Se um cliente solicitar uma fatura duplicada, o fornecedor deverá fornecê-la. O que é uma fatura duplicada? Como é gerada uma cópia em conformidade? Quais são as diferenças entre uma fotocópia de uma conta repetida? Este artigo aborda as perguntas mais comuns sobre faturas duplicadas, quando emiti-las e como criá-las.

O que você encontrará neste artigo?

• O que é uma fatura duplicada?
  
• Quando se deve solicitar e emitir faturas duplicadas
  
• Como solicitar e emitir faturas duplicadas
  
• Diferenças entre uma fatura e uma fatura duplicada
  
• Emissão de uma fatura duplicada em conformidade
  
• O custo de uma fatura duplicada
  

O que é uma fatura duplicada?

Uma fatura duplicada é uma cópia exata de uma fatura já emitida, mas que inclui uma linguagem jurídica específica que a distingue da original.As autoridades governamentais reconhecem esta segunda versão como uma substituta se a primeira cópia for perdida, roubada ou destruída.

O formato e o conteúdo da fatura de substituição são idênticos aos da fatura original. No entanto, a fatura substituta contém informações adicionais. Diferente de uma fotocópia, uma versão duplicada é legalmente equivalente à fatura gerada anteriormente. A fatura duplicada ajuda nas tarefas administrativas e tributárias, bem como nos procedimentos de auditoria ou contestação.

Quando se deve solicitar e emitir faturas duplicadas

Um cliente muitas vezes solicita uma fatura duplicada se a cópia original for perdida, roubada ou danificada. Por exemplo, um incêndio ou inundação pode destruir um documento, tornando-o inacessível. Em seguida, o cliente precisaria de uma duplicata para receber o reembolso do seguro.

Um cliente também pode pedir uma substituição para fins contábeis a fim de apresentar como comprovante em uma fiscalização tributária, resolver uma disputa comercial, passar por uma auditoria ou obter um reembolso do imposto sobre valor agregado (IVA).

Se um cliente solicitar uma fatura duplicada, as empresas francesas devem atender à solicitação. Para cumprir esse requisito jurídico, as empresas mantêm práticas contábeis adequadas e transparência com as autoridades fiscais.

Como solicitar e emitir faturas duplicadas

Os clientes têm várias formas de obter uma fatura de substituição. Com grandes organizações, os indivíduos geralmente podem enviar uma solicitação por meio de um portal online ou usando um formulário de contato no site da empresa. Para empresas menores ou artesãos, entrar em contato por telefone ou e-mail é comum. Por fim, um cliente pode visitar uma loja para solicitar uma duplicata.

Ao fazer uma solicitação, é importante fornecer o número da fatura original e o número do pedido.Se a empresa entrar em falência, um cliente pode obter uma duplicata do liquidante, que normalmente tem acesso aos registros financeiros da operação dissolvida.

Os fornecedores podem fornecer faturas de substituição por e-mail ou serviço postal. Eles também podem oferecer a opção de baixar cópias online gratuitamente ou imprimi-las na loja. Para reduzir o risco de fraude, verifique a identidade de um cliente antes de emitir uma fatura duplicada.

Diferenças entre uma fatura e uma fatura duplicada

A fatura atua como o documento original que um vendedor gera para confirmar a venda de mercadorias ou a conclusão de serviços. A duplicata substitui a fatura original – é uma cópia exata do arquivo inicial e também contém a frase regulatória não encontrada no original. Esse texto certifica este arquivo como uma cópia e o diferencia da primeira versão.

Observe que os registros devem manter tanto a fatura original quanto a duplicada por 10 anos. Quando uma duplicata cumpre as normas vigentes, ela tem a mesma validade jurídica da primeira versão.

Emissão de uma fatura duplicada em conformidade

Uma fatura duplicada replica todos os itens da fatura original, incluindo os dados de contato das partes, os valores faturados, a descrição dos bens ou serviços fornecidos e os termos de pagamento. A cópia aplica a mesma numeração da original para garantir a continuidade da sequência.

Uma fatura de substituição também exibe informações em sua redação para identificá-la como uma duplicata, tais quais "duplicata da fatura #X", "fatura emitida em duplicata por solicitação do comprador" ou "cópia entregue como substituta da fatura original danificada ou perdida". O documento precisa declarar claramente esse detalhe.

Se o pedido de informação for de uma fatura paga, o fornecedor deve indicar isso na cópia e especificar a forma de pagamento (por exemplo, dinheiro, cheque, transferência ou cartão), a data de pagamento e a referência da transação.

Quando uma entidade pública for o cliente (como um departamento governamental, o governo nacional ou uma administração local) ou um cliente localizado no exterior, a fatura duplicada deve mostrar a declaração manuscrita “Cópia fiel do original (Copie conforme à l’original)” e ser assinada pelo gerente ou diretor da empresa.

Como a emissão manual de faturas duplicadas é complexa, recomendamos usar um programa de invoicing para reduzir o risco de erros ou de lançamentos contábeis repetidos. O Stripe Invoicing oferece suporte no cumprimento das conformidades tributárias e jurídicas durante o gerenciamento de todo o processo. Crie e envie faturas, automatize o acompanhamento de receitas para receber pagamentos mais rápido, sem escrever uma única linha de código. Com o Invoicing, você pode atualizar, replicar e reembolsar faturas, assim como registrar pagamentos feitos por fora da Stripe, tudo diretamente no seu Dashboard.

Custo de uma fatura duplicada

As faturas de substituição geralmente são cobradas gratuitamente quando solicitadas online por meio de uma conta de cliente. No entanto, para que o atendimento ao cliente processe uma duplicata uma empresa pode cobrar uma tarifa de € 5 a € 15, com uma média de € 10.