Wenn eine Kundin oder ein Kunde ein Rechnungsduplikat anfordert, muss der Lieferant einen Ersatz bereitstellen. Was ist ein Rechnungsduplikat? Wie wird eine konforme Kopie erstellt? Was sind die Unterschiede zwischen einer wiederholten Rechnung und einer Fotokopie? In diesem Artikel werden die häufigsten Fragen zu Rechnungsduplikaten behandelt, wann sie ausgegeben werden und wie sie erstellt werden.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist eine doppelte Rechnung?
  
• Wann Rechnungsduplikate angefragt und ausgestellt werden sollten
  
• Anfrage und Ausstellung von Rechnungsduplikaten
  
• Unterschiede zwischen einer Rechnung und einem Rechnungsduplikat
  
• Ein konformes Rechnungsduplikat ausstellen
  
• Kosten eines Rechnungsduplikats
  

Was ist eine doppelte Rechnung?

Eine doppelte Rechnung ist eine exakte Kopie einer bereits ausgestellten Rechnung, die jedoch eine bestimmte rechtliche Sprache enthält, die sie vom Original unterscheidet. Regierungsbehörden erkennen diese zweite Version als Ersatz an, wenn die erste Kopie verloren geht, gestohlen oder vernichtet wird.

Format und Inhalte der Ersatzrechnung sind identisch mit denen des Originals. Der Ersatz enthält jedoch zusätzliche Informationen. Im Gegensatz zu einer Fotokopie ist ein Duplikat der zuvor erstellten Rechnung rechtlich gleichwertig. Es hilft bei administrativen und Steuer-bezogenen Aufgaben sowie bei Prüfungs- oder angefochtenen Zahlungen.

Wann Rechnungsduplikate angefragt und ausgestellt werden sollten

Eine Kundin oder ein Kunde fordert oft ein Rechnungsduplikat an, wenn das Original verloren geht, gestohlen oder beschädigt wird. Zum Beispiel könnte ein Brand oder eine Überschwemmung ein Dokument zerstören, wodurch es unlesbar wird. Er oder sie benötigt dann ein Duplikat für die Versicherungsrückerstattung.

Eine Kundin oder ein Kunde kann auch einen Ersatz für Buchhaltungszwecke anfordern, um Beweise während einer Steuerprüfung zu erbringen, eine angefochtene Zahlung beizulegen, sich einem Audit zu unterziehen oder eine Rückerstattung der Umsatzsteuer (USt.) zu erhalten.

Wenn eine Kundin oder ein Kunde eine Ersatzrechnung beantragt, müssen französische Unternehmen diese Anfrage erfüllen. Zu diesem Zweck pflegen die Unternehmen ordnungsgemäße Buchhaltungspraktiken und Transparenz gegenüber den Steuerbehörden.

Anfrage und Ausstellung von Rechnungsduplikaten

Kundinnen und Kunden haben mehrere Möglichkeiten, eine Ersatzrechnung zu erhalten. Bei großen Organisationen können Einzelpersonen in der Regel eine Anfrage über ein Online-Portal oder über ein Kontaktformular auf der Website des Unternehmens einreichen. Bei kleineren Unternehmen oder Handwerkern ist es üblich, sich telefonisch oder per E-Mail zu melden. Schließlich kann eine Kundin oder ein Kunde ein Geschäft besuchen, um ein Duplikat anzufordern.

Bei einer Anfrage ist es wichtig, die ursprüngliche Rechnungsnummer und die Bestellnummer anzugeben. Wenn das Unternehmen in Liquidation geht, kann eine Kundin oder ein Kunde ein Duplikat vom Liquidator erhalten, der in der Regel Zugriff auf Finanzunterlagen aus dem aufgelösten Betrieb hat.

Lieferanten können Ersatzrechnungen per E-Mail oder Post bereitstellen. Sie können auch Kopien online ohne Zahlung herunterladen oder im Geschäft ausdrucken. Um das Risiko von Betrug zu verringern, überprüfen Sie die Identität einer Kundin oder eines Kunden, bevor Sie eine doppelte Rechnung ausstellen.

Unterschiede zwischen einer Rechnung und einer doppelten Rechnung

Die Rechnung fungiert als Originaldokument, das von einer Verkäuferin oder einem Verkäufer erstellt wird, um den Verkauf von Waren oder die Erbringung von Dienstleistungen zu bestätigen. Das Duplikat ersetzt die ursprüngliche Rechnung – es handelt sich um eine genaue Kopie der ursprünglichen Datei und enthält zudem regulatorische Formulierungen, die nicht im Original zu finden sind. Dieser Wortlaut bescheinigt diese Datei als Duplikat und unterscheidet sie von der ersten Version.

Bitte beachten Sie, dass Aufzeichnungen sowohl die ursprüngliche Rechnung als auch das Duplikat zehn Jahre lang aufbewahren müssen. Wenn ein Duplikat den geltenden Vorschriften entspricht, hat es die gleiche rechtliche Gültigkeit wie die erste Fassung.

Ein konformes Rechnungsduplikat ausstellen

Ein Rechnungsduplikat repliziert alle Posten aus der ursprünglichen Rechnung, einschließlich der Kontaktdaten der Parteien, der in Rechnung gestellten Beträge, der Beschreibung der gelieferten Waren oder Dienstleistungen und der Konditionen der Zahlung. Die Kopie verwendet die gleiche Nummerierung wie die erste, um die Reihenfolge beizubehalten.

Ein Ersatz zeigt auch Informationen an, die ihn als Duplikat kennzeichnen, wie z. B. „Rechnung #X“, „Rechnung, die auf Anfrage der Käuferin oder des Käufers in zweifacher Ausfertigung ausgestellt wurde“ oder „Kopie, die als Ersatz für eine beschädigte oder verlegte Rechnung geliefert wird.“ Das Dokument muss dieses Detail klar angeben.

Betrifft die Anfrage eine bezahlte Rechnung, so muss der Lieferant dies auf der Kopie vermerken und die Zahlungsmethode (z. B. Barzahlung, Scheck, Überweisung oder Karte), das Datum der Zahlung und die Referenz der Transaktion angeben.

Wenn es sich bei der Kundin oder dem Kunden um eine öffentliche Einrichtung (z. B. eine Regierungsbehörde, die nationale Regierung oder eine lokale Verwaltung) handelt oder er bzw. sie sich im Ausland befindet, muss das Rechnungsduplikat den handschriftlichen Vermerk „Getreue Kopie des Originals (Copie conforme à l’original)“ enthalten und vom Manager oder Vorstand des Unternehmens unterzeichnet sein.

Da die manuelle Ausstellung von Rechnungsduplikaten komplex ist, empfehlen wir die Verwendung einer Invoicing-App, um das Risiko von Fehlern oder wiederholten Buchungen zu verringern. Stripe Invoicing unterstützt steuerliche und rechtliche Compliance und verwaltet gleichzeitig den gesamten Prozess. Rechnungen erstellen und versenden, Umsatz verfolgen und Zahlungen akzeptieren, ohne eine einzige Codezeile schreiben zu müssen. Mit Invoicing können Sie Rechnungen direkt über Ihr Dashboard aktualisieren, replizieren und Rückerstattungen vornehmen sowie außerhalb von Stripe getätigte Zahlungen erfassen.

Kosten eines Rechnungsduplikats

Ersatzrechnungen werden in der Regel kostenlos zur Zahlung bereitgestellt, wenn sie online über ein Client-Konto angefordert werden. Für die Bearbeitung eines Duplikats durch den Kundenservice könnte ein Unternehmen jedoch eine Transaktionsgebühr von 5 € – 15 € erheben, wobei der Durchschnitt 10 € beträgt.