Slecht factuurbeheer kan zakelijke relaties schaden, leiden tot boetes en geschillen, betalingsfouten veroorzaken en een negatieve invloed hebben op de cashflow. Het is daarom belangrijk om factuurverwerking onder de knie te krijgen om de financiële gezondheid van je onderneming te waarborgen. Dit artikel gaat in op hoe je leveranciersfacturen nauwkeurig, efficiënt en conform de regels kunt beheren – van ontvangst tot archivering.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is het beheer van leveranciersfacturen in Frankrijk?
  
• Wat zijn de belangrijkste stappen bij het verwerken van leveranciersfacturen?
  
• Het beheer van leveranciersfacturen optimaliseren
  

Wat is het beheer van leveranciersfacturen in Frankrijk?

Het beheer van leveranciersfacturen is het proces waarbij een bedrijf facturen van een leverancier ontvangt, controleert, goedkeurt, registreert, betaalt en opslaat. Het is meer dan alleen een administratieve formaliteit: een georganiseerde factuurverwerking helpt fouten en pogingen tot fraude te voorkomen, kosten te beheersen, inkoopactiviteiten te monitoren, betalingstermijnen te halen en goede relaties met ondernemingen te onderhouden.

Wat zijn de belangrijkste stappen bij het verwerken van leveranciersfacturen?

Van ontvangst tot archivering bestaat de workflow voor het verwerken van leveranciersfacturen uit zes hoofdstappen:

• Ontvangst
  
• Controle en reconciliatie
  
• Interne validatie
  
• Boekhouding
  
• Betaling
  
• Archivering
  

Elke leveranciersfactuur, of het nu gaat om een aanbetalingsfactuur, tussentijdse factuur, eindafrekening of creditnota, moet dezelfde gestructureerde cyclus volgen.

Ontvangst van de factuur

De verwerking van een leveranciersfactuur begint direct na ontvangst. Momenteel kan een factuur naar je worden verzonden via de post in papieren vorm, via e-mail met een gescande afbeelding of een bijgevoegd PDF-bestand, of elektronisch via een geautoriseerd platform (voorheen partnerdematerialisatieplatform) of een EDI-systeem (Electronic Data Interchange). Het is ook mogelijk om een factuur te ontvangen via het portaal van een leverancier.

Vanaf 1 september 2026 moeten alle btw-plichtige ondernemingen die transacties uitvoeren met andere ondernemingen echter in staat zijn om facturen in elektronisch formaat te ontvangen via een goedgekeurd platform. De verplichting om elektronische facturen uit te reiken voor commerciële transacties tussen ondernemingen wordt gefaseerd ingevoerd: vanaf 1 september 2026 voor grote ondernemingen, gevolgd door 1 september 2027 voor kleine en middelgrote ondernemingen (mkb) en micro-ondernemingen.

Controle en reconciliatie van facturen

Alle ontvangen facturen moeten zorgvuldig worden gecontroleerd om er zeker van te zijn dat ze aan de wettelijke voorschriften voldoen, dat de vermelde bedragen kloppen en dat ze overeenkomen met de geleverde goederen of diensten. Je moet controleren of facturen alle verplichte informatie bevatten, zoals factuurnummer, uitgiftedatum, contactgegevens van de leverancier, omschrijving van de diensten of goederen, verkoopvoorwaarden, btw-tarief, btw-bedrag en totalen exclusief en inclusief btw.

Vervolgens kun je de factuur afstemmen met de bijbehorende inkooporder of pakbon. Door deze vergelijking te maken, zorg je ervoor dat de met de leverancier afgesproken voorwaarden correct zijn nageleefd. Controleer de totaalbedragen, eenheidsprijzen, hoeveelheden, product- of dienstbeschrijvingen en de toepassing van eventuele kortingen. Voldoet de factuur aan de gemaakte afspraak? Zijn alle verwachte producten en diensten geleverd? Het verificatieproces stelt je in staat om eventuele discrepanties op te sporen en pogingen tot te hoge facturering of fraude te voorkomen.

Het is belangrijk dat eventuele vastgestelde discrepanties worden opgelost voordat de factuur in het systeem van de onderneming wordt geïntegreerd. Als er verschillen bestaan ten opzichte van wat is overeengekomen, kan de onderneming de leverancier vragen om een volledige of gedeeltelijke creditnota te verstrekken om de factuur te corrigeren.

Interne validatie

Voordat de betaling wordt vrijgegeven, moet de factuur worden gevalideerd door de inkoopmanager, de crediteurenadministratie, de financieel directeur of een andere bevoegde persoon (in kleine ondernemingen regelt de eigenaar vaak de goedkeuring van facturen). De rol van deze bevoegde persoon is om te bevestigen dat de nodige controles zijn uitgevoerd en om de betaling goed te keuren.

Boekhouding

Zodra de factuur is gevalideerd, kan de onderneming deze in de boekhouding invoeren, handmatig of met behulp van software. Er zijn drie boekingen nodig om een leveranciersfactuur in het grootboek vast te leggen:

• Een debitering op de onkostenrekening voor het bedrag, exclusief btw
  
• Een debitering op de btw-rekening voor het btw-bedrag
  
• Een creditering op de leveranciersrekening voor het totale bedrag, inclusief btw
  

Als een leveranciersfactuur kwijt is, moet de onderneming zo snel mogelijk een duplicaatfactuur aanvragen.

Betalingsplanning volgens de contractuele termijn

Nadat deze stappen zijn voltooid, kan de factuur worden betaald. Afhankelijk van de voorwaarden van de overeenkomst kan de betaling plaatsvinden via een bankoverschrijving, automatische incasso, cheque of een verhandelbaar instrument zoals een wisselbrief of promesse. Het is belangrijk om betalingen in te plannen in relatie tot hun vervaldata om betalingsachterstanden te voorkomen.

De betalingstermijn tussen ondernemingen is doorgaans 30 dagen vanaf de uitgiftedatum van de factuur, tenzij anders vermeld in de algemene verkoopvoorwaarden. In bepaalde situaties is echter een betalingstermijn van 45 tot 60 dagen toegestaan (dit moet uitdrukkelijk in het contract worden vermeld). Als betalingstermijnen niet worden nagekomen, kunnen er vanaf de eerste dag van vertraging boetes worden opgelegd.

Archivering

Bij het verwerken van leveranciersfacturen is het archiveren van documenten in een beveiligde omgeving de laatste stap in het proces. Door ze te bewaren, garandeer je compliance met de fiscale vereisten, zorg je voor een betrouwbaar controlespoor en vergemakkelijk je eventuele belastingcontroles. Ondernemingen zijn verplicht om facturen 10 jaar te bewaren.

Elk bedrijf is vrij om de archiveringsmethode te kiezen die het beste bij hen past. We raden echter aan om te vertrouwen op krachtige software die veilige langetermijnopslag mogelijk maakt en waarmee je documenten gemakkelijk kunt terugvinden in geval van een controle.

Het beheer van leveranciersfacturen optimaliseren

Het verwerken van leveranciersfacturen kan complex en tijdrovend zijn. Hier zijn enkele tips om de efficiëntie te verhogen:

• Spreek vooraf schriftelijk betalingsvoorwaarden af met je ondernemingen. Beoordeel je financiële draagkracht om te bepalen welke vervaldata het beste bij je passen.
  
• Houd goed in de gaten wanneer betalingen moeten worden gedaan en betaal leveranciersfacturen op tijd, om het risico op boetes voor te late betaling te verminderen.
  
• Centraliseer alle documenten zodat je vanaf één platform toegang hebt tot offertes, inkooporders, contracten en facturen. Dit versnelt de reconciliatie.
  
• Digitaliseer je facturen voordat elektronische facturering verplicht wordt. Het digitaliseren van leveranciersfacturen stroomlijnt de verwerking, bespaart geld, vermindert het risico op fouten, dubbele facturen of zoekgeraakte documenten, en verbetert de traceerbaarheid van transacties.
  
• Gebruik automatiseringstools. Enterprise Resource Planning (ERP)-software centraliseert gegevens van alle afdelingen van een onderneming, waardoor je (onder andere) inkoop- en financiële functies via één platform kunt beheren. Documentbeheersoftware (DMS) kan documenten uit verschillende kanalen ontvangen, ze categoriseren, gegevens eruit halen en ze gedurende hun hele levenscyclus volgen. Een robuust facturatiesysteem zoals Stripe Invoicing kan niet-conforme facturen opsporen en helpen bij compliance met wettelijke vereisten. Stripe Invoicing integreert naadloos met boekhoud- en ERP-software, zodat ondernemingen hun beheertools kunnen synchroniseren en handmatige gegevensinvoer tot een minimum kunnen beperken.