หากลูกค้าขอใบแจ้งหนี้สำเนา ซัพพลายเออร์จะต้องจัดเตรียมฉบับทดแทนให้ ใบแจ้งหนี้สำเนาคืออะไร มีวิธีสร้างสำเนาที่เป็นไปตามข้อกำหนดอย่างไร และใบเรียกเก็บเงินที่สร้างซ้ำแตกต่างจากการถ่ายเอกสารอย่างไร บทความนี้จะตอบคำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้สำเนา รวมถึงช่วงเวลาที่ควรออกและวิธีสร้างเอกสารนี้

เนื้อหาหลักในบทความ

• ใบแจ้งหนี้สำเนาคืออะไร
  
• ควรขอและออกใบแจ้งหนี้สำเนาเมื่อใด
  
• วิธีขอและออกใบแจ้งหนี้สำเนา
  
• ความแตกต่างระหว่างใบแจ้งหนี้และใบแจ้งหนี้สำเนา
  
• การออกใบแจ้งหนี้สำเนาที่เป็นไปตามข้อกำหนด
  
• ค่าใช้จ่ายของใบแจ้งหนี้สำเนา
  

ใบแจ้งหนี้สำเนาคืออะไร

ใบแจ้งหนี้สำเนาคือสำเนาของใบแจ้งหนี้ที่ได้ออกไปแล้ว แต่มีภาษาทางกฎหมายเฉพาะที่ทำให้แตกต่างจากต้นฉบับ หน่วยงานภาครัฐยอมรับว่าใบแจ้งหนี้เวอร์ชันที่สองนี้สามารถใช้ทดแทนกันได้ หากใบแจ้งหนี้ต้นฉบับสูญหาย ถูกขโมย หรือถูกทำลาย

รูปแบบและเนื้อหาของใบแจ้งหนี้ฉบับทดแทนจะเหมือนกับต้นฉบับทุกประการ อย่างไรก็ตาม เอกสารฉบับทดแทนนี้มีข้อมูลเพิ่มเติม โดยใบแจ้งหนี้สำเนาแตกต่างจากการถ่ายเอกสารทั่วไปตรงที่ผลทางกฎหมายเทียบเท่ากับใบแจ้งหนี้ที่สร้างขึ้นก่อนหน้านี้ ซึ่งช่วยในงานธุรการและภาษี ตลอดจนขั้นตอนการตรวจสอบหรือการโต้แย้งการชำระเงิน

ควรขอและออกใบแจ้งหนี้สำเนาเมื่อใด

ลูกค้ามักขอใบแจ้งหนี้สำเนาเมื่อใบแจ้งหนี้ต้นฉบับสูญหาย ถูกขโมย หรือเสียหาย ตัวอย่างเช่น อัคคีภัยหรืออุทกภัยอาจทำให้เอกสารเสียหายจนไม่สามารถใช้งานได้ ในกรณีนี้จำเป็นต้องใช้ใบแจ้งหนี้สำเนาเพื่อขอรับเงินชดเชยจากประกัน

นอกจากนี้ ลูกค้าอาจขอใบแจ้งหนี้ฉบับทดแทนเพื่อวัตถุประสงค์ทางบัญชี เช่น ใช้เป็นหลักฐานในการตรวจสอบภาษี แก้ไขข้อพิพาททางการค้า ดำเนินการตรวจสอบบัญชี หรือเพื่อขอคืนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT)

หากลูกค้าขอใบเรียกเก็บเงินฉบับทดแทน บริษัทในฝรั่งเศสจะต้องปฏิบัติตาม ข้อกำหนดทางกฎหมายนี้ช่วยให้องค์กรรักษาแนวทางปฏิบัติด้านการทำบัญชีที่ถูกต้องและความโปร่งใสต่อหน่วยงานภาษีเอาไว้ได้

วิธีขอและออกใบแจ้งหนี้สำเนา

ลูกค้าสามารถการขอใบแจ้งหนี้ฉบับทดแทนได้หลายวิธี สำหรับองค์กรขนาดใหญ่ โดยทั่วไปจะสามารถส่งคำขอผ่านพอร์ทัลออนไลน์หรือใช้แบบฟอร์มติดต่อบนเว็บไซต์ของธุรกิจ สำหรับองค์กรขนาดเล็กหรือช่างฝีมือ มักจะใช้วิธีติดต่อผ่านโทรศัพท์หรืออีเมล และวิธีสุดท้าย ลูกค้าสามารถไปที่ร้านค้าเพื่อขอใบแจ้งหนี้สำเนาได้

เมื่อทำการร้องขอ สิ่งสำคัญคือต้องระบุหมายเลขใบแจ้งหนี้ต้นฉบับและหมายเลขคำสั่งซื้อ หากธุรกิจเข้าสู่กระบวนการชำระบัญชี ลูกค้าสามารถขอใบแจ้งหนี้สำเนาจากผู้ชำระบัญชี ซึ่งโดยปกติจะสามารถเข้าถึงบันทึกทางการเงินของกิจการที่ยุติไปแล้วได้

ซัพพลายเออร์สามารถส่งใบแจ้งหนี้ฉบับทดแทนผ่านอีเมลหรือไปรษณีย์ได้ และอาจมีตัวเลือกให้ดาวน์โหลดสำเนาออนไลน์โดยไม่มีค่าใช้จ่ายหรือพิมพ์ที่ร้านค้า ทั้งนี้ควรยืนยันตัวตนของลูกค้าก่อนออกใบแจ้งหนี้สำเนาเพื่อลดความเสี่ยงจากการฉ้อโกง

ความแตกต่างระหว่างใบแจ้งหนี้และใบแจ้งหนี้สำเนา

ใบแจ้งหนี้ทำหน้าที่เป็นเอกสารต้นฉบับที่ผู้ขายสร้างขึ้นเพื่อยืนยันการขายสินค้าหรือการให้บริการที่เสร็จสมบูรณ์ ส่วนใบแจ้งหนี้สำเนาจะใช้แทนใบแจ้งหนี้ต้นฉบับ โดยเป็นสำเนาที่ถูกต้องของไฟล์เดิม และมีถ้อยคำตามระเบียบข้อบังคับที่ไม่มีในต้นฉบับ โดยถ้อยคำนี้ใช้รับรองว่าไฟล์นี้เป็นสำเนา และช่วยแยกความแตกต่างจากเวอร์ชันแรก

โปรดทราบว่าต้องเก็บรักษาทั้งใบแจ้งหนี้ต้นฉบับและใบแจ้งหนี้สำเนาไว้เป็นระยะเวลา 10 ปี เมื่อใบแจ้งหนี้สำเนาเป็นไปตามข้อระเบียบข้อบังคับปัจจุบัน จะมีผลทางกฎหมายเทียบเท่ากับเวอร์ชันแรก

การออกใบแจ้งหนี้สำเนาที่เป็นไปตามข้อกำหนด

ใบแจ้งหนี้สำเนาคือการทำซ้ำรายการทั้งหมดจากใบแจ้งหนี้ต้นฉบับ รวมถึงรายละเอียดติดต่อของคู่สัญญา จำนวนเงินที่เรียกเก็บ คำอธิบายสินค้าหรือบริการที่มอบให้ และเงื่อนไขการชำระเงิน ซึ่งใบแจ้งหนี้สำเนาจะใช้หมายเลขเดียวกันกับต้นฉบับเพื่อคงลำดับเอกสารไว้

ใบแจ้งหนี้ฉบับทดแทนต้องแสดงข้อมูลที่ระบุว่าเป็นฉบับสำเนาด้วย เช่น "สำเนาของใบแจ้งหนี้หมายเลข X", "ใบแจ้งหนี้ฉบับที่ออกซ้ำตามคำขอของผู้ซื้อ" หรือ "สำเนาที่จัดส่งเพื่อทดแทนใบแจ้งหนี้ต้นฉบับที่สูญหายหรือเสียหาย" โดยตัวเอกสารจำเป็นต้องระบุรายละเอียดนี้อย่างชัดเจน

หากเป็นการร้องขอใบแจ้งหนี้ที่ชำระเงินแล้ว ซัพพลายเออร์ต้องระบุข้อมูลนี้ในสำเนา พร้อมทั้งระบุวิธีการชำระเงิน (เช่น เงินสด เช็ค โอนเงิน หรือบัตร) วันที่ชำระ และหมายเลขอ้างอิงธุรกรรม

หากลูกค้าเป็นหน่วยงานภาครัฐ (เช่น หน่วยงานของรัฐบาล รัฐบาลแห่งชาติ หรือหน่วยงานท้องถิ่น) หรือเป็นลูกค้าที่อยู่ต่างประเทศ ใบแจ้งหนี้สำเนาต้องมีข้อความเขียนด้วยลายมือว่า "สำเนาถูกต้อง (Copie conforme à l’original)" และลงนามโดยผู้จัดการหรือผู้อำนวยการบริษัท

เนื่องจากการออกใบแจ้งหนี้สำเนาด้วยตนเองมีความซับซ้อน เราจึงแนะนำให้ใช้แอปพลิเคชันออกใบแจ้งหนี้เพื่อลดความเสี่ยงที่จะเกิดข้อผิดพลาดหรือการบันทึกรายการบัญชีซ้ำซ้อน Stripe Invoicing ช่วยรองรับการปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านภาษีและกฎหมาย พร้อมทั้งจัดการกระบวนการทั้งหมด สร้างและส่งใบเรียกเก็บเงิน ติดตามรายได้โดยอัตโนมัติ และรับเงินได้รวดเร็วขึ้นโดยไม่ต้องเขียนโค้ด เมื่อใช้ Invoicing คุณสามารถอัปเดต ทำซ้ำ และคืนเงินตามใบแจ้งหนี้ รวมถึงบันทึกการชำระเงินที่เกิดขึ้นนอก Stripe ได้โดยตรงจากแดชบอร์ด

ค่าใช้จ่ายของใบแจ้งหนี้สำเนา

โดยทั่วไปแล้ว ใบแจ้งหนี้ฉบับทดแทนจะจัดส่งให้โดยไม่มีค่าใช้จ่ายเมื่อร้องขอผ่านบัญชีลูกค้าออนไลน์ อย่างไรก็ตาม หากต้องให้ฝ่ายบริการลูกค้าเป็นผู้ดำเนินการออกใบแจ้งหนี้สำเนา ธุรกิจอาจเรียกเก็บค่าธรรมเนียม €5-€15 ซึ่งโดยเฉลี่ยแล้วจะอยู่ที่ €10