Une mauvaise gestion des factures fournisseurs peut nuire à vos relations commerciales, entraîner des pénalités et des litiges, générer des erreurs de paiement et impacter négativement votre trésorerie. Il est donc essentiel de maîtriser le traitement de vos factures pour assurer la santé financière de votre entreprise. Dans cet article, nous vous expliquons comment gérer vos factures fournisseurs de manière précise, efficace et conforme, depuis leur réception jusqu’à leur archivage.

Sommaire

• Qu’est-ce que la gestion des factures fournisseurs en France ?
  
• Quelles sont les étapes clés du traitement des factures fournisseurs ?
  
• Comment optimiser la gestion des factures fournisseurs ?
  

Qu’est-ce que la gestion des factures fournisseurs en France ?

La gestion des factures fournisseurs est le processus par lequel une entreprise reçoit, vérifie, valide, comptabilise, paie et stocke les factures émises par un fournisseur. Plus qu’une simple formalité administrative, le traitement organisé des factures permet d'éviter les erreurs et les tentatives de fraude, de maîtriser les coûts, de suivre les opérations d’achat, de respecter les délais de paiement, et de maintenir une bonne relation avec un partenaire commercial.

Quelles sont les étapes clés du traitement des factures fournisseurs ?

De la réception à l’archivage, le circuit de traitement des factures fournisseurs s’organise autour de six étapes principales :

• réception,
  
• contrôle et rapprochement,
  
• validation interne,
  
• enregistrement comptable,
  
• paiement,
  
• archivage.
  

Chaque facture provenant d’un fournisseur, qu’il s’agisse d’une facture d’acompte, d’une facture de situation, d’une facture de solde ou d’une facture d’avoir, doit suivre ce cycle de traitement structuré.

Réception de la facture

Le traitement d’une facture fournisseur commence dès sa réception. À l’heure actuelle, une facture peut vous être adressée par courrier au format papier, par e-mail avec un scan ou un fichier PDF en pièce jointe, ou par voie électronique via une plateforme agréée (anciennement plateforme de dématérialisation partenaire) ou un système d'échange de données informatisé (EDI). Il est également possible de recevoir une facture via le portail du fournisseur.

Cependant, dès le 1er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) effectuant des transactions inter-entreprises devront être en mesure de recevoir leurs factures au format électronique par le biais d’une plateforme agréée. L’obligation d’émettre des factures électroniques pour les échanges commerciaux entre entreprises sera progressive : à partir du 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises, puis du 1er septembre 2027 pour les PME et micro-entreprises.

Contrôle de la facture et rapprochement

Toute facture fournisseur reçue doit faire l’objet d’un examen minutieux pour garantir sa conformité légale, l'exactitude des montants et sa correspondance avec les biens ou services fournis. Vous devez vérifier si la facture contient toutes les mentions obligatoires, telles que le numéro de facture, sa date d’émission, les coordonnées du fournisseur, une description des prestations ou des biens, les conditions de vente, le taux de TVA, le montant de TVA, et les montants HT et TTC).

Vous pouvez ensuite procéder au rapprochement de la facture avec le bon de commande ou le bon de livraison correspondant. Cette comparaison permet de s'assurer que les conditions négociées avec le fournisseur ont bien été respectées. Veuillez vérifier les montants, le prix unitaire, les quantités, la désignation des produits ou des services, et l’application des remises. La facture est-elle conforme à l’accord établi ? Les produits et services prévus ont-ils tous été fournis ? Cette vérification vous permettra d’identifier d’éventuelles anomalies et de prévenir toute tentative de surfacturation ou de fraude.

Il est essentiel que les écarts identifiés soient résolus avant que la facture ne soit intégrée dans le système de l’entreprise. En cas de divergence avec l’accord établi, vous pourrez demander au fournisseur un avoir, total ou partiel, pour rectifier la facture.

Validation interne

Avant de déclencher le paiement de votre facture, celle-ci doit être validée par le responsable des achats courants, le service comptabilité fournisseurs, le directeur financier, ou une autre personne habilitée (dans les petites entreprises, c’est souvent le dirigeant qui se charge d’approuver les factures). Le rôle de cette personne habilitée est de confirmer que les vérifications ont bien été faites, et d’autoriser le paiement.

Enregistrement comptable

Une fois la facture validée, vous pouvez l'enregistrer dans la comptabilité de l’entreprise, manuellement ou à l'aide d’un logiciel. Trois écritures comptables sont obligatoires pour enregistrer une facture fournisseur en comptabilité générale :

• le débit du compte de charge pour le montant hors taxes (HT),
  
• le débit du compte de TVA déductible pour le montant de la TVA,
  
• le crédit du compte fournisseur pour le montant toutes taxes comprises (TTC).
  

En cas de perte d’une facture fournisseur, l’entreprise doit demander une duplicata au plus vite.

Planification du paiement selon le délai contractuel

À la suite de ces démarches, votre facture fournisseur peut enfin être réglée. Selon les conditions établies dans le contrat, le paiement peut être effectué par virement bancaire, prélèvement automatique, chèque, ou effet de commerce (tel qu’une lettre de change ou un billet à ordre). Nous vous conseillons de programmer vos paiements en fonction des échéances prévues pour éviter tout retard de paiement.

Le délai de paiement entre entreprises est généralement de 30 jours à compter de la date d’émission de la facture, sauf mention contraire dans les conditions générales de vente. Toutefois, certaines situations permettent un délai de 45 à 60 jours (ceci doit être expressément mentionné dans le contrat). En cas de non-respect du délai de paiement, des pénalités peuvent être appliquées dès le premier jour de retard.

Archivage

L’archivage du document dans un environnement sécurisé constitue l’étape finale du traitement des factures fournisseurs. Cette conservation garantit une conformité aux exigences fiscales, assure une piste d’audit fiable et facilite les éventuels contrôles fiscaux. Vous devez obligatoirement conserver vos factures pour une période de 10 ans.

Chaque entreprise est libre de choisir le mode d’archivage qui lui convient. Toutefois, nous vous conseillons de vous appuyer sur un logiciel performant qui permet un stockage sécurisé à long terme et une récupération facile en cas de contrôle.

Comment optimiser la gestion des factures fournisseurs ?

Le traitement des factures fournisseurs peut s'avérer complexe et chronophage. Voici quelques conseils pour gagner en efficacité :

• Accordez-vous (entre partenaires commerciaux) au préalable sur les conditions de paiement par écrit. Évaluez votre capacité financière afin de déterminer les délais qui vous conviennent.
  
• Suivez rigoureusement les échéances de paiement pour régler vos factures fournisseurs à temps et réduire le risque de pénalités de retard.
  
• Centralisez tous les documents afin de pouvoir accéder à vos devis, bons de commande, contrats et factures depuis une seule plateforme. Cela accélérera le rapprochement.
  
• Dématérialisez vos factures avant que la facture électronique ne devienne obligatoire. La dématérialisation des factures fournisseurs vous permettra de fluidifier leur traitement, de réaliser des économies, de réduire le risque d’erreurs, de doublons, ou de perte de documents, et d’améliorer la traçabilité des transactions.
  
• Utilisez des outils d’automatisation. Un progiciel de gestion intégré (PGI), appelé « enterprise resource planning » (ou ERP) en anglais, centralise les données de tous vos services, vous permettant de piloter les fonctions d’achat et de finance (entre autres) depuis une seule plateforme. Un logiciel de gestion électronique des documents (GED) est capable de réceptionner vos documents depuis divers canaux, de les classer, d’extraire leurs données, et de gérer leur suivi tout au long de leur cycle de vie. Un système de facturation performant, tel que Stripe Invoicing, peut détecter des factures non conformes et vous aider à maintenir une conformité aux exigences légales. Invoicing s'intègre facilement aux logiciels de comptabilité et aux ERP, vous permettant de synchroniser vos outils de gestion, tout en limitant la saisie manuelle de données.