Misschien moet je wel eens een brief sturen naar een klant om betaling te vragen. Dit wordt een aanmaningsbrief genoemd en is de eerste stap om op een vriendelijke manier geld te innen. In dit artikel vind je alles wat je moet weten over aanmaningsbrieven, inclusief waar je een sjabloon voor een aanmaningsbrief voor je openstaande facturen kunt vinden.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een aanmaningsbrief en waarvoor wordt die gebruikt?
  
• Waarom is een aanmaningsbrief belangrijk?
  
• Wanneer moet je een aanmaningsbrief sturen?
  
• Wat moet er in een aanmaningsbrief staan?
  
• Waar kan ik een sjabloon vinden voor een aanmaningsbrief voor openstaande facturen?
  

Wat is een aanmaningsbrief en waarvoor wordt deze gebruikt?

Een aanmaningsbrief (ook wel incassobrief of herinneringsbrief genoemd) is nodig als een factuur niet op tijd betaald wordt. Deze brief, die een bedrijf naar zijn klant stuurt als de betalingstermijn voorbij is, is bedoeld om de ontvanger eraan te herinneren dat hij moet betalen voor een dienst die al geleverd is of voor goederen die al verkocht en geleverd zijn. De klant wordt vanaf dat moment beschouwd als een schuldenaar van het bedrijf. Deze brief is dus een vriendelijke manier waarop het bedrijf de klant laat weten dat hij een schuld heeft, zodat hij die kan betalen.

Waarom is een aanmaningsbrief belangrijk?

Een openstaande factuur kan zorgen voor cashflowproblemen voor het bedrijf dat ermee te maken heeft. Een betalingsherinnering is de vriendelijkste manier om de klant eraan te herinneren zijn zakelijke verplichtingen na te komen, zonder dat er juridische stappen nodig zijn.

Wanneer moet je een aanmaningsbrief sturen?

Juridisch gezien kan je je administratieve aanmaningsbrief versturen zodra de vervaldatum van de factuur is verstreken. Het is echter raadzaam om eerst telefonisch of per e-mail bij je klant te informeren naar de redenen voor de vertraging, voordat je je toevlucht neemt tot deze brief. Het kan bijvoorbeeld zijn dat je klant de factuur gewoon kwijt is geraakt. Na deze minnelijke benadering en in geval van langdurige vertraging raden we je aan een formele (maar nog steeds beleefde) aanmaningsbrief te versturen.

Als de betaling na het versturen van de aanmaningsbrief nog steeds niet is ontvangen, mag je een tweede (of zelfs derde) brief sturen om de klant aan zijn verplichtingen te herinneren. Als de klant nog steeds niet betaalt, raden we je aan om een formele kennisgeving te sturen.

Opmerking: een aanmaningsbrief is vanuit juridisch oogpunt geen verplicht document. Je kunt direct een formele kennisgeving sturen, hoewel dit niet aan te raden is.

Wat moet er in een aanmaningsbrief staan?

Een aanmaningsbrief moet de volgende info bevatten:

• Het originele factuurnummer en de datum waarop deze is uitgegeven
  
• Het bedrag dat je moet betalen voor het product of de dienst
  
• De vervaldatum van de factuur
  
• Een herinnering aan de verkoopvoorwaarden en de boetes voor te late betaling, en wat er gebeurt als je niet betaalt (kosten, aanmaning, juridische stappen)
  

Het is ook handig om een kopie van de factuur mee te sturen voor de klant. Zorg ervoor dat je de betalingsaanvraag vriendelijk houdt (dreigende, agressieve, beschuldigende of herhaalde brieven kunnen strafbaar zijn) en vermeld de contactgegevens van de klant en je eigen bedrijfsgegevens.

Waar vind ik een sjabloon voor een aanmaningsbrief voor openstaande facturen?

De Franse postdienst, La Poste, heeft een handig en beleefd sjabloon voor aanmaningsbrieven. Ze hebben ook een service waarmee je een aangetekende brief vanaf je computer kunt versturen, zonder dat je naar het postkantoor hoeft te gaan. Om je incassoprocedures nog makkelijker te maken, kun je een incassobureau inhuren om contact op te nemen met je klanten die te laat betalen.

Je kunt ook een geavanceerde facturatietool gebruiken, zoals Stripe Billing, waarmee je betalingsherinneringen kunt automatiseren zonder ook maar één regel code te schrijven. Met de aangepaste workflows van Stripe kun je je processen stroomlijnen, de communicatie met je klanten verbeteren en je incasso-inspanningen optimaliseren. Neem contact op met een van onze experts voor meer informatie over de geautomatiseerde aanmaningsdiensten van Stripe.