ビジネス運営の一環として、顧客に対し支払いを要求する書面を作成しなければならない場合があります。督促状として知られるこの書類は、円満な支払い回収プロセスを開始するためのものです。この記事は、督促状について知っておくべき詳細な内容を扱っており、未払いのインボイスに対する督促状のテンプレートを入手する方法についても説明しています。

この記事の内容

• 督促状の意味と使用方法
  
• 督促状が重要である理由
  
• 督促状を送付する適切なタイミング
  
• 督促状に含めるべき内容
  
• 未払いのインボイスに対する督促状のテンプレートを入手する方法
  

督促状の意味と使用方法

期限内にインボイスに対する支払いが行われない場合は、督促状 (回収通知書またはリマインダーレターとも呼ばれる) が必要となります。この書面は、提供済みサービスや販売および配送済みの商品に対する支払い期限が過ぎた後、企業から顧客に送付されるものであり、受領者に対し、支払いについて注意を喚起することを目的としています。督促状の受領時点から、顧客は会社に対して、債務を有するものとしてみなされます。従って、この書簡は、事業者が顧客に債務を通知し、解決できるようにするための友好的な手続きを意味します。

督促状が重要である理由

未払いのインボイスは、対象企業にとっては、資金繰りの問題の要因となる可能性があります。支払い督促状は、法的措置を回避しつつ、顧客に対しビジネス上の義務の履行を促す、最も友好的な方法と言えます。

督促状を送付する適切なタイミング

法的には、請求書の支払い期日が過ぎた時点ですぐに督促状を送付することができます。ただし、顧客にこの書類を送付する前に、電話やメールで遅延の理由を尋ねるなら、回収手続きをスムーズに進めることができるでしょう。たとえば、顧客が単にインボイスを紛失しただけかもしれません。このような友好的なアプローチをとった後も遅延が続く場合には、正式な (ただし引き続き丁寧な) 督促状を送付することをお勧めします。

督促状が発行された後も支払いがない場合、事業者は顧客に対して 2 通目 (あるいは 3 通目) の督促状を発行する権利があります。未納状態が継続する場合は、正式な通知書を送付することをお勧めします。

注: 督促状は、法的な観点から見て必須の書類ではありません。直接、正式な通知書を送付することも可能ですが、これはお勧めできません。

督促状に含めるべき内容

督促状には、少なくとも以下の情報が含まれている必要があります。

• 元のインボイス番号と発行日
  
• 商品またはサービスの代金
  
• インボイスの期日
  
• 販売条件、支払い遅延損害金、および支払いを怠った場合に生じる結果 (費用、正式な通知、法的手続き) についての注意喚起
  

顧客が参照できるように、インボイスのコピーを添付することも有効です。支払いの請求は友好的なものとなるように努め (脅迫的、攻撃的、非難的な内容や、度重なる送付は法律で罰せられる可能性があります)、顧客の連絡先ならびに自社の事業詳細を明記するようにします。

未払いのインボイスに対する督促状のテンプレートを入手する方法

フランスの郵政当局 La Poste のサイトで、効果的かつ礼儀正しい督促状のテンプレートを入手できます。コンピューターから登録された書類を郵便局に行かずに送付できるサービスも提供されています。債権回収の手続きをさらに簡素化したい場合、滞納している顧客に連絡するために回収会社に依頼することもできます。

または、プログラミングコードを一切記述することなく、支払いのリマインダーを自動化できる高度なインボイス作成ツール、Stripe Billing の使用を検討することもできます。Stripe のカスタマイズされたワークフローによって、プロセスを合理化し、顧客とのコミュニケーションを向上させ、回収に必要なリソースを最適化できます。Stripe の担当者に問い合わせて、Stripe の自動督促サービスの詳細についてご確認ください。