Inköpsordrar, offerter, fakturor: vad är skillnaden? Vad används dessa dokument till i företagets verksamhet och hur kan du se till att de följer gällande regler? Du hittar svaren på dessa frågor här där vi undersöker alla aspekter av inköpsordern – ett valfritt kommersiellt dokument (men starkt rekommenderat för försäljning av varor) som upprättas mellan köpare och säljare. Du kan läsa våra artiklar om offerter och obligatorisk information på fakturor för att fördjupa dina kunskaper i ämnet.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är en inköpsorder och vad används den till?
  
• Är en inköpsorder obligatorisk?
  
• Vad händer när du utfärdar en inköpsorder?
  
• Vilken information ska finnas med på en inköpsorder?
  
• Var hittar jag en mall för inköpsordrar?
  

Vad är en inköpsorder och vad är den till för?

En inköpsorder är ett kommersiellt dokument som utfärdas av köparen och som beskriver de olika radposterna i dennes begäran till leverantören. Den bevisar att beställningen finns, hjälper leverantören att utfärda sin faktura (och att utföra själva orderhanteringen) och minskar risken för missförstånd eller bestridanden eftersom den formellt anger alla detaljer i beställningen skriftligen.

Det är värt att notera att inköpsordrar vanligtvis används för försäljning av varor, medan offerter är bättre lämpade för försäljning av tjänster. Offerter utfärdas alltid av professionella aktörer som skickar dem till sina kunder, medan inköpsordrar är ett sätt för köpare att lägga beställningar hos sina leverantörer.

Är en inköpsorder obligatorisk?

Även om en inköpsorder inte är obligatorisk rekommenderas den starkt (särskilt för försäljning av råvaror mellan företag). Den effektiviserar och organiserar beställningsprocessen, vilket gynnar båda parter som vill göra affärer tillsammans.

En inköpsorder är ett praktiskt dokument som inte skickas in till skattemyndigheten. Den får dock den juridiska formen av ett avtal när den har undertecknats av leverantören och köparen (precis som en offert).

Vad händer när du utfärdar en inköpsorder?

Först måste leverantören godkänna köparens inköpsorder. Därefter utfärdar leverantören en faktura som överensstämmer med beställningen. Observera att båda parter är ansvariga för att kontrollera att uppgifterna på fakturan återspeglar den information som registrerats på inköpsordern.

När fakturan når kunden utgör inköpsordern ett avtal som binder båda parter till dess att företaget har fullgjort ordern. När en inköpsorder har undertecknats och godkänts utgör den ett rättsligt skydd för kunden, eftersom företaget har gått med på att tillhandahålla de radposter som anges i dokumentet (produktidentifiering, antal, pris osv.). Från leverantörens sida uttrycker inköpsordern kundens avsikt att köpa.

Obs: Det är möjligt att annullera en inköpsorder som ännu inte har undertecknats och betalats.

Vilken information ska finnas med på en inköpsorder?

För att en inköpsorder ska vara giltig måste den innehålla följande information:

• Ordalydelsen ”bon de commande” (franska för beställning)
  
• Kontaktuppgifter till yrkespersonen: namn och firmanamn, SIREN- eller SIRET-nummer, registrerat namn, organisationsnummer och registreringsort, adress, momsregistreringsnummer samt likvidationsstatus (i förekommande fall)
  
• Kundens kontaktuppgifter: namn, företagsnamn, fakturerings- och leveransadress (för en företagskund måste inköpsordern även innehålla kundens SIREN- eller SIRET-nummer, RCS-nummer och momsregistreringsnummer)
  
• Beställningsdatum, beställningsnummer samt uppdelning och beskrivning av de varor som beställts (inklusive kvantiteter, varumärke etc.)
  
• Priset per enhet exklusive skatt för varje radpost som beställts, den skattesats som gäller för varje radpost och det totala momsbelopp som ska betalas
  
• Det totala priset exklusive skatter och det totala priset inklusive alla skatter
  
• Leveransdatum, försäljnings- och betalningsvillkor, betalnings- och leveransvillkor (inklusive avgifter) och förfaranden för att utöva ångerrätten
  
• Formuleringen ”bon pour accord” (redo för avtal) eller ”lu et approuvé” (läst och godkänt), följt av signaturfält för både mottagaren och utfärdaren av inköpsordern
  

När dokumentet har undertecknats har båda parter förbundit sig att ingå en affärsrelation, och dokumentet i sig är bindande.

Var hittar jag en mall för inköpsordrar?

Internationella handelskammaren (ICC) tillhandahåller en mall för inköpsordrar som kan laddas ner från deras webbplats. Du kan också använda en programvara för hantering av inköpsordrar som integreras med din programvara för bokföring, t.ex. Sage eller Cegid, och automatiserar genereringen av dina inköpsordrar som köpare.

Om du är leverantör finns det flera sätt att effektivisera din verksamhet. När du genererar en faktura med ett faktureringsverktyg som Stripe Invoicing kan du lägga till upp till fyra anpassade fält i fakturamallen (vilket innebär att du kan inkludera relevant inköpsordernummer). För att följa den franska skattemyndighetens krav måste din faktura innehålla inköpsordernumret. Kontakta en av Stripes experter för att ta reda på hur deras lösningar kan hjälpa dig att optimera din faktureringsprocess och göra dina fakturor personliga.