Als een klant om een duplicaatfactuur vraagt, moet de leverancier een vervangende factuur verstrekken. Wat is een duplicaatfactuur? Hoe maak je een conform exemplaar? Wat zijn de verschillen tussen een duplicaatfactuur en een fotokopie? Dit artikel behandelt de meest voorkomende vragen over duplicaatfacturen, wanneer je ze moet uitgeven en hoe je ze maakt.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een duplicaatfactuur?
  
• Wanneer moet je duplicaatfacturen aanvragen en uitgeven?
  
• Hoe vraag je duplicaatfacturen aan en geef je ze uit?
  
• Verschillen tussen een factuur en een duplicaatfactuur
  
• Een conform duplicaatfactuur verstrekken
  
• Kosten van een duplicaatfactuur
  

Wat is een duplicaatfactuur?

Een duplicaatfactuur is een exacte kopie van een factuur die al is verstuurd, maar bevat specifieke juridische bewoordingen die hem onderscheiden van het origineel. Overheidsinstanties erkennen deze tweede versie als vervanging als het eerste exemplaar kwijt is geraakt, gestolen of vernietigd.

De opmaak en inhoud van de vervangende factuur zijn identiek aan die van het origineel. Toch bevat de vervangende factuur extra informatie. In tegenstelling tot een fotokopie is een duplicaat juridisch gelijkwaardig aan de eerder gegenereerde factuur. Het helpt bij administratieve en fiscale taken, maar ook bij controle- of geschillenprocedures.

Wanneer moet je duplicaatfacturen aanvragen en versturen?

Een klant vraagt vaak om een duplicaatfactuur als het originele exemplaar kwijt is, gestolen of beschadigd. Een brand of overstroming kan bijvoorbeeld een document vernietigen, waardoor het niet meer toegankelijk is. Dan hebben ze een duplicaat nodig voor de vergoeding van de verzekering.

Een klant kan ook om een vervangende factuur vragen voor boekhoudkundige doeleinden, bijvoorbeeld om bewijs te leveren tijdens een belastingcontrole, een handelsgeschil op te lossen, een audit te ondergaan of om een belasting over de toegevoegde waarde (btw) terug te krijgen.

Als een klant om een vervangende factuur vraagt, moeten Franse bedrijven hieraan voldoen. Door deze wettelijke verplichting na te leven, zorgen bedrijven voor een correcte boekhouding en transparantie tegenover de belastingdienst.

Hoe je duplicaatfacturen aanvraagt en laat maken

Klanten hebben verschillende manieren om een vervangende factuur te krijgen. Bij grote organisaties kunnen mensen meestal een verzoek indienen via een online portaal of via een contactformulier op de website van het bedrijf. Bij kleinere bedrijven of ambachtslieden is contact via telefoon of e-mail gebruikelijk. Ten slotte kan een klant een winkel bezoeken om een duplicaat aan te vragen.

Bij het indienen van een verzoek is het belangrijk om het originele factuurnummer en het ordernummer te vermelden. Als het bedrijf failliet gaat, kan een klant een duplicaat verkrijgen bij de curator, die doorgaans toegang heeft tot de financiële gegevens van het opgeheven bedrijf.

Leveranciers kunnen vervangende facturen verstrekken via e-mail of per post. Ze bieden mogelijk ook de mogelijkheid om kopieën gratis online te downloaden of in de winkel af te drukken. Om het risico op fraude te verminderen, moet je de identiteit van een klant verifiëren voordat je een duplicaatfactuur verstuurt.

Verschillen tussen een factuur en een duplicaatfactuur

De factuur is het originele document dat een verkoper opstelt om de verkoop van goederen of de levering van diensten te bevestigen. Het duplicaat vervangt de originele factuur: het is een exacte kopie van het oorspronkelijke document en bevat bovendien een wettelijk voorgeschreven vermelding die niet op het origineel staat. Deze vermelding bevestigt dat dit document een duplicaat is en onderscheidt het van de eerste versie.

Houd er rekening mee dat je zowel de originele als de duplicaatfactuur 10 jaar moet bewaren. Wanneer een duplicaat voldoet aan de huidige regelgeving, heeft het dezelfde juridische geldigheid als de eerste versie.

Een conform duplicaatfactuur verstrekken

Een duplicaatfactuur bevat alle items van de originele factuur, inclusief de contactgegevens van de partijen, de gefactureerde bedragen, de omschrijving van de geleverde goederen of diensten en de betalingsvoorwaarden. De kopie heeft dezelfde nummering als de eerste om de volgorde te behouden.

Een vervangende factuur bevat ook informatie die aangeeft dat het om een duplicaat gaat, zoals “duplicaat van factuur nr. X”, “factuur in tweevoud uitgegeven op verzoek van de koper” of “kopie geleverd ter vervanging van een beschadigde of zoekgeraakte originele factuur”. Dit moet duidelijk op het document staan.

Als de aanvraag betrekking heeft op een factuur die al is betaald, moet de leverancier dit op de kopie vermelden en de betaalmethode specificeren (bijv. contant, cheque, overschrijving of kaart), de betalingsdatum en het transactienummer.

Wanneer een overheidsinstantie de klant is (zoals een ministerie, de nationale overheid of een lokale overheid) of een klant in het buitenland, moet op de duplicaatfactuur de handgeschreven vermelding “Gelijkwaardig aan het origineel (Copie conforme à l’original)” staan en moet deze worden ondertekend door de bedrijfsleider of directeur.

Omdat het handmatig uitgeven van duplicaatfacturen ingewikkeld is, raden we aan een facturatie-app te gebruiken om het risico op fouten of dubbele boekingen te verminderen. Stripe Invoicing biedt ondersteuning voor fiscale en wettelijke compliance en beheert het hele proces. Maak en verstuur facturen, automatiseer het bijhouden van inkomsten en word sneller betaald, zonder ook maar één regel code te schrijven. Met Invoicing kun je facturen bijwerken, dupliceren en terugbetalen, en betalingen buiten Stripe om registreren, rechtstreeks vanuit je Dashboard.

Kosten van een duplicaatfactuur

Vervangende facturen worden over het algemeen gratis verstrekt wanneer je ze online via een klantaccount aanvraagt. Om een duplicaat te verwerken, kan een bedrijf echter een vergoeding vragen van € 5–€ 15, met een gemiddelde van € 10.