オランダ市場のビジネスにとって、請求書の発行は厳密かつ規制された処理です。オランダの税法は、何を記載し、いつ送付し、付加価値税（VAT）をどのように扱うかについて厳しく、特に国境を越えて請求書を発行する場合はなおさらです。小さなミスが決済を遅らせたり、顧客に請求書を拒否されたりする原因となります。以下では、オランダでコンプライアンスを遵守し、プロフェッショナルな請求書を送る方法を説明します。

目次

• 仮請求書（プロフォーマインボイス）とは
  
• オランダで請求書を送るための法務要件は何ですか？
  
• 請求書にはどのようにVATを表示する必要がありますか？
  
• オランダにおける電子請求書のルールについて教えてください。
  

仮請求書（プロフォーマインボイス）とは

Pro forma invoice(プロフォーマインボイス)とは、商品やサービスの出荷・納品前に買い手に送る予備的な請求書のこと。商品またはサービスの説明、単価、送料、課税する税金など、取引の詳細を概説します。

オランダではプロフォーマインボイスは必須ではありませんが、商品やサービスの提供前に、買い手への費用見積もりとして発行されることがよくあります。これらの書類は実際のインボイスと同等の法的効力を持たず、適切な会計処理と税務報告のためには、正式なインボイスを後日発行する必要があります。

オランダで請求書を送るための法務要件は何ですか？

オランダでは、タックスインボイスは単なる支払いリクエストではなく、法的に規制された文書であり、税務報告、決済フロー、支払いを強制する能力に影響します。不適切な請求書は、支払いの遅延や拒否、VAT控除の拒否、コンプライアンス違反による罰金につながる可能性があります。

オランダの法律では、オランダに所在するビジネスへの要件は以下のように規定されています。

請求書は期限内に発行しなければなりません。

企業は、供給月の翌月15日までに請求書を送付する必要があります。例えば、4月10日に商品を納品またはサービスを完了した場合、請求書は5月15日までに送付する必要があります。

B2B取引では必ず請求書を発行する必要があります。

他の企業や法務法人に商品やサービスを提供する場合、適切な請求書を発行する必要があります。B2C取引では請求書が必要なのは一定の条件下のみですが、B2B取引では常に請求書が必要です。

請求書には一意の番号を付ける必要があります。

各請求書には一意の連番が必要です。複数のシリーズ（例：オランダ顧客用と外国顧客用）を持つことはできますが、各シリーズは内的に一貫していなければなりません。番号の欠落や重複は、税務監査時に警告シグナルを発し、オランダ税務当局であるBelastingdienstによる追加的な精査の引き金となる可能性があります。

シーケンスにギャップや重複を発見した場合は、その理由を明確に文書化し、修正してください。

請求書には必ず具体的な情報を記載してください。

オランダのVAT法は、ビジネスが請求書に記載しなければならない事項を定めています：

• サプライヤーの名前と住所
  
• サプライヤーのVAT 番号
  
• サプライヤーのビジネス登録（KVK）番号（利用可能な場合）
  
• 顧客名と住所
  
• 請求書番号と日付
  
• 納品日（請求書と異なる場合）
  
• 提供される商品またはサービスの詳細、および数量と単価
  
• 支払う金額の内訳は以下の通りです：
  
  • VATを除く合計
    
  • 適用されるVAT税率
    
  • 支払うVATの合計額
    
  • 適用される割引
    
  • VATを含む支払総額
    
• 顧客のVAT 番号（クロスボーダーB2B取引またはリバースチャージが適用される取引の場合）。
  
• 適用される場合、特別な表記（例：逆課税VAT）
  

B2B取引において、必要な情報が不足している請求書は、顧客によって拒否される可能性があります。これは、企業がVATを控除するためには、請求書が完全に準拠している必要があるためです。

請求書は最低7年間保存する必要があります。

オランダの税法は、ビジネスに対し、発行および受領した全ての請求書のコピーを少なくとも7年間保存することを義務付けています。請求書が不動産に関連する場合、保存期間は10年です。請求書がアクセス可能で、閲覧可能で、変更されていなければ、紙媒体でも電子媒体でもかまいません。

紙の請求書をスキャンしてデジタル保管する場合、スキャンしたバージョンは原本の完全かつ忠実な複製でなければなりません。部分的なバージョンの保存は法務基準を満たしません。

請求書には氏名、メールアドレス、住所などの個人データが含まれることが多いため、一般データ保護規則(GDPR)の対象となります。正当な理由（継続中の訴訟など）がない限り、個人データを無期限に保存してはなりません。また、顧客の個人情報を請求書発行以外の目的で使用することも禁止されています。

請求書にはどのようにVATを表示する必要がありますか？

オランダでは、VATを明確に、完全に、正確に表示しなければなりません。

各項目または類似した項目のグループごとに該当するVAT率を表示する必要があります。オランダの税率は21%（標準税率）、9%（軽減税率）、0%（越境販売用の税率）です。異なるVAT率が適用される項目が請求書に含まれている場合は、各金額の横に正しい税率を明記しなければなりません。顧客や税務当局がVATを各項目に正確に紐づけられる必要があります。

適用されるVAT率の記載に加え、支払うVAT額を記載する必要があります。例えば、ある項目を1,000ユーロで販売し、21％のVATを適用する場合、別途210ユーロのVAT額を表示する必要があります。

顧客に異なる通貨で請求書を発行する場合でも、支払うVAT金額は常にユーロで表示する必要があります。他通貨で請求書を発行する場合は、ユーロ建てのVATを外貨建ての合計と一緒に記載するか、ユーロ建てのVATの計算に使用した為替レートを記載してください。

事業情報には、基本金額、適用されるVAT税率、税率ごとに支払うVAT金額など、必要な情報を短い表やサマリーとして記載するのが一般的です。また、請求書には、すべての基本金額とVATの合計である合計金額を明確に表示する必要があります。これがないと、B2B顧客はVATを適切に還付することができず、請求書はコンプライアンス違反とみなされる可能性があります。

典型的な構造は次のようなものです：

小計（VATを除く）：€1,000
VAT 21%: 210ユーロ
合計（VAT込み）：€1,210

請求書にVATが含まれていない場合（免除、リバースチャージ、エクスポートなど）、VAT欄を空欄にすることはできません。理由を明記する必要があります：

• "VATリバースチャージ "または "btw verlegd"
  
• 小規模事業者スキーム（KOR）によるVAT免税
  
• EU域外への輸出に対する0%のVAT
  

これにより、混乱を防ぎ、税務調査時に顧客とあなたの双方を保護することができます。VATの支払い漏れを説明しないと、請求書がVAT上無効になることがあります。

オランダにおける電子請求書のルールについて教えてください。

電子請求書はオランダの法律で完全に認められています。法務要件を満たすためには、デジタル請求書は紙と同じ基準に加え、認証と保管に関するいくつかの追加条件を満たす必要があります。

請求書の内容

電子請求書には、紙の請求書とまったく同じ情報を含める必要があります。フォーマット（XML、JSONなど）によってコンテンツのルールが変わることはありません。

顧客の同意

電子請求書を送付する前に、顧客の同意が必要です。顧客が電子請求書を受け取りたくない、または受け取れない場合、政府機関と取引している場合を除き、法的に対応する義務があります。

政府請求書の発行

オランダの政府機関（例：省庁、自治体、機関）に請求書を送付する場合、電子請求書を使用する必要があります。これらの電子請求書は通常、Peppolネットワーク経由で送付します。

貴社が通常、政府契約を扱っていない場合、この変更は貴社に影響しません。ただし、政府契約を扱っている場合、準拠した電子請求書を送信できるシステムを構築する必要があります。

真正性と信頼性

真正性と信頼性は請求書発行プロセスの一環です。請求書発行者が明確でなければならず、請求書情報は改ざんされてはなりません。企業は、不正利用の電子請求書を防止するために電子署名を使用することがよくあります。

保管条件

他のタイプの請求書と同様に、電子請求書も少なくとも7年間（不動産取引に関連する場合は10年間）保管する必要があります。保管された請求書は、保管期間中、閲覧、アクセス、検索が可能でなければなりません。

これらの要件を複雑にすることなく満たすために、ビジネスでは適切なアクセス制御を備えた安全なクラウドストレージなどのバックアップシステムを導入することを強くお勧めします。