Om en kund begär en dubblettfaktura måste leverantören tillhandahålla en ersättningsfaktura. Vad är en dubblettfaktura? Hur genereras en kopia som uppfyller kraven? Vad är skillnaden mellan en upprepad faktura och en fotokopia? I den här artikeln tar vi upp de vanligaste frågorna om dubblettfakturor, när de ska utfärdas och hur de skapas.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är en dubblettfaktura?
  
• När man ska begära och utfärda dubblettfakturor
  
• Så här begär och utfärdar man dubblettfakturor
  
• Skillnader mellan en faktura och en dubblettfaktura
  
• Utfärdande av en dubblettfaktura som uppfyller kraven
  
• Kostnad för en dubblettfaktura
  

Vad är en dubblettfaktura?

En dubblettfaktura är en exakt kopia av en faktura som redan har utfärdats, men som innehåller ett specifikt juridiskt språk som skiljer den från originalet. Myndigheter godtar denna andra version som ersättning om den första kopian försvinner, blir stulen eller förstörs.

Ersättningsfakturans format och innehåll är identiska med originalet. Ersättningen innehåller dock ytterligare information. Till skillnad från en fotokopia är en dubblettversion juridiskt likvärdig med den tidigare genererade fakturan. Den används för administrativa och skatterelaterade uppgifter samt revisions- eller tvisteförfaranden.

När man ska begära och utfärda dubblettfakturor

En kund begär ofta en dubblettfaktura om originalkopian försvinner, blir stulen eller skadas. Till exempel kan en brand eller översvämning förstöra ett dokument och göra det oåtkomligt. De behöver då en dubblettfaktura för försäkringsersättning.

En klient kan också be om en ersättningsfaktura i redovisningssyfte för att erbjuda bevis under en skatteinspektion, lösa en kommersiell tvist, genomgå en revision eller för att få en återbetalning av mervärdesskatt.

Om en kund begär en ersättningsfaktura måste franska företag tillhandahålla den. Genom att följa detta juridiska krav upprätthåller företag korrekta redovisningsrutiner och transparens med skattemyndigheter.

Så här begär och utfärdar man dubblettfakturor

Det finns flera sätt för kunder att få en ersättningsfaktura. När det gäller stora organisationer kan privatpersoner vanligtvis skicka in en begäran via en onlineportal eller med hjälp av ett kontaktformulär på företagets webbplats. För mindre företag eller enskilda näringsidkare är det vanligt att man kontaktar dem via telefon eller e-post. Slutligen kan en kund besöka en butik för att be om en dubblett.

När du gör en begäran är det viktigt att ange det ursprungliga fakturanumret och beställningsnumret. Om företaget träder i likvidation kan en kund få en dubblettfaktura från likvidatorn, som vanligtvis har tillgång till finansiella register från den upplösta verksamheten.

Leverantörer kan tillhandahålla ersättningsfakturor via e-post eller post. De kan också erbjuda möjlighet till nerladdning online utan debitering eller utskrift i butik. För att minska risken för bedrägerier bör du verifiera en kunds identitet före utfärdandet av en dubblettfaktura.

Skillnader mellan en faktura och en dubblettfaktura

Fakturan fungerar som det originaldokument som en säljare genererar för att bekräfta försäljningen av varorna eller slutförandet av tjänsterna. Dubbletten ersätter den ursprungliga fakturan – det är en korrekt kopia av den ursprungliga filen och innehåller också en regulatorisk formulering som inte finns på originalet. Denna formulering intygar att filen är en dubblett och särskiljer den från den första versionen.

Observera att både originalfakturan och dubbletten av fakturan måste sparas i registret i tio år. När en dubblett uppfyller gällande bestämmelser har den samma juridiska giltighet som den första versionen.

Utfärdande av dubblettfaktura som uppfyller kraven

En dubblettfaktura kopierar alla poster från den ursprungliga fakturan, inklusive parternas kontaktuppgifter, fakturerade belopp, beskrivningen av de varor eller tjänster som tillhandahållits och villkoren för betalningen. Kopian tillämpar samma numrering som den första för att bevara ordningsföljden.

En ersättningsfaktura innehåller också information som identifierar den som en dubblett, till exempel "dubblett av faktura #X", "faktura utfärdad i två exemplar på köparens begäran" eller "kopia levererad som ersättning för skadad eller borttappad faktura". Dokumentet måste tydligt ange denna detalj.

Om förfrågan gäller en betald faktura måste leverantören anteckna detta på kopian och ange betalningsmetod (t.ex. kontant, check, överföring eller kort), betalningsdatum och transaktionens referens.

När en offentlig enhet är kunden (t.ex. en myndighet, den nationella regeringen eller en lokal förvaltning) eller en kund utomlands, måste dubbletten av fakturan innehålla den handskrivna förklaringen "Sann kopia av originalet (copie conforme à l'original)" och undertecknas av företagets chef eller styrelseledamöter.

Eftersom manuellt utfärdande av dubblettfakturor är komplicerat rekommenderar vi att du använder ett fakturaprogram för att minska risken för fel eller upprepade bokföringsposter. Stripe Invoicing ger stöd för skatte- och juridisk efterlevnad och hanterar hela processen. Skapa och skicka fakturor, automatisera spårning av intäkter och få betalt snabbare, utan att behöva skriva en enda rad kod. Med Invoicing kan du uppdatera, kopiera och återbetala fakturor samt registrera betalningar utanför Stripe direkt i Dashboard.

Kostnad för en dubblettfaktura

Ersättningsfakturor tillhandahålls i allmänhet utan avgift på begäran online via ett kundkonto. För att kundtjänsten ska behandla en dubblett kan ett företag dock ta ut en avgift på 5 euro– 15 euro, där genomsnittet är 10 euro.