Si un client demande un double de facture, le fournisseur doit lui en fournir un. Qu’est-ce qu’un double de facture? Comment générer une copie conforme? Quelles sont les différences entre un double de facture et une simple photocopie? Cet article répond aux questions les plus courantes concernant les doubles de facture, les cas dans lesquels il convient de les émettre et la manière de les créer.

Contenu de l’article

• Qu’est-ce qu’un double de facture?
  
• Quand demander et émettre des doubles de factures
  
• Comment demander et émettre des doubles de factures
  
• Différences entre une facture et un double de facture
  
• Émission d’un double de facture conforme
  
• Coût d’un double de facture
  

Qu’est-ce qu’un double de facture?

Un double de facture est une copie conforme d’une facture déjà émise, mais qui comporte une mention légale précise la distinguant de la version initiale. Les autorités publiques reconnaissent cette deuxième version comme un document de remplacement en cas de perte, de vol ou de destruction de la première copie.

Le format et le contenu de la facture de remplacement sont identiques à ceux de la version initiale. Toutefois, ce document contient des informations supplémentaires. Contrairement à une photocopie, un double est juridiquement équivalent à la facture initialement émise. Il facilite les démarches administratives et fiscales, ainsi que les procédures d’audit ou de litige.

Quand demander et émettre des doubles de factures

Un client demande souvent un double de facture lorsque la version initiale a été perdu, volé ou endommagé. Par exemple, un incendie ou une inondation peut détruire un document, le rendant ainsi inaccessible. Il aura alors besoin d’un double pour obtenir le remboursement de son assurance.

Un client peut également demander un double à de fins comptables, pour fournir des justificatifs lors d’un contrôle fiscal, de régler un litige commercial, de se soumettre à un audit ou d’obtenir un remboursement de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA).

Si un client demande une nouvelle facture, les entreprises françaises sont tenues de s’y conformer. En respectant cette obligation légale, les entreprises garantissent le bon fonctionnement de leur comptabilité et font preuve de transparence vis-à-vis des autorités fiscales.

Comment demander et émettre des doubles de factures

Les clients disposent de plusieurs moyens pour obtenir une nouvelle facture. Dans les grandes entreprises, il est généralement possible d’en faire la demande par un portail en ligne ou en utilisant un formulaire de contact sur le site web de l’entreprise. Pour les petites entreprises ou les artisans, il est courant de prendre contact par téléphone ou par courriel. Enfin, un client peut se rendre en magasin pour demander un double.

Lors d’une demande, il est important d’indiquer le numéro de facture et le numéro de commande d’origine. Si l’entreprise est mise en liquidation, le client peut obtenir un double auprès du liquidateur, qui a généralement accès aux documents comptables de l’entreprise dissoute.

Les fournisseurs peuvent envoyer des factures de remplacement par courriel ou par courrier postal. Ils peuvent également proposer de télécharger gratuitement des copies en ligne ou de les imprimer en magasin. Pour réduire le risque de fraude, vérifiez l’identité du client avant d’émettre une facture de remplacement.

Différences entre une facture et un double de facture

La facture constitue le document initial établi par le marchand pour confirmer la vente de marchandises ou la prestation de services. Le double remplace la facture initiale : il s’agit d’une copie fidèle du document initial qui comporte également une mention réglementaire absente de la version initiale. Cette mention certifie que ce document est un double et le distingue de la première version.

Veuillez noter que les services administratifs doivent conserver à la fois la version initiale et la copie de la facture pendant 10 ans. Lorsqu’une copie est conforme à la réglementation en vigueur, elle a la même valeur juridique que la version initiale.

Émission d’un double de facture conforme

Un double de facture reprend tous les postes de la facture initiale, y compris les coordonnées des parties, les montants facturés, la description des biens ou services fournis et les conditions de paiement. Le double reprend la même numérotation que la facture initiale pour respecter l’ordre chronologique.

Un document de remplacement doit également comporter des mentions indiquant qu’il s’agit d’un double, telles que « double de la facture n° X », « facture émise en double à la demande du client » ou « copie délivrée en remplacement de la facture initiale endommagée ou égarée ». Ce détail doit être clairement indiqué sur le document.

Si la demande concerne une facture déjà réglée, le fournisseur doit l’indiquer sur la copie et préciser le mode de paiement (par exemple, en espèces, par chèque, par virement ou par carte), la date de paiement et la référence de la transaction.

Lorsqu’un organisme public est le client (par exemple, un ministère, l’État ou une administration locale) ou qu’il s’agit d’un client situé à l’étranger, la copie de la facture doit comporter la mention manuscrite « Copie conforme à la version initiale » et être signée par le gérant ou le directeur de l’entreprise.

La création manuelle de factures en double étant complexe, nous vous recommandons d’utiliser une application de facturation pour réduire le risque d’erreurs ou de doublons comptables. Stripe Invoicing vous aide à respecter les obligations fiscales et légales tout en gérant l’ensemble du processus. Créez et envoyez des factures, automatisez le suivi des revenus et recevez vos paiements plus rapidement, sans écrire une seule ligne de code. Avec Invoicing, vous pouvez mettre à jour, dupliquer et rembourser des factures, ainsi qu’enregistrer les paiements effectués en dehors de Stripe, directement depuis votre Dashboard.

Coût d’un double de facture

Les factures de remplacement sont généralement fournies gratuitement lorsqu’elles sont demandées en ligne par un compte client. Toutefois, pour le traitement d’un duplicata par le service client, une entreprise peut facturer des frais compris entre 5 € et 15 €, la moyenne s’élevant à 10 €.