Può capitare di dover scrivere una lettera per richiedere il pagamento a un cliente nell'ambito delle normali procedure operative aziendali. Conosciuta come lettera di sollecito, questa comunicazione avvia il processo di riscossione amichevole dei pagamenti. Questo articolo tratta tutto quello che c'è da sapere sulle lettere di sollecito, compreso dove trovare un modello di lettera di sollecito per le tue fatture in sospeso.

Contenuto dell'articolo

• Che cos'è una lettera di sollecito e a cosa serve?
  
• Perché sono importanti le lettere di sollecito?
  
• Quando è il caso di inviare una lettera di sollecito?
  
• Quali informazioni deve includere una lettera di sollecito?
  
• Dove posso trovare un modello di lettera di sollecito per fatture in sospeso?
  

Che cos'è una lettera di sollecito e a cosa serve?

Una lettera di sollecito (nota anche come lettera di riscossione o lettera promemoria) è necessaria quando una fattura non viene saldata entro i termini previsti. Questa lettera, inviata da un'attività ai propri clienti una volta scaduto il termine di pagamento, ha lo scopo di ricordare al destinatario che è dovuto il pagamento per un servizio già reso o per beni venduti e consegnati. Da questo momento in poi il cliente è considerato in debito con l'azienda. Questa lettera rappresenta quindi una procedura amichevole avviata dall'azienda o dal professionista per informare il cliente del suo debito in modo che possa saldarlo.

Perché sono importanti le lettere di sollecito?

Una fattura insoluta può causare problemi di flusso di cassa all'azienda interessata. Una lettera di sollecito di pagamento è il modo più amichevole per ricordare al cliente di adempiere ai suoi obblighi commerciali evitando azioni legali.

Quando è il caso di inviare una lettera di sollecito?

Dal punto di vista legale, puoi inviare la lettera di sollecito amministrativo non appena trascorre la data di scadenza della fattura. Tuttavia, prima di ricorrere a questa lettera, può essere preferibile avviare la procedura di riscossione chiedendo al cliente, per telefono o via email, le ragioni del ritardo. Ad esempio, il cliente potrebbe aver semplicemente smarrito la fattura. Dopo questo approccio amichevole, e in caso di ritardo prolungato, consigliamo di inviare una lettera di sollecito formale (ma sempre cortese).

Se il pagamento non viene ricevuto dopo l'invio della lettera di sollecito, l'attività ha il diritto di inviare una seconda (o addirittura una terza) lettera per ricordare al cliente i suoi obblighi. Se il problema persiste, consigliamo di inviare al cliente una notifica ufficiale.

Nota: la lettera di sollecito non è un documento obbligatorio dal punto di vista legale. Puoi procedere direttamente all'invio di una notifica ufficiale, anche se non è consigliabile.

Quali informazioni deve includere una lettera di sollecito?

Una lettera di sollecito dovrebbe contenere le seguenti informazioni:

• Il numero e la data di emissione della fattura originale
  
• L'importo dovuto per il prodotto o il servizio
  
• La data di scadenza della fattura
  
• Un promemoria dei termini e delle condizioni di vendita e delle penali per i ritardi di pagamento, nonché delle conseguenze del mancato pagamento (spese, notifica ufficiale, procedimento legale)
  

È buona norma includere anche una copia della fattura per riferimento per il cliente. Assicurati che la richiesta di pagamento sia amichevole (qualsiasi comunicazione minacciosa, aggressiva, accusatoria o reiterata può essere punibile per legge) e includa i recapiti del cliente oltre a quelli della tua attività.

Dove posso trovare un modello di lettera di sollecito per fatture in sospeso?

Il servizio postale francese La Poste fornisce un modello di lettera di sollecito efficace e cortese. Offre inoltre un servizio che consente di inviare una raccomandata dal proprio computer, senza doversi recare in un ufficio postale. Per semplificare ulteriormente le procedure di riscossione, puoi incaricare una società di riscossione di contattare i clienti in ritardo con i pagamenti.

In alternativa, potresti utilizzare uno strumento di fatturazione avanzato come Stripe Billing, che consente di automatizzare i promemoria di pagamento senza dover scrivere una sola riga di codice. I flussi di lavoro personalizzati di Stripe consentono di snellire i processi, migliorare la comunicazione con i clienti e ottimizzare le attività di riscossione. Contatta uno dei nostri esperti per scoprire di più sui servizi di sollecito automatico di Stripe.