Pedidos de compra, presupuestos, facturas: ¿cuál es la diferencia? ¿Para qué se utilizan estos documentos en las operaciones de la empresa y cómo puedes asegurarte de que cumplan con la normativa vigente? Aquí encontrarás las respuestas a estas preguntas, mientras examinamos todos los aspectos del pedido de compra, un documento comercial opcional (pero muy recomendado para la venta de productos básicos) establecido entre compradores y vendedores. Puedes leer nuestros artículos sobre presupuestos e items requeridos sobre facturas para profundizar tus conocimientos sobre el tema.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es un pedido de compra y para qué sirve?
  
• ¿Es obligatorio un pedido de compra?
  
• ¿Qué sucede cuando emites un pedido de compra?
  
• ¿Qué información debes incluir en un pedido de compra?
  
• ¿Dónde puedo encontrar una plantilla de pedido de compra?
  

¿Qué es un pedido de compra y para qué sirve?

Un pedido de compra es un documento comercial emitido por el comprador, en el que se detallan los items de su solicitud a su proveedor. Este prueba la existencia del pedido, ayuda al proveedor a emitir su factura (y a cumplir el pedido en sí) y reduce el riesgo de malentendidos o disputas ya que articula formalmente todos los detalles del pedido por escrito.

Vale la pena señalar que los pedidos de compra suelen utilizarse para la venta de productos básicos, mientras que los presupuestos son más adecuados para la venta de servicios. Los presupuestos siempre son emitidos por profesionales que los envían a sus clientes, mientras que los pedidos de compra son una forma en que los compradores realizan pedidos a sus proveedores.

¿Es obligatorio un pedido de compra?

Aunque una pedido de compra no es obligatoria, es muy recomendable, especialmente para la venta de materias primas business to business (B2B). Optimiza y organiza el procesar de pedido, lo que beneficia a ambas partes que desean hacer negocios juntos.

Un pedido de compra es un documento práctico que no se presenta a la agencia fiscal. Dicho esto, adopta la forma legal de un contrato una vez que ha sido firmado por el proveedor y el comprador (igual que un presupuesto).

¿Qué sucede cuando emites un pedido de compra?

Primero, el proveedor debe aprobar el pedido de compra del comprador. Luego, el proveedor emite una factura conforme. Ten en cuenta que ambas partes involucradas son responsables de comprobar que los detalles de la factura reflejen la información registrada en el pedido de compra.

Una vez que la factura llega al cliente, el pedido de compra constituye un contrato, obligando a ambas partes hasta que el profesional entregue el pedido. Cuando se ha firmado y aprobado un pedido de compra, constituye una protección legal para el cliente, ya que el profesional acordó proporcionar los items detallados en el documento (identificación del producto, cantidad, precio, etc.) Por el lado del proveedor, el pedido de compra expresa la intención de compra del cliente.

Nota: es posible cancelar un pedido de compra que aún no ha sido firmado y pagado.

¿Qué información debes incluir en un pedido de compra?

Para que un pedido de compra sea válido, debe contener la siguiente información:

• La redacción «bon de commande» (en francés para decir pedido de compra)
  
• Datos de contacto del profesional: nombre y razón social, número SIREN o SIRET, forma legal, número de registro mercantil (RCS) y ciudad de registro, domicilio, número de impuesto al valor agregado (IVA), y estado liquidación (si corresponde)
  
• Datos de contacto del cliente: nombre, razón social, dirección de la facturación y dirección de envío (en el caso de un cliente profesional, el pedido de compra también debe incluir el número SIREN o SIRET del cliente, número RCS, y número de IVA)
  
• La fecha del pedido, el número de pedido y el desglose, además de la descripción de los productos pedidos (incluidas las cantidades, la marca, etc.)
  
• El precio por unidad no incluido del impuesto por cada item pedido, el tipo de IVA aplicable a cada item, y el importe total del IVA adeudado
  
• El precio total sin impuestos y el precio total incluido con todos los impuestos
  
• La fecha de entrega, Condiciones de venta y pago, Condiciones de pago y envío (incluidas las comisiones), y procedimientos para ejercer el derecho de desistimiento
  
• La redacción «bon pour accord» (bueno para el acuerdo) o «lu et approuvé» (leído y aprobado), seguido de campos de firma tanto para el beneficiario como para el emisor del pedido de compra
  

Una vez firmado, ambas partes se comprometen a una relación comercial, y el documento en sí es vinculante.

¿Dónde puedo encontrar una plantilla de pedido de compra?

La Cámara de comercio Internacional (CCI) proporciona una plantilla pedidos de compra para descargar desde su sitio web. Además, puedes utilizar un software de gestión de pedidos de compra que se integra con su software de contabilidad, como Sage o Cegid, y automatiza la generación de sus pedidos de compra como comprador.

Si eres proveedor, hay varias formas de agilizar tus operaciones. Cuando generas una factura con una herramienta de factura como Stripe Invoicing, puedes agregar hasta cuatro campos personalizados a la plantilla de facturas (es decir, puedes incluir el número de pedido de compra correspondiente). Para cumplir con la agencia fiscal francesa, tu factura debe incluir el número de pedido. Ponte en contacto con uno de los expertos de Stripe para saber cómo sus soluciones pueden ayudarte a optimizar tu proceso de factura y personalizar tus facturas.