่าผลิตภัณฑ์หรือบริการที่ต้องชำระ
  
• วันครบกำหนดชำระของใบแจ้งหนี้
  
• การเตือนความจำถึงข้อกำหนดและเงื่อนไขทางการขาย ค่าปรับการชำระเงินล่าช้า รวมถึงผลที่ตามมาจากการไม่ชำระเงิน (ค่าใช้จ่าย หนังสือแจ้งอย่างเป็นทางการ กระบวนการทางกฎหมาย)
  

การรวมสำเนาใบแจ้งหนี้ไว้เป็นหลักฐานอ้างอิงสำหรับลูกค้าก็ถือเป็นแนวทางปฏิบัติที่ดีเช่นกัน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคำขอชำระเงินเป็นไปด้วยความสมัครใจ (การข่มขู่ การใช้กำลัง การกล่าวหา หรือการติดต่อซ้ำๆ อาจมีโทษตามกฎหมาย) และต้องระบุรายละเอียดการติดต่อของลูกค้า รวมถึงรายละเอียดธุรกิจของคุณไว้ด้วย

ฉันจะหาแบบฟอร์มหนังสือการติดตามหนี้สำหรับใบแจ้งหนี้ที่ค้างชำระได้ที่ไหน

บริการไปรษณีย์ฝรั่งเศส La Poste ให้บริการแบบฟอร์มหนังสือการติดตามหนี้ที่มีประสิทธิภาพและสุภาพเรียบร้อย นอกจากนี้ ยังให้บริการที่ช่วยให้คุณส่งจดหมายลงทะเบียนจากคอมพิวเตอร์ได้โดยไม่ต้องไปที่ไปรษณีย์ โดยคุณสามารถจ้างบริษัททวงหนี้ให้ติดต่อลูกค้าที่ชำระเงินล่าช้าของตนเองได้เพื่อลดความยุ่งยากของขั้นตอนการเรียกเก็บเงิน

หรืออีกทางเลือกหนึ่ง คุณสามารถใช้เครื่องมือออกใบแจ้งหนี้ขั้นสูงอย่าง Stripe Billing ซึ่งช่วยให้คุณสร้างการแจ้งเตือนการชำระเงินอัตโนมัติโดยไม่ต้องเขียนโค้ดแม้แต่บรรทัดเดียว เวิร์กโฟลว์ที่ปรับแต่งได้ของ Stripe ช่วยให้คุณปรับปรุงกระบวนการต่างๆ พัฒนาการสื่อสารกับลูกค้า และเพิ่มประสิทธิภาพในการเรียกเก็บเงิน ติดต่อผู้เชี่ยวชาญของเราเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับบริการติดตามหนี้อัตโนมัติของ Stripe