Eine mangelhafte Rechnungsverwaltung kann Geschäftsbeziehungen beeinträchtigen, zu Strafen und Streitigkeiten führen, Zahlungsfehler verursachen und sich negativ auf den Cashflow auswirken. Daher ist es wichtig, die Rechnungsbearbeitung zu beherrschen, um die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens zu sichern. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Lieferantenrechnungen präzise, effizient und vorschriftsmäßig verwalten – vom Eingang bis zur Archivierung.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was versteht man unter der Verwaltung von Lieferantenrechnungen in Frankreich?
  
• Was sind die wichtigsten Schritte bei der Bearbeitung von Lieferantenrechnungen?
  
• Optimierung der Verwaltung von Lieferantenrechnungen
  

Was versteht man unter der Verwaltung von Lieferantenrechnungen in Frankreich?

Die Verwaltung von Lieferantenrechnungen ist der Prozess, bei dem ein Unternehmen von einem Lieferanten ausgestellte Rechnungen entgegennimmt, prüft, genehmigt, verbucht, bezahlt und archiviert. Die organisierte Rechnungsbearbeitung ist mehr als nur eine einfache Verwaltungsformalität: Sie trägt dazu bei, Fehler und Betrugsversuche zu vermeiden, Kosten zu kontrollieren, den Einkaufsprozess zu überwachen, Zahlungsfristen einzuhalten und gute Beziehungen zu Geschäftspartnern zu pflegen.

Was sind die wichtigsten Schritte bei der Bearbeitung von Lieferantenrechnungen?

Vom Eingang bis zur Archivierung umfasst der Workflow der Bearbeitung von Lieferantenrechnungen sechs Hauptschritte:

• Eingang
  
• Verifizierung und Abgleich
  
• Interne Validierung
  
• Buchhaltung
  
• Zahlung
  
• Archivierung
  

Jede Lieferantenrechnung – sei es eine Anzahlungsrechnung, eine Teilrechnung, eine Schlussrechnung oder eine Stornorechnung – muss denselben strukturierten Zyklus durchlaufen.

Rechnungseingang

Die Bearbeitung einer Lieferantenrechnung beginnt unmittelbar nach deren Eingang. Derzeit kann Ihnen eine Rechnung per Post in Papierform, per E-Mail mit einem gescannten Bild oder einer PDF-Datei im Anhang oder elektronisch über eine autorisierte Plattform (früher Partner-Dematerialisierungsplattform) oder ein EDI-System (Electronic Data Interchange) übermittelt werden. Es ist auch möglich, eine Rechnung über das Portal eines Lieferanten zu erhalten.

Ab dem 1. September 2026 müssen jedoch alle Unternehmen, die Umsatzsteuer zahlen, die Geschäfte mit anderen Unternehmen tätigen, in der Lage sein, Rechnungen in elektronischer Form über eine zugelassene Plattform zu empfangen. Die Verpflichtung zur Ausstellung elektronischer Rechnungen für geschäftliche Transaktionen zwischen Unternehmen wird schrittweise umgesetzt: ab dem 1. September 2026 für große Unternehmen, gefolgt vom 1. September 2027 für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) sowie Kleinstunternehmen.

Verifizierung und Abgleich von Rechnungen

Alle eingehenden Rechnungen müssen sorgfältig geprüft werden, um sicherzustellen, dass sie den gesetzlichen Vorschriften entsprechen, die aufgeführten Beträge korrekt sind und sie den gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen entsprechen. Sie müssen überprüfen, ob die Rechnungen alle vorgeschriebenen Angaben enthalten, wie z. B. Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum, Kontaktdaten des Lieferanten, Beschreibung der Dienstleistungen oder Waren, Verkaufsbedingungen, Umsatzsteuersatz, Umsatzsteuerbetrag sowie die Summen ohne und inklusive Umsatzsteuer.

Anschließend können Sie die Rechnung mit dem entsprechenden Kaufauftrag oder dem Lieferschein abgleichen. Durch diesen Vergleich stellen Sie sicher, dass die mit dem Lieferanten ausgehandelten Konditionen ordnungsgemäß eingehalten wurden. Überprüfen Sie die Gesamtbeträge, Stückpreise, Mengen, Produkt- oder Leistungsbeschreibungen sowie die Anwendung etwaiger Rabatte. Entspricht die Rechnung der getroffenen Vereinbarung? Wurden alle erwarteten Produkte und Leistungen geliefert? Der Überprüfungsprozess ermöglicht es Ihnen, etwaige Unstimmigkeiten zu erkennen und Versuche der überhöhten Rechnungsstellung oder des Betrugs zu verhindern.

Es ist wichtig, dass alle festgestellten Unstimmigkeiten geklärt werden, bevor die Rechnung in das Unternehmenssystem übernommen wird. Bei Abweichungen von den getroffenen Vereinbarungen kann das Unternehmen den Lieferanten auffordern, eine vollständige oder teilweise Stornorechnung auszustellen, um die Rechnung zu korrigieren.

Interne Validierung

Bevor die Zahlung freigegeben wird, muss die Rechnung von der Einkaufsleitung, der Kreditorenbuchhaltung, der Finanzleitung oder einer anderen befugten Person validiert werden (in kleinen Unternehmen übernimmt die/der Inhaber/in häufig die Rechnungsfreigabe). Die Aufgabe dieser befugten Person besteht darin, zu bestätigen, dass die erforderlichen Prüfungen durchgeführt wurden und die Zahlung zu genehmigen.

Buchhaltung

Nach der Freigabe kann das Unternehmen die Rechnung manuell oder mithilfe einer Software in seine Bücher eintragen. Für die Erfassung einer Lieferantenrechnung im Hauptbuch sind drei Buchungssätze erforderlich:

• Eine Belastung des Aufwandskontos mit dem Betrag ohne Umsatzsteuer
  
• Eine Belastung des Kontos für die Umsatzsteuer mit dem Umsatzsteuerbetrag
  
• Eine Gutschrift auf dem Lieferantenkonto mit dem Gesamtbetrag einschließlich Umsatzsteuer
  

Bei Verlust einer Lieferantenrechnung sollte das Unternehmen so schnell wie möglich eine Zweitschrift anfordern.

Zahlungsplanung gemäß der vertraglichen Frist

Nachdem diese Schritte abgeschlossen sind, kann die Rechnung beglichen werden. Je nach den Vertragsbedingungen kann die Zahlung per Banküberweisung, Lastschrift, Scheck oder durch ein handelbares Instrument wie einen Wechsel oder Schuldschein erfolgen. Es ist wichtig, Zahlungen entsprechend ihrer Fälligkeitstermine zu planen, um Zahlungsverzüge zu vermeiden.

Die Zahlungsfrist zwischen Unternehmen beträgt in der Regel 30 Tage ab Rechnungsdatum, sofern in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen nichts anderes festgelegt ist. In bestimmten Situationen ist jedoch eine Zahlungsfrist von 45 bis 60 Tagen zulässig (dies muss im Vertrag ausdrücklich angegeben sein). Werden Zahlungsfristen nicht eingehalten, können ab dem ersten Tag des Verzugs Verzugszinsen anfallen.

Archivierung

Bei der Bearbeitung von Lieferantenrechnungen ist die Archivierung der Dokumente in einer sicheren Umgebung der letzte Schritt des Prozesses. Durch die Aufbewahrung dieser Dokumente wird die Compliance mit steuerrechtlichen Vorschriften gewährleistet, ein zuverlässiger Prüfpfad geschaffen und die Durchführung von Steuerprüfungen erleichtert. Unternehmen sind verpflichtet, Rechnungen 10 Jahre lang aufzubewahren.

Jedes Unternehmen kann die Archivierungsmethode wählen, die für es am besten geeignet ist. Wir empfehlen jedoch, auf leistungsstarke Software zurückzugreifen, die eine sichere Langzeitarchivierung und einen einfachen Abruf im Falle einer Prüfung ermöglicht.

Optimierung der Verwaltung von Lieferantenrechnungen

Die Bearbeitung von Lieferantenrechnungen kann komplex und zeitaufwendig sein. Hier sind einige Tipps zur Steigerung der Effizienz:

• Vereinbaren Sie Zahlungsbedingungen mit Ihren Geschäftspartnern im Voraus schriftlich. Prüfen Sie Ihre finanzielle Leistungsfähigkeit, um die für Sie am besten geeigneten Zahlungsfristen festzulegen.
  
• Behalten Sie Zahlungsfristen sorgfältig im Blick und begleichen Sie Lieferantenrechnungen pünktlich, um das Risiko von Verzugsgebühren zu verringern.
  
• Zentralisieren Sie alle Dokumente, um von einer einzigen Plattform aus auf Angebote, Kaufaufträge, Verträge und Rechnungen zugreifen zu können. Dies beschleunigt den Abgleich.
  
• Digitalisieren Sie Ihre Rechnungen, bevor die elektronische Rechnungsstellung verpflichtend wird. Die Digitalisierung von Lieferantenrechnungen optimiert die Bearbeitung, spart Kosten, verringert das Risiko von Fehlern, Doppelbuchungen oder Dokumentenverlusten und verbessert die Rückverfolgbarkeit von Transaktionen.
  
• Nutzen Sie Automatisierungstools. Enterprise-Resource-Planning-Software (ERP) zentralisiert Daten aus allen Unternehmensbereichen und ermöglicht es Ihnen, unter anderem Einkaufs- und Finanzfunktionen über eine einzige Plattform zu verwalten. Dokumentenmanagement-Software (DMS) kann Dokumente aus verschiedenen Kanälen empfangen, diese kategorisieren, Daten daraus extrahieren und sie während ihres gesamten Lebenszyklus überwachen. Ein robustes Rechnungsstellungssystem wie Stripe Invoicing kann nicht konforme Rechnungen erkennen und dabei helfen, Compliance mit gesetzlichen Vorschriften sicherzustellen. Stripe Invoicing lässt sich nahtlos in Buchhaltungs- und ERP-Software integrieren, sodass Unternehmen ihre Verwaltungstools synchronisieren und gleichzeitig die manuelle Dateneingabe reduzieren können.