Dans le cadre de vos opérations commerciales, il se peut que vous soyez obligé(e) de rédiger une lettre pour réclamer un paiement auprès d’un client. Cette correspondance, nommée lettre de relance, déclenche un processus amiable de recouvrement de paiement. Dans cet article, vous trouverez tout ce que vous devez savoir sur le courrier de relance, y compris où trouver un modèle de lettre pour relancer vos factures impayées.
Sommaire
- Qu’est qu’une lettre de relance et à quoi sert-elle ?
- Pourquoi la lettre de relance est-elle importante ?
- Quand envoyer une lettre de relance ?
- Que doit contenir la lettre de relance ?
- Où accéder à un modèle de lettre de relance pour les factures impayées ?
Qu’est qu’une lettre de relance et à quoi sert-elle ?
Une lettre de relance (aussi appelée lettre de recouvrement ou lettre de rappel) est nécessaire lorsqu’une facture demeure impayée dans le temps imparti. Ce courrier, que le professionnel envoie à son client une fois le délai de paiement dépassé, vise à rappeler au destinataire qu’un paiement est dû dans le cadre d’un service déjà rendu ou d’une marchandise vendue et livrée. Le client est à ce moment-là considéré comme endetté vis-à-vis de l’entreprise. Cette lettre représente donc une procédure amiable initiée par le professionnel qui notifie le client de sa dette pour qu’il ou elle s’en acquitte.
Pourquoi la lettre de relance est-elle importante ?
Une facture impayée peut causer des problèmes de trésorerie pour l’entreprise concernée. La lettre de rappel de paiement est la manière la plus cordiale d’inciter le client de répondre à son obligation commerciale tout en évitant le recours à une action judiciaire.
Quand envoyer une lettre de relance ?
Juridiquement, vous pouvez envoyer votre lettre de relance administrative dès que la date d'échéance de la facture est dépassée. Toutefois, avant de recourir à cette lettre, vous pouvez lancer votre procédure de recouvrement en demandant à votre client, par téléphone ou par email, les raisons du délai. Il se peut, par exemple, que votre client ait tout simplement égaré la facture. Suite à cette démarche amiable et en cas de délai prolongé, il est recommandé d’envoyer une lettre de relance formelle (mais toujours courtoise).
Si vous ne recevez pas de paiement après l’émission de votre courrier de relance, vous avez le droit, en tant que professionnel, d’établir une deuxième (voire une troisième) lettre rappelant à votre client ses obligations. En cas de non-paiement continu, nous vous conseillons d’envoyer une mise en demeure à votre client.
Bon à savoir : la lettre de relance n’est pas un document obligatoire du point de vue juridique. Vous pouvez directement procéder à une mise en demeure, bien que ceci soit déconseillé.
Que doit contenir la lettre de relance ?
Une lettre de relance doit contenir les informations suivantes :
- le numéro et la date d'émission de la facture initiale ;
- le montant dû de la prestation de service ou du produit ;
- la date d'échéance de la facture ;
- le rappel des conditions de vente et des pénalités de retard, ainsi que les conséquences de non-paiement (frais, mise en demeure, démarches judiciaires).
Une bonne pratique est d’inclure une copie de la facture pour que le client puisse l’avoir comme référence. N’oubliez pas de faire cordialement la demande de paiement (car toute correspondance menaçante, agressive, accusatoire ou répétée peut être punie par la loi) et de mentionner les coordonnées du client ainsi que vos coordonnées professionnelles.
Où accéder à un modèle de lettre de relance pour les factures impayées ?
La Poste vous propose un modèle de lettre de relance efficace et courtois à suivre ainsi qu’un service qui vous permet d’envoyer une lettre en recommandé depuis votre ordinateur, sans devoir vous rendre à un bureau de poste. Pour simplifier davantage vos démarches de recouvrement, vous pouvez faire appel à une société de recouvrement qui se chargera de contacter votre client mauvais payeur.
Autrement, vous pouvez recourir à un outil de facturation avancé comme Stripe Billing qui vous permet d’automatiser les relances de paiement sans avoir à écrire une seule ligne de code. Grâce aux flux personnalisés de Stripe, vous pouvez rationaliser vos processus, améliorer la communication avec vos clients et optimiser vos efforts de recouvrement. Pour en savoir plus sur les automatisations de relance qu’offre Stripe, contactez l’un de nos experts.