ตลาดโรงแรมทั่วโลกมีมูลค่าเกือบ 1.4 ล้านล้านดอลลาร์ในปี 2023 และคาดว่าจะเติบโตขึ้นเป็นเกือบ 3 ล้านล้านดอลลาร์ภายในปี 2032 การบริหารโรงแรมหมายถึงการจัดการกับห้องพัก มาตรฐานบริการ พนักงาน การปฏิบัติตามข้อกำหนด และขั้นตอนการชำระเงินที่มีประสิทธิภาพ ผู้เข้าพักในปัจจุบันคาดหวังที่จะชำระเงินด้วยสิ่งใดก็ตามที่อยู่ในกระเป๋าหรือโทรศัพท์ และด้วยวิธีการชำระเงินที่ได้รับความนิยมในประเทศบ้านเกิดของตน ด้วยเหตุนี้ การประมวลผลการชำระเงินของโรงแรมจึงต้องมีความยืดหยุ่นในระดับเดียวกันโดยไม่เป็นภาระต่อการดำเนินงานของคุณ

ด้านล่าง คุณจะได้พบกับภาพรวมที่นำไปปฏิบัติได้จริงเกี่ยวกับวิธีการทำงานของระบบชำระเงินของโรงแรม วิธีการชำระเงินที่ผู้เข้าพักคาดหวังให้คุณรับ และวิธีสร้างระบบการรับชำระเงินที่ปลอดภัย ขยายขนาดได้ และช่วยให้โรงแรมสมัยใหม่ดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• การประมวลผลการชำระเงินของโรงแรมคืออะไร
  
• โรงแรมควรรับวิธีการชำระเงินแบบใดบ้าง
  
• เกตเวย์การชำระเงินออนไลน์ทำงานอย่างไรในกรณีของการจองโรงแรม
  
• วิธีเลือกผู้ให้บริการประมวลผลการชำระเงินของโรงแรม
  
• แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการประมวลผลการชำระเงินของโรงแรม
  

การประมวลผลการชำระเงินของโรงแรมคืออะไร

การประมวลผลการชำระเงินของโรงแรมหมายถึงวิธีที่คุณรับและโอนเงินจากผู้เข้าพักไปยังบัญชีธนาคารของคุณ ไม่ว่าจะโดยการรูดบัตรที่เคาน์เตอร์ต้อนรับ ผ่านการจองออนไลน์ หรือการเรียกเก็บเงินค่าห้องในระหว่างการเข้าพัก

ระบบการประมวลผลการชำระเงินของโรงแรมจะอนุมัติการชำระเงิน โอนเงิน จัดการการคืนเงิน และเชื่อมโยงทุกรายการธุรกรรมเข้ากับการจอง ผู้เข้าพักหลายรายเลือกที่จะชำระเงินด้วยบัตรหรือกระเป๋าเงินดิจิทัล ซึ่งหมายความว่าโรงแรมต้องจัดการกับกระบวนการอนุมัติ การกันวงเงิน และการชำระเงินผ่านเครือข่ายการชำระเงินและธนาคาร

ขั้นตอนดังกล่าวมีรายละเอียดดังนี้

• เมื่อผู้เข้าพักชำระเงินด้วยบัตร ผู้ประมวลผลการชำระเงินของคุณจะเชื่อมต่อกับเครือข่ายบัตร (เช่น Visa, Mastercard) และธนาคารของผู้เข้าพัก
  
• หากธนาคารที่ออกบัตรอนุมัติธุรกรรม เงินจะถูกโอนเข้าบัญชีของโรงแรมโดยหักค่าธรรมเนียมการประมวลผล เงินดังกล่าวจะถูกพักไว้ในบัญชีผู้ค้าก่อน จากนั้นจะโอนเข้าบัญชีธนาคารของคุณตามกำหนดเวลาที่ตั้งไว้
  
• หากคุณกันวงเงินไว้สำหรับค่าใช้จ่ายจิปาถะ ผู้ประมวลผลจะจัดการการอนุมัติวงเงินล่วงหน้าโดยการกันวงเงินของบัตรไว้ชั่วคราวเพื่อรอการสรุปยอดหรือปล่อยเงินในภายหลัง
  
• หากมีการคืนเงินหรือยกเลิก ผู้ประมวลผลจะจัดการกระบวนการโอนเงินกลับ
  

ระบบทั้งหมดนี้ต้องทำงานสอดคล้องกับซอฟต์แวร์อื่นๆ ของคุณ เช่น ระบบจองห้อง ระบบการจัดการทรัพย์สิน (PMS) และเครื่องมือการทำบัญชี มิฉะนั้นคุณอาจต้องทำงานด้วยตนเองมากขึ้นและเกิดช่องโหว่ในบันทึกข้อมูลของคุณ

โรงแรมควรรับวิธีการชำระเงินแบบใดบ้าง

ในธุรกิจโรงแรม คุณต้องการทำให้การจองห้อง การเช็คอิน และเช็คเอาท์เป็นเรื่องง่ายที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ซึ่งหมายความว่าคุณต้องรับวิธีการชำระเงินที่ผู้เข้าพักใช้บ่อยที่สุด วิธีการชำระเงินที่ต้องมีอยู่ในตัวเลือกของโรงแรมมีดังต่อไปนี้

บัตรเครดิตและบัตรเดบิต

การชำระเงินด้วยบัตรยังคงเป็นตัวเลือกเริ่มต้นสำหรับผู้เข้าพักส่วนใหญ่ โดยเฉพาะอย่างยิ่งผู้ที่เดินทางเพื่อติดต่อธุรกิจ โรงแรมของคุณจำเป็นต้องรับเครือข่ายบัตรรายใหญ่ทั้งทางออนไลน์และออฟไลน์ เครื่องรับชำระเงินของคุณที่แผนกต้อนรับต้องรองรับการชำระเงินแบบชิปและ PIN, การรูดบัตร และการชำระเงินแบบไร้สัมผัส สำหรับการชำระเงินออนไลน์ คุณต้องใช้เกตเวย์ที่ปลอดภัยและมีการตรวจสอบการฉ้อโกงเพิ่มเติมเพื่อรับการชำระเงินแบบไม่ต้องแสดงบัตร (CNP)

กระเป๋าเงินดิจิทัล

กระเป๋าเงินดิจิทัล เช่น Apple Pay, Google Pay และ Samsung Pay มีการใช้งานอย่างแพร่หลาย โดยเฉพาะในการชำระเงินผ่านอุปกรณ์เคลื่อนที่ ทำให้ให้ผู้เข้าพักไม่ต้องป้อนข้อมูลบัตรด้วยตนเอง ซึ่งช่วยให้จองห้องได้เร็วขึ้น และใช้การแปลงเป็นโทเค็นและการยืนยันตัวตนด้วยไบโอเมตริกเพื่อลดความเสี่ยงของการฉ้อโกง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าฮาร์ดแวร์ของคุณรองรับเทคโนโลยีการสื่อสารในระยะใกล้ (NFC) เพื่อให้คุณรับการชำระเงินเหล่านี้ได้

ซื้อตอนนี้ จ่ายทีหลัง (BNPL)

BNPL ได้รับความนิยมมากขึ้นเรื่อยๆ ในวงการท่องเที่ยว โดยเฉพาะการจองที่พักมูลค่าสูงหรือแพ็กเกจวันหยุดพักผ่อน ผู้เข้าพักสามารถจองห้องวันนี้แล้วแบ่งชำระเงินเป็นงวดๆ ได้ ซึ่งมักจะไม่มีดอกเบี้ย การรับ BNPL จะช่วยเพิ่มมูลค่าคำสั่งซื้อโดยเฉลี่ยและลดการยกเลิกจองเนื่องจากราคาในขั้นตอนการชำระเงิน

ผู้ประมวลผลหรือระบบจองห้องของคุณอาจผสานการทำงานกับผู้ให้บริการ BNPL ที่ได้รับความนิยม เช่น Klarna หรือ Afterpay (หรือที่เรียกว่า Clearpay) อยู่แล้ว คุณควรเลือกผู้ให้บริการที่เหมาะกับตลาดและปริมาณการจองของคุณ

การหักบัญชีอัตโนมัติ

การหักบัญชีอัตโนมัติผ่านเครือข่ายต่างๆ เช่น Automated Clearing House (ACH) ในสหรัฐอเมริกาและ Single Euro Payments Area (SEPA) ในยุโรปมักใช้สำหรับการจองห้องโดยองค์กร รัฐบาล หรือแบบกลุ่ม โดยการชำระเงินเหล่านี้มีค่าใช้จ่ายในการทำธุรกรรมที่ต่ำกว่าสำหรับยอดเงินจำนวนมากและไม่มีการดึงเงินคืน จึงเป็นตัวเลือกที่เหมาะสำหรับการจัดประชุม การจองห้องเป็นจำนวนมาก และการเข้าพักระยะยาว หากคุณมีบริการหักบัญชีอัตโนมัติเป็นตัวเลือกการชำระเงิน คุณจะต้องมีขั้นตอนการทำงานไว้ระบุการชำระเงินให้ตรงกับรายการจอง และเพื่อให้แน่ใจว่าเงินเข้าบัญชีแล้วก่อนเช็คอิน

วิธีการชำระเงินในท้องถิ่น

วิธีที่ใช้กันทั่วไปในประเทศหนึ่งอาจไม่เป็นที่คุ้นเคยในอีกประเทศหนึ่ง หากคุณให้บริการแก่ลูกค้าต่างประเทศ การเสนอตัวเลือกการชำระเงินเฉพาะภูมิภาคจะช่วยสร้างความน่าเชื่อถือและทำให้ลูกค้าสบายใจได้ ในกรณีของยุโรป คุณอาจต้องรับชำระเงินผ่าน iDEAL, Sofort หรือ Przelewy24 ในกรณีของเอเชีย คุณอาจต้องรับชำระเงินผ่าน Alipay, WeChat Pay หรือ FPX ส่วนในลาตินอเมริกา Boleto, Pix และ OXXO เป็นช่องทางที่ได้รับความนิยม ยิ่งผู้เข้าพักคุ้นเคยกับประสบการณ์การชำระเงินมากเท่าไหร่ก็ยิ่งดีเท่านั้น

คริปโตเคอร์เรนซี

การชำระเงินด้วยคริปโตยังคงเป็นช่องทางเฉพาะกลุ่ม แต่โรงแรมบางแห่งก็เริ่มรับบิตคอยน์และสกุลเงินดิจิทัลอื่นๆ แล้ว สกุลเงินเหล่านี้เป็นที่นิยมในกลุ่มผู้เข้าพักที่สนใจเทคโนโลยีหรือให้ความสำคัญกับความเป็นส่วนตัว ดังนั้นควรพิจารณาหากแบรนด์ของคุณเจาะกลุ่มลูกค้าอายุน้อยหรือกลุ่มที่คุ้นเคยกับคริปโต อย่างไรก็ตาม เนื่องจากการรับคริปโตเคอร์เรนซีหมายถึงการรับมือกับอัตราแลกเปลี่ยนที่มีความผันผวนและมีกฎระเบียบที่ไม่แน่นอน คุณจึงต้องเป็นพาร์ทเนอร์กับผู้ประมวลผลที่สามารถจัดการกับการแปลงสกุลเงินและช่วยสนับสนุนการปฏิบัติตามข้อกำหนดได้

ตัวเลือกเหล่านี้ต้องผสานการทำงานเข้ากับระบบจองห้องและ PMS ของคุณ เพื่อให้การเรียกเก็บเงินมีความแม่นยำ ติดตามได้ และกระทบยอดได้ง่าย การรองรับวิธีการชำระเงินที่หลากหลายจะคุ้มค่าก็ต่อเมื่อระบบของคุณสามารถตามเทคโนโลยีใหม่ๆ ได้ทัน

เกตเวย์การชำระเงินออนไลน์ทำงานอย่างไรในกรณีของการจองโรงแรม

เกตเวย์การชำระเงินออนไลน์คือเครื่องมือที่เชื่อมต่อเว็บไซต์หรือระบบจองห้องของโรงแรมเข้ากับเครือข่ายการเงินที่ทำหน้าที่อนุมัติและโอนเงิน ผู้ให้บริการชำระเงินบางรายรวมเกตเวย์และผู้ประมวลผลเข้าด้วยกัน ในขณะที่บางรายแยกสองสิ่งนี้ออกจากกัน

เกตเวย์การชำระเงินจะทำสิ่งต่อไปนี้ในระหว่างการจอง

• ผู้เข้าพักเลือกวิธีการชำระเงินและป้อนรายละเอียดการชำระเงิน
  
• เกตเวย์เข้ารหัสข้อมูลดังกล่าวและส่งไปให้ผู้ประมวลผลการชำระเงิน จากนั้นผู้ประมวลผลการชำระเงินส่งต่อข้อมูลไปให้ธนาคารของลูกค้าเพื่อขออนุมัติ
  
• ธนาคารอนุมัติหรือปฏิเสธธุรกรรม โดยจะส่งข้อความกลับมาที่เว็บไซต์ของคุณภายในไม่กี่วินาที หากอนุมัติ ธนาคารของผู้เข้าพักจะกันเงินดังกล่าวไว้
  
• เมื่อการจองได้รับการยืนยันแล้ว ธุรกรรมดังกล่าวจะถูก "หักยอด" ซึ่งหมายความว่าธนาคารผู้รับจะเริ่มการโอนเงินจริง
  
• เงินเหล่านี้จะเข้าไปที่บัญชีผู้ค้า ซึ่งเป็นที่ที่เงินจะถูกพักไว้ก่อนที่จะเบิกจ่ายเข้าบัญชีโรงแรมของคุณ การเบิกจ่ายอาจมีทุกวัน ทุกสัปดาห์ หรือตามกำหนดเวลาที่ตั้งไว้ ขึ้นอยู่กับผู้ประมวลผลของคุณ
  

เกตเวย์ยุคใหม่จะจัดการสิ่งต่อไปนี้ด้วย

• การอนุมัติวงเงินล่วงหน้า: กันเงินไว้ชั่วคราวเมื่อเช็คอินสำหรับค่าใช้จ่ายจิปาถะหรือเพื่อจ่ายเงินมัดจำ
  
• การคืนเงิน: คืนเงินให้กับผู้เข้าพักหากมีการเปลี่ยนแผน
  
• การปรับยอดค่าใช้จ่าย: สรุปยอดหรือการอัปเดตค่าใช้จ่ายเมื่อเช็คเอาท์
  
• __ การแปลงเป็นโทเค็น:__ จัดเก็บบัตรในรูปแบบที่ปลอดภัยเพื่อให้สามารถนำกลับมาใช้ใหม่ได้โดยไม่ต้องป้อนรายละเอียดซ้ำหรือเปิดเผยข้อมูลดิบของบัตร
  

เกตเวย์การชำระเงินต้องผสานการทำงานกับสิ่งต่อไปนี้อย่างแนบแน่น

• ระบบจองห้อง เพื่อเรียกเก็บเงินโดยอัตโนมัติเมื่อมีการจอง
  
• PMS เพื่อเชื่อมโยงการเรียกเก็บเงิน การกันวงเงิน และการคืนเงินเข้ากับโฟลิโอและการจองของผู้เข้าพัก
  
• ซอฟต์แวร์การทำบัญชี เพื่อจับคู่และกระทบยอดธุรกรรมแต่ละรายการ
  

วิธีเลือกผู้ให้บริการประมวลผลการชำระเงินของโรงแรม

การเลือกผู้ประมวลผลการชำระเงินมีผลต่อแทบทุกส่วนของการดำเนินงาน ไม่ว่าจะเป็นประสบการณ์ของผู้เข้าพัก การทำบัญชี การปฏิบัติตามข้อกำหนด หรือแม้กระทั่งปริมาณงานของพนักงาน มาดูกันว่าคุณควรพิจารณาอะไรบ้างเมื่อต้องเลือกผู้ให้บริการ

ค่าบริการที่โปร่งใส

เริ่มต้นด้วยการทำความเข้าใจว่าคุณจะถูกเรียกเก็บเงินอย่างไร ค่าบริการอาจรวมค่าธรรมเนียมคงที่ต่อธุรกรรม หรือค่าธรรมเนียมธุรกรรมผ่านบัตรระหว่างธนาคาร หรือที่เรียกว่าค่าบริการบวกต้นทุน ผู้ให้บริการบางรายอาจเรียกเก็บค่าธรรมเนียมขั้นต่ำรายเดือน ค่าธรรมเนียมการปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านความปลอดภัย หรือค่าธรรมเนียมการประมวลผลเป็นหลายรายการพร้อมกัน โรงแรมที่มีจำนวนผู้เข้าพักสูงอาจสามารถเจรจาเงื่อนไขที่ดีขึ้นได้ ดังนั้นควรตรวจสอบว่ามีความยืดหยุ่นหรือไม่

ผู้ให้บริการที่ให้ราคาถูกที่สุดไม่ได้หมายความว่าจะคุ้มค่าที่สุดเสมอไปหากแพลตฟอร์มใช้งานยาก มีการเรียกเก็บค่าธรรมเนียมแฝง หรือขาดการสนับสนุนที่ครอบคลุม คุณควรมองหาราคาที่สอดคล้องกับบริการที่คุณใช้งานจริง

วิธีการชำระเงินที่รองรับ

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ประมวลผลรองรับทุกวิธีการชำระเงินผู้เข้าพักของคุณต้องการใช้ ได้แก่

• บัตรเครดิตและบัตรเดบิตรายใหญ่
  
• กระเป๋าเงินดิจิทัล
  
• วิธีการชำระเงินในท้องถิ่น
  
• ตัวเลือกซื้อตอนนี้ จ่ายทีหลัง
  
• การหักบัญชีอัตโนมัติ
  

การรองรับหลายสกุลเงินและธุรกรรมข้ามพรมแดน

การรองรับหลายสกุลเงินส่งผลต่อมุมมองที่ผู้เข้าพักทั่วโลกมีต่อแบรนด์ของคุณ และความยากง่ายในการดำเนินธุรกิจในตลาดต่างๆ หากคุณให้บริการนักเดินทางจากต่างประเทศ คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการตั้งค่าผู้ประมวลผลเอาไว้อย่างถูกต้อง โดยดูว่าผู้เข้าพักสามารถเห็นราคาในสกุลเงินของประเทศตนเองได้หรือไม่ คุณสามารถรับชำระเงินได้หลายสกุลเงินและรับการเบิกจ่ายเข้าบัญชีธนาคารในประเทศของคุณได้หรือไม่ และการแปลงสกุลเงินได้รับการจัดการโดยอัตโนมัติหรือเป็นขั้นตอนที่ต้องทำด้วยตนเอง

การผสานการทำงานกับระบบ

ผู้ประมวลผลของคุณต้องทำงานร่วมกับเครื่องมือที่คุณมีอยู่ได้อย่างราบรื่น อาทิเช่น PMS ระบบจองห้อง และซอฟต์แวร์การทำบัญชีของคุณ ควรหลีกเลี่ยงผู้ให้บริการที่ต้องอาศัยการแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าหรือการป้อนข้อมูลซ้ำซ้อน ยิ่งระบบของคุณสื่อสารกันได้มากเท่าไหร่ การดำเนินงานก็จะยิ่งดีขึ้นเท่านั้น

การรักษาความปลอดภัยและการปฏิบัติตามข้อกำหนด

ผู้ให้บริการของคุณต้องปฏิบัติตามมาตรฐานการรักษาความปลอดภัยข้อมูลสำหรับอุตสาหกรรมบัตรชำระเงิน (PCI DSS) เป็นอย่างน้อย และช่วยคุณลดภาระในการปฏิบัติตามข้อกำหนด คุณต้องมองหาสิ่งต่อไปนี้ด้วย

• เครื่องมือป้องกันการฉ้อโกงในตัว เช่น บริการยืนยันที่อยู่ (AVS) และการตรวจสอบค่าการยืนยันบัตร (CVV)
  
• การสนับสนุนกฎระเบียบท้องถิ่น เช่น ข้อกำหนดการตรวจสอบสิทธิ์ลูกค้าแบบรัดกุม (SCA) ในยุโรป
  
• โมเดลการตรวจจับที่พัฒนาอย่างต่อเนื่อง (เช่น โครงสร้างพื้นฐานของแมชชีนเลิร์นนิงที่สามารถปรับตัวตามรูปแบบการฉ้อโกงที่เปลี่ยนแปลงไป)
  

การรายงานและการสนับสนุน

คุณต้องสามารถดูธุรกรรมได้แบบเรียลไทม์ และต้องดูการเบิกจ่าย ลำดับเวลา รายละเอียดค่าธรรมเนียม ตลอดจนประสิทธิภาพของแต่ละแผนกได้ด้วย

นอกจากนี้ คุณต้องเข้าถึงการสนับสนุนทางเทคนิคและการสนับสนุนที่เข้าใจธุรกิจโรงแรมได้ตลอด 24 ชั่วโมง ผู้ประมวลผลควรเข้าใจปัญหาเมื่อการอนุมัติวงเงินล่วงหน้าของผู้เข้าพักเกิดการติดขัดหรือบัตรองค์กรถูกปฏิเสธการชำระเงินในระหว่างการเช็คอิน คำตอบที่เป็นประโยชน์และทันท่วงทีเป็นสิ่งสำคัญ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณต้องตอบสนองต่อการดึงเงินคืนหรือข้อผิดพลาดในการชำระเงิน

ประสบการณ์ด้านธุรกิจโรงแรม

ข้อสุดท้าย ให้เลือกผู้ประมวลผลที่เข้าใจขั้นตอนการทำงานของโรงแรม รวมถึงวิธีจัดการการอนุมัติวงเงินล่วงหน้าสำหรับการจองห้อง การคืนเงินบางส่วน ตลอดจนการจัดการทิป การจองเป็นกลุ่ม และการแบ่งชำระเงิน

ธุรกิจโรงแรมมีเคสเฉพาะตัวมากมาย ผู้ประมวลผลที่ออกแบบมาสำหรับอุตสาหกรรมนี้จะไม่บังคับให้คุณต้องใช้ขั้นตอนการชำระเงินทั่วไปที่ไม่เหมาะกับวิธีที่โรงแรมของคุณดำเนินงานในสถานการณ์จริง

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการประมวลผลการชำระเงินของโรงแรม

ในธุรกิจโรงแรม การชำระเงินจะครอบคลุมตั้งแต่การอนุมัติวงเงินล่วงหน้า ค่าใช้จ่ายเสริม และการเปลี่ยนแปลงในนาทีสุดท้าย การที่คุณมีแนวทางเชิงกลยุทธ์จะช่วยป้องกันการดึงเงินคืน ลดการฉ้อโกง และมอบประสบการณ์ที่ดีขึ้นให้แก่ทั้งผู้เข้าพักและพนักงานได้ สิ่งที่โรงแรมที่มีประสิทธิภาพทำเพื่อสร้างความแตกต่างด้วยระบบการประมวลผลการชำระเงินมีดังนี้

ใช้การแปลงเป็นโทเค็นเพื่อจัดเก็บรายละเอียดของบัตร

ห้ามจัดเก็บข้อมูลดิบของบัตรโดยเด็ดขาด ให้ใช้ระบบที่แปลงข้อมูลเหล่านั้นเป็นโทเค็นที่ปลอดภัยแทน ซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถเรียกเก็บค่าใช้จ่ายจิปาถะ ค่าอัปเกรดห้อง หรือค่าความเสียหายหลังจากเช็คเอาท์โดยไม่ทำให้โรงแรมของคุณเผชิญกับความเสี่ยงด้านความปลอดภัยโดยไม่จำเป็น

แจ้งให้ทราบเกี่ยวกับการอนุมัติวงเงินล่วงหน้าและการกันวงเงินแต่เนิ่นๆ

หากคุณจะกันวงเงินในบัตรเพื่อจ่ายค่าเสียหายหรือค่าใช้จ่ายจิปาถะ คุณต้องบอกแต่เนิ่นๆ โดยแจ้งให้ผู้เข้าพักทราบว่าจะมีการกันวงเงินเมื่อใด เงินส่วนนี้จะครอบคลุมค่าใช้จ่ายใดบ้าง และจะปล่อยเงินคืนเมื่อใด การสื่อสารที่ผิดพลาดในขั้นตอนนี้อาจทำให้เกิดข้อพิพาทได้

ปล่อยเงินที่ไม่ได้ใช้คืนโดยเร็ว

เมื่อผู้เข้าพักเช็คเอาท์และมีการสรุปยอดค่าใช้จ่ายขั้นสุดท้ายแล้ว ให้ปล่อยเงินส่วนที่ไม่ได้ใช้จากการอนุมัติวงเงินล่วงหน้าคืนทันที ผู้ประมวลผลส่วนใหญ่จะดำเนินการนี้โดยอัตโนมัติ แต่ไม่ใช่ทุกรายเสมอไป

เก็บรักษาบันทึกธุรกรรมทุกรายการให้เรียบร้อย

ในกรณีที่มีการดึงเงินคืน เอกสารคือการป้องกันที่ดีที่สุดสำหรับคุณ ซึ่งอาจรวมถึงเอกสารต่อไปนี้

• แบบฟอร์มลงทะเบียนที่ลงนาม
  
• ใบเสร็จการอนุมัติ
  
• กิจกรรมโฟลิโอที่ประทับเวลา
  
• การยอมรับนโยบายการยกเลิกและการคืนเงินจากผู้เข้าพัก
  

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลนี้เรียกดูได้ง่าย ไม่ว่าจะเรียกดูผ่าน PMS หรือแดชบอร์ดผู้ประมวลผล

ใช้ชื่อผู้ค้าในการเรียกเก็บเงินที่ชัดเจน

บรรทัดรายการที่ปรากฏในใบแจ้งยอดบัตรของผู้เข้าพักต้องเป็นชื่อที่ผู้เข้าพักรู้ว่าเป็นชื่อโรงแรมของคุณ หลีกเลี่ยงการใช้ชื่อบริษัทหรือชื่อย่อที่ทำให้ผู้เข้าพักไม่รู้ว่าเป็นการเรียกเก็บเงินจากใคร ชื่อผู้ค้าในการเรียกเก็บเงินที่ชัดเจนจะช่วยหลีกเลี่ยงความสับสนและข้อพิพาทที่ไม่จำเป็น

ติดตามตรวจสอบข้อมูลธุรกรรมของคุณ

ตรวจสอบรายงานการชำระเงินของคุณเป็นประจำ มองหารูปแบบที่ไม่ปกติ เช่น

• ยอดเรียกเก็บเงินผิดปกติ
  
• การปฏิเสธซ้ำๆ จากบัตรใบเดิม
  
• การแก้ไขเองจากพนักงาน
  

การติดตามตรวจสอบความผิดปกติเหล่านี้จะช่วยให้พบความพยายามฉ้อโกง ปัญหาทางเทคนิค หรือการใช้งานภายในที่ผิดวิธีก่อนที่จะทำให้เกิดปัญหาด้านรายรับ

ฝึกอบรมพนักงานเกี่ยวกับการจัดการการชำระเงินที่ปลอดภัย

ทุกคนที่จัดการการชำระเงินต้องรู้หลักพื้นฐาน ซึ่งได้แก่ ห้ามจดหมายเลขบัตร ห้ามส่งข้อมูลการชำระเงินทางอีเมล ตรวจสอบยืนยันตัวตนเมื่อจำเป็น และห้ามควบคุมระบบเองโดยไม่ลงบันทึกโดยเด็ดขาด พฤติกรรมที่สม่ำเสมอเพียงไม่กี่อย่างสามารถสร้างผลกระทบได้อย่างมาก

มีแผนรับมือกับเหตุการณ์เกี่ยวกับการชำระเงิน

ร่างแผนที่ให้ขั้นตอนปฏิบัติโดยละเอียดในกรณีที่มีการละเมิด การต้องสงสัยว่ามีการฉ้อโกง หรือระบบล้มเหลว พร้อมทั้งกำหนดว่าใครจะเป็นผู้สืบสวนเหตุการณ์นี้ ใครจะสื่อสารกับผู้ประมวลผล ธนาคาร หรือผู้เข้าพัก ใครจะเป็นผู้ล็อกการเข้าถึง อย่ารอให้เกิดปัญหาขึ้นก่อนแล้วค่อยหาคำตอบสำหรับคำถามเหล่านี้

ใช้เครื่องมือป้องกันการฉ้อโกงแบบหลายชั้น

ใช้เครื่องมือป้องกันการฉ้อโกงที่มีให้ใช้งาน ได้แก่ การตรวจสอบ CVV, การยืนยันที่อยู่, 3D Secure สำหรับการจองออนไลน์, ตำแหน่งทางภูมิศาสตร์ของอินเทอร์เน็ตโปรโตคอล (IP) และกฎความเร็ว เมื่ออยู่ที่หน้างาน ให้ตรวจสอบขณะเช็คอินว่าชื่อบนบัตรตรงกับบัตรประจำตัวของผู้เข้าพักหรือไม่ การรักษาความปลอดภัยเพียงชั้นเดียวอาจตรวจจับได้แค่บางส่วน แต่หากมีหลายชั้นรวมกันจะตรวจจับได้ครอบคลุมกว่า

ใช้ระบบอัตโนมัติในส่วนที่ช่วยลดความเสี่ยง

ขั้นตอนการทำงานอัตโนมัติช่วยให้มีสภาพแวดล้อมที่ปลอดภัยยิ่งขึ้น เมื่อระบบจอง, PMS และผู้ประมวลผลการชำระเงินของคุณเชื่อมต่อถึงกัน ระบบจะใช้และบันทึกการเรียกเก็บเงินโดยอัตโนมัติ การคืนเงินและการปรับยอดจะเกิดขึ้นภายในระบบพร้อมด้วยเส้นทางการตรวจสอบ

ทำให้ผู้เข้าพักชำระเงินได้ง่าย

ให้ผู้เข้าพักชำระเงินผ่านลิงก์ พอร์ทัล หรือแอป โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับการชำระเงินล่วงหน้าหรือการจองเป็นกลุ่ม คุณควรขจัดความยุ่งยากที่ไม่จำเป็น เช่น การป้อนข้อมูลบัตรซ้ำๆ หรือแบบฟอร์มบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ที่กรอกยุ่งยาก ยิ่งประสบการณ์ง่ายขึ้นเท่าไหร่ ก็จะเกิดข้อผิดพลาดและการดึงเงินคืนน้อยลงเท่านั้น

เป้าหมายคือการมีระบบที่ทำงานอยู่เบื้องหลัง ปกป้องธุรกิจของคุณเมื่อมีบางอย่างผิดพลาด และสนับสนุนทีมของคุณในการมอบการเข้าพักที่ยอดเยี่ยมแก่ผู้เข้าพักตั้งแต่การเช็คอินไปจนถึงการเช็คเอาท์ เรียนรู้วิธีที่ Stripe Payments ช่วยให้ขั้นตอนการชำระเงินและการกระทบยอดกลายเป็นเรื่องง่าย