Ordens de compra, cotações, faturas: qual é a diferença? Para que servem esses documentos nas operações da empresa e como garantir que estejam em conformidade com as normas vigentes? Você encontrará as respostas para essas perguntas aqui, enquanto examinamos todos os aspectos da ordem de compra — um documento comercial opcional (mas altamente recomendado para a venda de commodities) estabelecido entre compradores e vendedores. Você pode ler nossos artigos sobre cotações e itens obrigatórios em faturas para aprofundar seus conhecimentos sobre o assunto.

O que você vai encontrar neste artigo?

• O que é uma ordem de compra e para que serve?
  
• A ordem de compra é obrigatória?
  
• O que acontece quando você emite uma ordem de compra?
  
• Que informações devem ser incluídas em uma ordem de compra?
  
• Onde posso encontrar um modelo de ordem de compra?
  

O que é uma ordem de compra e para que serve?

Uma ordem de compra é um documento comercial emitido pelo comprador, detalhando os itens da solicitação ao fornecedor. Ela comprova a existência do pedido, auxilia o fornecedor a emitir a fatura (e a atender ao pedido em si) e reduz o risco de mal-entendidos ou contestações, pois articula formalmente todos os detalhes por escrito.

Vale ressaltar que ordens de compra são normalmente utilizadas para vendas de commodities, enquanto cotações são mais adequadas para vendas de serviços. As cotações são sempre emitidas por profissionais que as enviam aos seus clientes, enquanto as ordens de compra são uma forma de os compradores fazerem pedidos aos seus fornecedores.

A ordem de compra é obrigatória?

Embora uma ordem não seja obrigatória, ela é altamente recomendada (especialmente para vendas de matérias-primas entre empresas). Ela agiliza e organiza o processo das ordens, beneficiando ambas as partes que desejam fazer negócios juntas.

Uma ordem de compra é um documento prático que não é submetido ao órgão tributário. Dito isso, ela assume a forma jurídica de um contrato após ser assinada pelo fornecedor e pelo comprador (assim como uma cotação).

O que acontece quando você emite uma ordem de compra?

Primeiro, o fornecedor deve aprovar a ordem de compra do comprador. Em seguida, o fornecedor emite uma fatura conforme. Observe que ambas as partes envolvidas são responsáveis ​​por verificar se os detalhes na fatura refletem as informações registradas na ordem de compra.

Assim que a fatura chega ao cliente, a ordem de compra constitui um contrato, vinculando ambas as partes até que o profissional o execute. Quando uma ordem de compra é assinada e aprovada, ela constitui uma proteção legal para o cliente, uma vez que o profissional concordou em fornecer os itens detalhados no documento (identificação do produto, quantidade, preço etc.). Do lado do fornecedor, a ordem de compra expressa a intenção de compra do cliente.

Nota: é possível cancelar uma ordem de compra que ainda não tenha sido assinada e paga.

Que informações devem ser incluídas em uma ordem de compra?

Para que uma ordem de compra seja válida, ela deve conter as seguintes informações:

• O texto “bon de commande” (ordem de compra em francês)
  
• Dados de contato do profissional: nome e nome comercial, número SIREN ou SIRET, forma jurídica, número de registo comercial (RCS) e cidade de registro, endereço, número do imposto sobre valor agregado (IVA) e status de liquidação de fundos (se aplicável)
  
• Dados de contato do cliente: nome, razão social, endereço de faturamento e endereço de entrega (no caso de cliente profissional, a ordem de compra deve incluir também o número SIREN ou SIRET, o número RCS e o número de IVA do cliente)
  
• A data do pedido, o número do pedido e a discriminação e a descrição das mercadorias pedidas (incluindo quantidades, marca etc.)
  
• O preço por unidade, sem impostos, para cada item pedido, a alíquota de IVA aplicável a cada item e o valor total do IVA devido
  
• O preço total sem impostos e o preço total com todos os impostos
  
• A data de entrega, os termos de venda e pagamento, os termos de pagamento e envio (incluindo tarifas) e os procedimentos para exercer o direito de retirada
  
• O texto “bon pour accord” (bom para acordo) ou “lu et approuvé” (lido e aprovado), seguido de campos de assinatura para o destinatário e para o emissor da ordem
  

Após a assinatura, ambas as partes estão comprometidas com um relacionamento comercial, e o documento em si é vinculativo.

Onde posso encontrar um modelo de ordem de compra?

A Câmara de Comércio Internacional (CCI) disponibiliza um modelo de ordem de compra para download no seu site. Você também pode usar um software de gerenciamento de ordens de compra que se integra ao seu software de contabilidade, como Sage ou Cegid, e automatiza a geração das suas ordens de compra como comprador.

Se você é um fornecedor, existem várias formas de otimizar suas operações. Ao gerar uma fatura com uma ferramenta de faturamento como o Stripe Invoicing, você pode adicionar até quatro campos personalizados ao modelo de fatura (ou seja, você pode incluir o número da ordem de compra relevante). Para estar em conformidade com o órgão tributário da França, sua fatura deve incluir o número da ordem de compra. Entre em contato com um dos especialistas do Stripe para descobrir como suas soluções podem ajudar você a otimizar seu processo de faturamento e personalizar suas faturas.