Wil je een factuur afronden voor een klant die een aanbetaling heeft gedaan? Heb je meerdere facturen verzonden tijdens een langlopend servicecontract? Dan moet je een saldofactuur uitgeven: een definitieve factuur die je zakelijke samenwerking afsluit. Ontdek wat ondernemingen moeten weten over de saldofactuur, inclusief de definitie, verplichte informatie, creatie en nog veel meer. Aan het einde van het artikel vind je ook een downloadbare sjabloon.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een saldofactuur?
  
• Wanneer moet je een saldofactuur uitgeven?
  
• Wat is het verschil tussen een saldofactuur en een aanbetalingsfactuur?
  
• Wat is de verplichte informatie op een saldofactuur?
  

Wat is een saldofactuur?

Een saldofactuur (of 'vereffeningsfactuur') is een definitieve factuur die wordt gebruikt om een commerciële transactie tussen een klant en zijn leverancier af te sluiten. De factuur bevestigt de definitieve levering van goederen of de voltooiing van een dienst in zijn geheel. De saldofactuur is een overzicht van alle al gedane betalingen en geeft het resterende saldo aan.

Wanneer moet je een saldofactuur uitgeven?

De saldofactuur wordt uitgegeven aan het einde van een langetermijnproject of een belangrijke levering als de klant al een gedeeltelijke betaling heeft gedaan (zoals een aanbetaling of een termijn) tijdens de financiële betrekking. Voor deze deelbetalingen worden een aanbetalingsfactuur of meerdere voortgangsfacturen gebruikt.

De saldofactuur is dus de laatste factuur die door de leverancier is uitgegeven. Het document wordt verstuurd bij de uiteindelijke levering of wanneer de dienst volledig is uitgevoerd.

Wat is het verschil tussen een saldofactuur en een aanbetalingsfactuur?

De aanbetalingsfactuur wordt uitgegeven voordat de onderneming het product levert of de dienst uitvoert. Dit garandeert dat verkopers een eerste gedeeltelijke betaling ontvangen en stelt ze in staat om de initiële kosten te dekken die ze zou kunnen maken. De aanbetaling wordt vervolgens in mindering gebracht op het totaalbedrag.

De saldofactuur wordt daarentegen pas uitgegeven aan het einde van de dienst of bij de levering van goederen. Het document vormt een laatste verzoek tot betaling en geeft het te betalen bedrag aan na aftrek van de aanbetaling en eventuele termijnbetalingen.

Je kunt je facturatiesysteem vereenvoudigen met Stripe Invoicing, een oplossing die is geïntegreerd met je bestaande tools en die het maken, aanpassen en afrekenen van al je facturen optimaliseert (en dat allemaal zonder te programmeren).

Wat is de verplichte informatie op een saldofactuur?

Voor de saldofactuur gelden dezelfde wettelijke verplichtingen als voor een standaardfactuur. Daarom moet elke saldofactuur het volgende bevatten:

• Factuurnummer
  
• Uitgiftedatum factuur
  
• De identiteit van de verkoper, met inbegrip van de voor- en achternaam of de bedrijfsnaam, het nummer van het SIREN-systeem (Business Directory Identification System) of het Establishment Directory Identification System (SIRET), de rechtsvorm van de onderneming, het bedrag van het aandelenkapitaal, het RCS-nummer (handels- en vennootschapsregister) voor ondernemingen of het RM-nummer (Trades Directory) voor ambachtslieden, en het adres van de statutaire zetel
  
• De identiteit van de klant, met inbegrip van de naam of bedrijfsnaam en het factuur- en afleveradres, indien deze verschillen
  
• Btw-nummers van de belastbare ondernemingen (indien van toepassing)
  
• Inkoopordernummer (indien van toepassing)
  
• Datum van verkoop of dienst
  
• Gedetailleerde beschrijving en uitsplitsing van elk verkocht artikel of elke geleverde dienst, inclusief de eenheid, hoeveelheid, aard, merk, referentie, geleverde materialen en arbeid
  
• Prijs per eenheid exclusief belasting (HT) van elk artikel of elke dienst
  
• Eventuele prijsverhogingen of kortingen (indien van toepassing)
  
• Totaalbedrag HT
  
• Het btw-tarief dat van toepassing is op elk artikel of de vermelding: "BTW niet van toepassing, art. 293 B van het algemeen belastingwetboek (CGI)" voor niet-belastingplichtige ondernemingen
  
• Bedrag van de btw
  
• Bedrag inclusief alle belastingen (TTC) (het saldo van de factuur)
  
• Betaalvoorwaarden en betaaldatum
  
• Boete voor te late betaling in geval van niet-betaling op de deadline
  
• Bedrag van de forfaitaire vergoeding voor invorderingskosten
  

De factuur moet ook specifieke gegevens bevatten, zoals:

• De term 'saldofactuur'
  
• Het offertenummer (als er een is)
  
• Een overzicht van alle reeds gedane betalingen, inclusief betaalde bedragen, factuurnummers en betaaldatums
  

Je kunt de sjabloon voor saldofacturen downloaden om je eigen sjabloon te maken. Dit is een factuur met een aanbetaling die al is gedaan.