如果客户请求账单副本，供应商必须提供替代版本。什么是账单副本？如何生成合规副本？重复账单与复印件之间有什么区别？本文将解答关于账单副本的最常见问题，包括何时开具以及如何创建账单。

本文内容

• 什么是账单副本？
  
• 何时请求并开具账单副本
  
• 如何请求并开具账单副本
  
• 账单与账单副本的区别
  
• 开具合规的账单副本
  
• 账单副本的费用
  

什么是账单副本？

账单副本是已开具账单的精确副本，但其中包含特定的法律措辞，以此将其与原件区分开来。若原件遗失、被盗或损毁，政府主管部门即认可该副本为原件的替代版本。

替代账单的格式和内容与原件完全相同。不过，此替代版本包含更多信息。与复印件不同，副本与先前生成的账单在法律上具有同等效力。它有助于行政和税务相关任务，以及审计或争议程序。

何时请求并开具账单副本

如果原件遗失、被盗或损坏，客户通常会申请开具账单副本。例如，火灾或洪水可能损毁文件，导致其无法查阅。然后，他们需要一份副本进行保险理赔。

客户也可能出于会计目的请求替代账单，以便在税务稽查期间提供凭证，解决商业纠纷，接受审计，或获取增值税 (VAT) 退税。

若客户请求替代账单，法国公司必须配合。通过遵守这一法律要求，企业得以维持规范的会计实践，并确保对税务机关保持透明。

如何请求并开具账单副本

客户有多种方式可以获取替代账单。对于大型组织，个人通常可以通过在线门户或企业网站上的联系表单提交请求。对于小型企业或个体经营者，通过电话或电子邮件联系很常见。最后，客户可以亲自到店里索要副本。

请求时，务必提供原始账单号和订单号。如果企业进入清算程序，客户可向清算人索取副本，清算人通常可以查阅已解散企业的财务记录。

供应商可以通过电子邮件或邮政服务提供替代账单。他们也可能提供免费在线下载副本或在店内打印的选项。为了降低欺诈风险，请在开具账单副本前核实客户身份。

账单与账单副本的区别

账单是卖方用来确认商品销售或服务完成的原始单据。副本可代替原始账单，它是原始单据的精确副本，同时包含原件中没有的监管措辞。这些措辞旨在证明该文件为副本，并将其与原件区分开来。

请注意，记录必须将原始账单和副本一并保存 10 年。当副本符合现行法规要求时，其法律效力与原件相同。

开具合规的账单副本

账单副本会复制原始账单上的所有项目，包括各方联系方式、账单金额、所提供的商品或服务描述以及付款条款。副本采用与原件相同的编号，以保持编号的连续性。

替代版本还会显示相关信息，以表明其为副本性质，例如“账单 #X 的副本”、“应买家请求开具的账单副本”或“作为损坏或遗失原件替代版本而交付的副本”。文件需要明确说明这一细节。

如果查询涉及已支付的账单，供应商必须在副本中注明此信息并指定支付方式（例如，现金、支票、转账或银行卡）、支付日期和交易参考号。

当客户为公共实体（如政府部门、国家政府或地方行政机构）或位于境外的客户时，账单副本必须附注手写声明“原件的真实副本 (Copie conforme à l’original)”，并由公司经理或董事签署。

由于手动开具账单副本较为复杂，我们建议使用账单开具应用程序，以降低错误或重复会计录入的风险。Stripe Invoicing 可在管理整个流程的同时，提供税务和法律合规支持。无需编写任何代码，即可轻松创建并发送账单、自动追踪收入，并加速收款。借助 Invoicing，您可以在管理平台进行账单更新、复制和退款操作，以及记录在 Stripe 之外完成的收款。

账单副本的费用

通常情况下，通过客户账户在线请求替代账单是免费的。然而，如果需要客服人工处理副本，企业可能会收取 5 至 15 欧元 的费用，平均为 10 欧元。