発注書、見積もり書、インボイスにはどのような違いがありますか？これらの文書はビジネス運営でどのように使用されますか？また、現行の規制に準拠していることをどのように確認できるでしょうか？この記事では、買い手と売り手の間で作成される任意の商業文書 (ただし、商品の販売には強く推奨される) である発注書について、そのあらゆる側面を検証することで、これらの疑問に対する答えを提供しています。見積もりやインボイスの必須項目に関する記事をお読みいただければ、さらに知識を深めることができます。

この記事の内容

• 発注書とは何ですか？
  
• 発注書は必ず必要ですか？
  
• 発注書の発行後にはどのような処理が必要になりますか？
  
• 発注書にはどのような情報を含めるべきですか？
  
• 発注書のテンプレートはどこで入手できますか？
  

発注書とは何ですか？

発注書とは、買い手がプロバイダーに要求する項目を詳細に記載した商業上の文書です。発注書には、注文の存在を証明したり、プロバイダーがインボイスを発行するのを支援 (そして注文そのものを履行するのを支援) したりする効果があります。また、注文の詳細をすべて書面で正式に明示するため、誤解や紛争のリスクを軽減することができます。

商品の販売には通常、発注書が使われることが多く、サービスの提供には見積もり書の方が適しているという点には注意が必要です。見積もり書は常に事業者によって発行され、顧客に送られます。一方発注書は、買い手がプロバイダーに発注する方法です。

発注書は必ず必要ですか？

発注書の発行は義務ではありませんが、強く推奨されています (特に企業間での原材料の売買において)。これにより注文プロセスを合理化して整理できるため、ビジネスに関係する双方にメリットがあります。

発注書は、税務署に提出するものではない、実務上の文書です。とはいえ、プロバイダーおよび買い手による署名があれば、(見積もり書と同様に) 法的な契約とみなされます。

発注書の発行後にはどのような処理が必要になりますか？

まず、プロバイダーは買い手の発注書を承認しなければなりません。その後、プロバイダーは規定に沿ったインボイスを発行します。なお両当事者には、インボイスの内容が発注書に記載された情報を反映していることを確認する責任があります。

インボイスが顧客により受領されると、発注書は双方を拘束する契約となり、その効力は事業者が注文を履行するまで持続します。発注書に署名がなされ承認された時点で、担当者が文書に記載された商品 (商品 ID、数量、価格など) を提供することに同意したことになります。これにより、顧客に法的保護を提供することができます。プロバイダー側においては、発注書は顧客による購入意志を表す意味を持ちます。

注: 発注書に署名されていない状態で、支払いも行われていない場合、購入注文をキャンセルすることができます。

発注書にはどのような情報を含めるべきですか？

発注書の有効性を確保するためには、次の情報を含める必要があります。

• 「bon de commande」(フランス語で発注書の意) であることの明記
  
• 事業者の連絡先詳細: 氏名および商号、SIREN または SIRET 番号、法的形態、商業登記 (RCS) 番号と登記都市、住所、付加価値税 (VAT) 番号、および整理ステータス (該当する場合)
  
• 顧客の連絡先詳細: 名前、企業名、請求先住所、および配達先住所 (顧客が事業者の場合、発注書には顧客の SIREN または SIRET 番号、RCS 番号、および VAT 番号も含める必要があります)
  
• 注文日、注文番号、そして注文された商品の明細と説明 (数量、ブランドなど)
  
• 各注文済みアイテムの外税単価、それぞれのアイテムに適用される VAT 税率、課税される VAT の合計額
  
• 税抜きの合計価格とすべての税金が含まれる内税の合計価格
  
• 納品日、販売条件と支払い、支払いと配送の条件 (料金など)、および取り下げの権利を行使するための手続き
  
• 「bon pour accord」(同意する) または「lu et approuvé」(確認および承認済み) という文言に続き、発注書の受取人と発注者双方の署名欄を設ける
  

この文書に署名がなされると、双方の当事者は商業的な関係を結ぶことになり、その文書自体が拘束力を持つことになります。

発注書のテンプレートはどこで入手できますか？

国際商業会議所 (ICC) では、発注書テンプレートが提供されており、ウェブサイトからダウンロード可能です。Sage や Cegid などの会計ソフトと統合し、買い手側での発注書の生成を自動化する発注管理ソフトウェアを使用することもできます。

もしサプライヤーであれば、業務を効率化するいくつかの方法があります。Stripe Invoicing などのインボイス作成ツールを使用してインボイスを作成する際には、インボイスのテンプレートに最大 4 つのカスタムフィールドを追加することができます (つまり、関連する発注書番号を含めることができる)。フランスの税務当局の規則に準拠するには、インボイスに発注書の番号を記載する必要があります。Stripe の任意の担当者にお問い合わせいただき、請求プロセスの最適化やインボイスのパーソナライズに Stripe のソリューションがどのように役立つかをご確認ください。