ใบสั่งซื้อ ใบเสนอราคา และใบแจ้งหนี้แตกต่างกันอย่างไรบ้าง เอกสารเหล่านี้ใช้เพื่ออะไรในการดำเนินธุรกิจ และคุณจะมั่นใจได้อย่างไรว่าเอกสารเหล่านี้จะเป็นไปตามระเบียบข้อบังคับในปัจจุบัน พบคำตอบสำหรับคำถามเหล่านี้ได้ในบทความนี้ที่เราจะเจาะลึกทุกแง่มุมของใบสั่งซื้อ เอกสารทางการค้าที่จัดทำขึ้นระหว่างผู้ซื้อกับผู้ขาย ซึ่งแม้จะไม่มีความจำเป็นทางกฎหมายแต่ก็แนะนำอย่างยิ่งให้ทำในการขายสินค้าโภคภัณฑ์ คุณสามารถอ่านบทความเกี่ยวกับใบเสนอราคาและข้อมูลที่จำเป็นต้องแสดงในใบแจ้งหนี้เพื่อศึกษาเพิ่มเติมเกี่ยวกับหัวข้อนี้

เนื้อหาหลักในบทความ

• ใบสั่งซื้อคืออะไรและใช้ทำอะไร
  
• ใบสั่งซื้อเป็นสิ่งจำเป็นหรือไม่
  
• จะเกิดอะไรขึ้นเมื่อคุณออกคำสั่งซื้อ
  
• คุณควรระบุข้อมูลใดบ้างในใบสั่งซื้อ
  
• ฉันจะหาเทมเพลตใบสั่งซื้อได้จากที่ใดบ้าง
  

ใบสั่งซื้อคืออะไรและใช้ทำอะไร

ใบสั่งซื้อคือเอกสารทางการค้าที่ออกโดยผู้ซื้อ ภายในระบุรายละเอียดของคำขอสำหรับผู้ให้บริการ เป็นสิ่งพิสูจน์การมีอยู่ของคำสั่งซื้อ ช่วยผู้ให้บริการในการออกใบแจ้งหนี้ของตน (และดำเนินการตามใบสั่งซื้อนั้นๆ) และลดความเสี่ยงที่จะเกิดการเข้าใจผิดหรือการโต้แย้งการชำระเงิน เนื่องจากใบสั่งซื้อจะแจกแจงรายละเอียดทั้งหมดของคำสั่งซื้อเป็นลายลักษณ์อักษร

ข้อควรทราบอย่างหนึ่งคือใบสั่งซื้อมักจะใช้สำหรับการขายสินค้าโภคภัณฑ์ ในขณะที่ใบเสนอราคาเหมาะกับการให้บริการมากกว่า ใบเสนอราคาจะออกโดยผู้ประกอบวิชาชีพและส่งไปให้ลูกค้า ในขณะที่ใบสั่งซื้อเป็นวิธีหนึ่งที่ผู้ซื้อสามารถส่งสั่งซื้อสินค้าหรือบริการจากผู้ให้บริการได้

ใบสั่งซื้อเป็นสิ่งจำเป็นหรือไม่

กฎหมายไม่ได้บังคับให้จำเป็นต้องมีใบสั่งซื้อ (โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับการขายวัตถุดิบแบบ B2B) แต่ใบสั่งซื้อจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและจัดระเบียบกระบวนการสั่งซื้อ จึงเป็นประโยชน์ต่อทั้งสองฝ่ายที่ต้องการทำธุรกิจร่วมกัน

ใบสั่งซื้อเป็นเอกสารที่มักใช้กันในทางปฏิบัติโดยไม่ได้ยื่นต่อสำนักงานภาษี แต่ก็สามารถเป็นสัญญาที่มีผลทางกฎหมายได้เมื่อมีการลงนามโดยผู้ให้บริการและผู้ซื้อ (เช่นเดียวกับใบเสนอราคา)

จะเกิดอะไรขึ้นเมื่อคุณออกคำสั่งซื้อ

ก่อนอื่น ผู้ให้บริการจะต้องอนุมัติใบสั่งซื้อของผู้ซื้อ จากนั้นผู้ให้บริการจะออกใบแจ้งหนี้ที่เป็นไปตามข้อกำหนด ทั้งสองฝ่ายมีหน้าที่ตรวจสอบว่ารายละเอียดในใบแจ้งหนี้สะท้อนถึงข้อมูลที่บันทึกไว้ในใบสั่งซื้อหรือไม่

เมื่อใบแจ้งหนี้มาถึงลูกค้า ใบสั่งซื้อจะเป็นสัญญาที่ผูกพันทั้งสองฝ่ายจนกว่าผู้ประกอบวิชาชีพจะดำเนินการตามใบสั่งซื้อ เมื่อใบสั่งซื้อได้รับการลงนามและอนุมัติ จะมีผลให้ลูกค้ารับการคุ้มครองทางกฎหมาย เนื่องจากผู้ประกอบวิชาชีพตกลงที่จะให้สินค้าที่ระบุไว้ในเอกสาร (ข้อมูลระบุสินค้า จำนวน ราคา ฯลฯ) จากมุมของผู้ให้บริการ ใบสั่งซื้อแสดงถึงความตั้งใจที่จะซื้อของลูกค้า

หมายเหตุ: คุณสามารถยกเลิกใบสั่งซื้อที่ยังไม่ได้ลงนามและชำระเงินได้

คุณควรระบุข้อมูลใดบ้างในใบสั่งซื้อ

ใบสั่งซื้อต้องมีข้อมูลดังต่อไปนี้จึงจะถือเป็นใบสั่งซื้อที่ถูกต้อง

• คำว่า "bon de commande" (แปลว่า "ใบสั่งซื้อ" ในภาษาฝรั่งเศส)
  
• ข้อมูลติดต่อของลูกค้าธุรกิจ ได้แก่ ชื่อและชื่อทางการค้า, หมายเลข SIREN หรือ SIRET, แบบฟอร์มทางกฎหมาย, หมายเลขทะเบียนพาณิชย์ (RCS) และเมืองที่จดทะเบียน, ที่อยู่, เลขทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) และสถานะการชำระบัญชี (หากมี)
  
• ข้อมูลติดต่อของลูกค้ารายนี้ ได้แก่ ชื่อบริษัท ที่อยู่สำหรับเรียกเก็บเงิน และที่อยู่สำหรับจัดส่ง (ในกรณีที่เป็นลูกค้าธุรกิจ ใบสั่งซื้อจะต้องระบุหมายเลข SIREN หรือ SIRET ของลูกค้ารายดังกล่าว รวมถึงหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีด้วย)
  
• วันที่สั่งซื้อ หมายเลขคำสั่งซื้อ รวมถึงรายละเอียดและคำอธิบายสินค้าที่สั่งซื้อ (เช่น จำนวน แบรนด์ ฯลฯ)
  
• ราคาต่อหน่วย ไม่รวมภาษีสำหรับแต่ละรายการที่สั่งซื้อ อัตราภาษีมูลค่าเพิ่มที่เรียกเก็บจากแต่ละรายการ และยอดภาษีมูลค่าเพิ่มทั้งหมดที่ต้องชำระ
  
• ยอดรวมโดยไม่รวมภาษี และยอดรวมโดยรวมภาษีทั้งหมด
  
• วันที่นำส่ง ข้อกำหนดการขายและการชำระเงิน, ข้อกำหนดการชำระเงินและการจัดส่ง (พร้อมค่าธรรมเนียม) และขั้นตอนในการใช้สิทธิเพิกถอน
  
• ข้อความว่า "bon pour accord" (ใช้เป็นข้อตกลงได้) หรือ "lu et approuvé" (อ่านและอนุมัติแล้ว) ตามด้วยช่องลายเซ็นสำหรับทั้งผู้รับและผู้ออกใบสั่งซื้อ
  

เมื่อลงนามแล้ว จะเกิดความสัมพันธ์ทางการค้าระหว่างคู่สัญญาทั้งสองฝ่าย ส่วนเอกสารนั้นก็มีผลผูกพัน

ฉันจะหาเทมเพลตใบสั่งซื้อได้จากที่ใดบ้าง

ศาลการค้าระหว่างประเทศ (ICC) มีเทมเพลตใบสั่งซื้อให้ดาวน์โหลดได้จากเว็บไซต์ของศาลเอง นอกจากนี้ คุณยังสามารถใช้ซอฟต์แวร์การจัดการใบสั่งซื้อที่ผสานการทำงานกับซอฟต์แวร์การทำบัญชีของคุณ เช่น Sage หรือ Cegid และสร้างใบสั่งซื้อของคุณโดยอัตโนมัติในฐานะผู้ซื้อ

หากคุณเป็นซัพพลายเออร์ คุณสามารถเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงานได้หลายวิธี เมื่อคุณสร้างใบแจ้งหนี้ด้วยเครื่องมือออกใบแจ้งหนี้ เช่น Stripe Invoicing คุณสามารถเพิ่มช่องข้อมูลที่กำหนดเองได้สูงสุด 4 ช่องลงในเทมเพลตใบแจ้งหนี้ (เท่ากับว่าคุณสามารถใส่หมายเลขใบสั่งซื้อที่เกี่ยวข้องได้) หากต้องการปฏิบัติตามข้อกำหนดของสำนักงานภาษีฝรั่งเศส ใบแจ้งหนี้ของคุณจะต้องแสดงหมายเลขใบสั่งซื้อด้วย ติดต่อผู้เชี่ยวชาญของ Stripe เพื่อค้นพบว่าโซลูชันของ Stripe จะช่วยคุณเพิ่มประสิทธิภาพในขั้นตอนการออกใบแจ้งหนี้และปรับแต่งใบแจ้งหนี้ให้เหมาะกับธุรกิจของคุณได้อย่างไร