Uma gestão deficiente de faturas pode prejudicar relações comerciais, gerar penalidades e contestações, causar erros de pagamento e afetar negativamente o fluxo de caixa. Por isso, é importante dominar o processamento de faturas para garantir a saúde financeira da sua empresa. Este artigo aborda como gerenciar faturas de fornecedores com precisão, eficiência e conformidade, desde o recebimento até o arquivamento.

O que este artigo aborda?

• O que é a gestão de faturas de fornecedores na França?
  
• Quais são as principais etapas do processamento de faturas de fornecedores?
  
• Como otimizar a gestão de faturas de fornecedores
  

O que é a gestão de faturas de fornecedores na França?

A gestão de faturas de fornecedores é o processo pelo qual uma empresa recebe, verifica, aprova, registra, paga e armazena faturas emitidas por um fornecedor. Mais do que uma simples formalidade administrativa, um processamento organizado de faturas ajuda a evitar erros e tentativas de fraude, controlar custos, monitorar operações de compras, cumprir prazos de pagamento e manter boas relações com parceiros de negócios.

Quais são as principais etapas do processamento de faturas de fornecedores?

Do recebimento ao arquivamento, o fluxo de processamento de faturas de fornecedores consiste em seis etapas principais:

• Recebimento
  
• Verificação e reconciliação
  
• Validação interna
  
• Escrituração contábil
  
• Pagamento
  
• Arquivamento
  

Cada fatura de fornecedor, seja uma fatura de depósito, uma fatura de andamento, uma fatura de saldo ou uma nota de crédito, deve seguir o mesmo ciclo estruturado.

Recebimento da fatura

O processamento de uma fatura de fornecedor começa imediatamente após o recebimento. Atualmente, uma fatura pode ser enviada por correio em papel, por e-mail com imagem digitalizada ou arquivo PDF anexado, ou eletronicamente por uma plataforma autorizada, anteriormente plataforma parceira de desmaterialização, ou sistema de intercâmbio eletrônico de dados (EDI). Também é possível receber uma fatura pelo portal de um fornecedor.

No entanto, a partir de 1º de setembro de 2026, todas as empresas sujeitas ao imposto sobre valor agregado (IVA) que realizem transações com outras empresas deverão ser capazes de receber faturas em formato eletrônico por uma plataforma aprovada. A exigência de emitir faturas eletrônicas para transações comerciais entre empresas será implementada em etapas: a partir de 1º de setembro de 2026 para grandes empresas, seguida de 1º de setembro de 2027 para pequenas e médias empresas (PMEs) e microempresas.

Verificação e reconciliação da fatura

Todas as faturas recebidas devem ser examinadas cuidadosamente para garantir que estejam em conformidade com a lei, que os valores listados estejam corretos e que correspondam aos bens ou serviços fornecidos. É preciso verificar se as faturas contêm todas as informações obrigatórias, como número da fatura, data de emissão, dados de contato do fornecedor, descrição dos serviços ou bens, termos de venda, alíquota de IVA, valor do IVA e totais sem imposto e com imposto.

Em seguida, é possível reconciliar a fatura com o pedido de compra correspondente ou com a guia de remessa. Fazer essa comparação garante que os termos negociados com o fornecedor foram devidamente cumpridos. Verifique os valores totais, os preços unitários, as quantidades, as descrições de produtos ou serviços e a aplicação de eventuais descontos. A fatura está em conformidade com o acordo firmado? Todos os produtos e serviços esperados foram entregues? O processo de verificação permite identificar discrepâncias e impedir tentativas de superfaturamento ou fraude.

É importante que quaisquer discrepâncias identificadas sejam resolvidas antes que a fatura seja integrada ao sistema da empresa. Se houver diferenças em relação ao que foi acordado, a empresa pode solicitar ao fornecedor que emita uma nota de crédito total ou parcial para corrigir a fatura.

Validação interna

Antes da liberação do pagamento, a fatura deve ser validada pelo gerente de compras, pelo departamento de contas a pagar, pelo diretor financeiro ou por outra pessoa autorizada. Em pequenas empresas, o proprietário costuma ser quem aprova faturas. A função dessa pessoa autorizada é confirmar que as verificações necessárias foram realizadas e autorizar o pagamento.

Escrituração contábil

Depois de validada, a empresa pode lançar a fatura em seus livros, manualmente ou com software. Três lançamentos contábeis são obrigatórios para registrar uma fatura de fornecedor no razão geral:

• Um débito na conta de despesas pelo valor sem imposto
  
• Um débito na conta de IVA pelo valor do IVA
  
• Um crédito na conta do fornecedor pelo valor total com imposto
  

No caso de perda de uma fatura de fornecedor, a empresa deve solicitar uma segunda via da fatura o quanto antes.

Programação do pagamento de acordo com o prazo contratual

Depois que essas etapas forem concluídas, a fatura pode ser paga. Dependendo dos termos do acordo, o pagamento pode ser feito por transferência bancária, débito automático, cheque ou instrumento negociável, como uma letra de câmbio ou nota promissória. É importante programar pagamentos em relação às datas de vencimento para evitar atrasos.

O prazo de pagamento entre empresas é normalmente de 30 dias a partir da data de emissão da fatura, salvo disposição em contrário nos termos gerais e condições de venda. Entretanto, certas situações permitem um prazo de pagamento de 45 a 60 dias. Isso deve estar expressamente indicado no contrato. Se os prazos de pagamento não forem cumpridos, penalidades podem ser aplicadas desde o primeiro dia de atraso.

Arquivamento

Ao processar faturas de fornecedores, arquivar documentos em um ambiente seguro é a etapa final do processo. Preservá-los garante conformidade com exigências tributárias, fornece uma trilha de auditoria confiável e facilita eventuais auditorias fiscais. Empresas são obrigadas a reter faturas por 10 anos.

Cada empresa é livre para escolher o método de arquivamento que melhor lhe convém. No entanto, recomendamos contar com um software de alto desempenho que permita armazenamento seguro de longo prazo e recuperação fácil em caso de auditoria.

Como otimizar a gestão de faturas de fornecedores

Processar faturas de fornecedores pode ser complexo e demorado. Aqui estão algumas dicas para aumentar a eficiência:

• Defina com antecedência, por escrito, os termos de pagamento com seus parceiros de negócios. Avalie sua capacidade financeira para determinar as datas de vencimento mais adequadas.
  
• Monitore cuidadosamente quando os pagamentos vencem e liquide as faturas de fornecedores no prazo, para reduzir o risco de penalidades por atraso.
  
• Centralize todos os documentos para conseguir acessar cotações, pedidos de compra, contratos e faturas em uma única plataforma. Isso tornará a reconciliação mais rápida.
  
• Digitalize suas faturas antes que o faturamento eletrônico se torne obrigatório. Digitalizar faturas de fornecedores vai agilizar o processamento, economizar dinheiro, reduzir o risco de erros, duplicidades ou perda de documentos e melhorar a rastreabilidade das transações.
  
• Use ferramentas de automação. Softwares de planejamento de recursos empresariais (ERP) centralizam dados de todos os departamentos de uma empresa, permitindo gerenciar funções de compras e finanças, entre outras, em uma única plataforma. Softwares de gestão de documentos (DMS) podem receber documentos de vários canais, categorizá-los, extrair seus dados e monitorá-los ao longo do ciclo de vida. Um sistema robusto de faturamento, como o Stripe Invoicing, pode detectar faturas fora de conformidade e ajudar a garantir conformidade com exigências legais. O Stripe Invoicing integra-se sem dificuldades com softwares de contabilidade e ERP, para que empresas possam sincronizar suas ferramentas de gestão enquanto limitam a inserção manual de dados.