Se un cliente richiede un duplicato della fattura, il fornitore deve fornire una copia sostitutiva. Che cos'è un duplicato della fattura? Come si genera una copia conforme? Quali sono le differenze rispetto a una fattura ristampata da una fotocopia? Questo articolo risponde alle domande più comuni sui duplicati delle fatture, quando emetterli e come crearli.

Contenuto dell'articolo

• Che cos'è un duplicato della fattura
  
• Quando richiedere ed emettere duplicati delle fatture
  
• Come richiedere ed emettere duplicati delle fatture
  
• Differenze tra fattura e duplicato della fattura
  
• Emissione di un duplicato della fattura conforme
  
• Costo del duplicato della fattura
  

Che cos'è un duplicato della fattura

Il duplicato della fattura è una copia identica di una fattura già emessa, ma include una dicitura legale specifica che lo distingue dall'originale. Le autorità riconoscono questa seconda versione come sostitutiva nel caso in cui il documento originale venga smarrito, rubato o distrutto.

Il formato e il contenuto della fattura sostitutiva sono identici a quelli dell'originale. Tuttavia, il documento sostitutivo include informazioni aggiuntive. A differenza di una fotocopia, il duplicato della fattura ha lo stesso valore legale della fattura precedentemente emessa. È utile per gli adempimenti amministrativi e fiscali, nonché per procedure di audit o contestazioni.

Quando richiedere ed emettere duplicati delle fatture

Spesso i clienti richiedono un duplicato della fattura quando l'originale viene smarrito, rubato o danneggiato. Ad esempio, incendi o alluvioni possono distruggere il documento, rendendolo inutilizzabile. In questi casi, è necessario un duplicato della fattura per ottenere il rimborso assicurativo.

Un cliente può anche richiedere una fattura sostitutiva per finalità contabili, ad esempio, per fornire prova in caso di verifica fiscale, risolvere una contestazione commerciale, affrontare un audit o ottenere un rimborso dell'imposta sul valore aggiunto (IVA).

Se un cliente richiede una fattura sostitutiva, le aziende francesi devono fornirla. Il rispetto di questo obbligo legale garantisce corrette pratiche contabili e trasparenza nei confronti delle autorità fiscali.

Come richiedere ed emettere duplicati delle fatture

I clienti hanno a disposizione diverse modalità per ottenere una fattura sostitutiva. Nelle grandi organizzazioni è generalmente possibile inviare una richiesta tramite un portale online o attraverso un modulo di contatto sul sito dell'attività. Per le imprese più piccole o per gli artigiani, è comune un contatto diretto tramite telefono o email. Infine, il cliente può recarsi in negozio per richiedere un duplicato della fattura.

Quando si presenta una richiesta, è importante fornire il numero della fattura originale e il numero dell'ordine. Se l'attività entra in liquidazione, il cliente può ottenere un duplicato della fattura dal liquidatore, che di solito ha accesso ai registri finanziari dell'attività cessata.

I fornitori possono fornire duplicati delle fatture tramite email o servizio postale. Possono anche offrire la possibilità di scaricarli online senza costi oppure stamparli in negozio. Per ridurre il rischio di frodi, verifica l'identità del cliente prima di emettere un duplicato della fattura.

Differenze tra fattura e duplicato della fattura

La fattura è il documento originale emesso dal venditore a conferma della vendita di beni o della prestazione di servizi. Il duplicato sostituisce la fattura originale: si tratta di una copia fedele del documento iniziale e contiene inoltre una dicitura normativa che non figura sull'originale. Tale dicitura certifica che si tratta di un duplicato e lo distingue dalla prima versione.

Tieni presente che devi conservare nei registri sia la fattura originale sia il duplicato per 10 anni. Quando il duplicato è conforme alla normativa vigente, ha la stessa validità legale dell'originale.

Emissione di un duplicato della fattura conforme

Un duplicato della fattura riproduce tutte le voci della fattura originale, inclusi i dati di contatto delle parti, gli importi addebitati, la descrizione dei beni o dei servizi forniti e i termini di pagamento. La copia mantiene la stessa numerazione dell'originale per preservare la sequenza.

Una fattura sostitutiva riporta anche informazioni che la identificano come duplicato, come "duplicato della fattura \n. X", "fattura emessa in duplicato su richiesta dell'acquirente" oppure "copia rilasciata in sostituzione della fattura originale smarrita o danneggiata". Il documento deve indicare chiaramente questa informazione.

Se la richiesta riguarda una fattura già pagata, il fornitore deve indicarlo sul duplicato della fattura e specificare il metodo di pagamento (ad esempio, contanti, assegno, bonifico o carta), la data del pagamento e il riferimento della transazione.

Se il cliente è un ente pubblico (come un dipartimento statale, lo Stato o un ente locale) oppure un cliente domiciliato all'estero, il duplicato della fattura deve riportare la dicitura manoscritta "Copia conforme all'originale (Copie conforme à l'original)" ed essere firmato dal titolare o da un membro del consiglio di amministrazione dell'azienda.

Poiché l'emissione manuale dei duplicati delle fatture è complessa, consigliamo di utilizzare un'applicazione di fatturazione per ridurre il rischio di errori o di registrazioni contabili duplicate. Stripe Invoicing supporta la conformità fiscale e legale, gestendo l'intero processo. Puoi creare e inviare fatture, automatizzare il monitoraggio dei ricavi e ricevere pagamenti più rapidamente, senza scrivere una sola riga di codice. Con Invoicing puoi aggiornare, replicare e rimborsare le fatture, nonché registrare pagamenti effettuati al di fuori di Stripe, direttamente dalla Dashboard.

Costo del duplicato della fattura

Le fatture sostitutive sono generalmente fornite gratuitamente quando richieste online tramite un account cliente. Tuttavia, per l'emissione di una fattura sostitutiva, un'attività può applicare una commissione compresa tra 5 € e 15 €, con una media di 10 €.