顧客が請求書の副本を依頼した場合、サプライヤーは副本を提供しなければなりません。請求書の副本とは何か。規制に準拠した副本の発行方法とは。コピー機で複製された書類との違いは何か。本記事では請求書の副本、再発行のタイミング、作成方法に関する一般的な疑問にお答えします。

目次

• 請求書副本とは
  
• 請求書の副本を依頼・発行するタイミング
  
• 請求書副本の依頼方法と発行方法
  
• 請求書の原本と副本の違い
  
• 法令に準拠した請求書副本の発行
  
• 請求書の副本の発行にかかる費用
  

請求書副本とは

請求書副本とは、すでに発行された請求書の正確な複製であると同時に原本と区別するための規定の定型句が含まれているものを指します。この要件を満たしていれば、原本が紛失、盗難、破損した場合でも、政府当局はこの副本を代替書類として承認します。

副本の形式と内容は原本とまったく同じです。ただし、副本には文言が追加されます。コピー機の複製とは異なり、副本は原本と同等の法的効力を有します。これにより行政事務および税務、監査や不審請求の申し立て手続きにも利用できます。

請求書の副本を依頼・発行するタイミング

顧客が請求書の副本を依頼するのは、原本を紛失、盗難、破損した場合です。例えば、火災や洪水によって書類が破損して使用できなくなった場合、保険金の受け取りに請求書の副本が必要になります。

また、顧客側で副本が必要となる会計上の理由としては、税務調査時の証拠、商取引上の紛争解決、監査への対応、または付加価値税 (VAT) の還付申請などが挙げられます。

顧客から請求書の再発行を求められた場合、フランス企業にはこれに応じる義務があります。この法的要件を遵守することは、企業にとって適切な会計処理を維持し税務当局に対して高い透明性を示すことになります。

請求書副本の依頼方法と発行方法

クライアントが副本を取得する方法はいくつかあります。大規模な組織の場合、個人の顧客は通常オンラインポータルを介して、または企業のウェブサイトのお問い合わせフォームからリクエストを送信できます。小規模企業や個人事業主の場合は電話やメールで依頼するのが一般的です。さらに、実店舗に足を運んで再発行を依頼することもできます。

副本を依頼する際に重要なことは当初の請求書番号と注文番号を提示することです。万が一、発行元の事業者が清算手続きに入った場合でも、顧客はその清算人を通じて副本を入手することができます。清算人は通常、解散した法人の財務記録を管理しています。

サプライヤーは請求書の副本をメール添付や郵送で提供できます。またはオンラインからの無料ダウンロードや実店舗での印刷といったオプションを提供する場合もあります。不正リスクを軽減するために、顧客の本人確認を行ってから副本を発行してください。

請求書の原本と副本の違い

請求書は、売り手が商品の販売またはサービスの提供完了を証明するために発行する原本としての役割を果たします。これに対して副本は紛失の際に原本を代替するものであり、内容は原本を正確に複製したものですが、原本には記載されない規定の定型句が含まれています。この文言が含まれることで当該書類が正当な副本であることが証明され、最初に発行された原本と区別されます。

請求書の原本と副本双方を 10 年間保管する必要があります。副本が現行規制に準拠していれば、原本と同じ法的効力を有します。

法令に準拠した請求書副本の発行

請求書の副本には、原本の全記載事項がそのまま反映されます。具体的には取引当事者の連絡先、請求金額、商品またはサービスの詳細、支払条件などが該当します。また会計上の連続性を維持するために、副本には必ず初回発行時と同じ請求番号が付されます。

また、副本にはそれが副本であることを示す情報も掲載されます。例えば、「請求書 #X の副本」、「買い手の依頼により発行された副本」、破損・紛失した請求書原本の代わりに発行された請求書」といった文言が詳細に記載されます。

支払い済みの請求書の再発行を依頼された場合、サプライヤーは当該副本上に支払い済みである旨を明記し、決済手段 (現金、小切手、銀行振込、カード決済など)、支払完了日、取引照会番号を記載する必要があります。

公的機関 (政府部門、中央政府、地方自治体) がクライアントである場合、または顧客が海外在住の場合、副本には手書きで「原本の複製」と記載し、会社の担当者または経営者が署名する必要があります。

請求書の副本を手動で発行する作業は煩雑であるため、誤りや重複入力のリスクを避けるためにも請求書発行アプリを使用することをお勧めします。Stripe Invoicing は再発行プロセス全体を管理しつつ、税制と法令に準拠したサポートを提供しています。具体的には、コードを書くことなく請求書を作成・送付し、売掛金を自動で追跡し、迅速に支払いを受け取ることができます。Invoicing を利用することで、請求書の更新、副本の作成、返金が容易になるとともに、Stripe 以外で行われた支払いまでダッシュボードで記録できます。

請求書の副本の発行にかかる費用

請求書の副本がクライアントのアカウントからオンラインで申請された場合、請求書の再発行は無料です。ただし、カスタマーサービス経由で副本の作成を依頼する場合、5 ユーロ から 15 ユーロ程度の手数料が発生することがあり、平均すると 10 ユーロです。