Pour les entreprises du marché néerlandais, la facturation est un processus précis et réglementé. La législation fiscale néerlandaise est stricte en ce qui concerne les éléments à inclure, les délais d'envoi et le traitement de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA), en particulier lorsque la facturation est transfrontalière. De petites erreurs peuvent retarder les paiements ou amener vos clients à rejeter la facture. Nous vous expliquons ci-dessous comment envoyer des factures aux Pays-Bas qui soient à la fois conformes et professionnelles.

Contenu de cet article

• Qu’est ce qu’une facture pro forma ?
  
• Quelles sont les exigences légales pour l'envoi de factures aux Pays-Bas ?
  
• Comment la TVA doit apparaître sur les factures ?
  
• Quelles sont les règles en matière de facturation électronique aux Pays-Bas ?
  

Qu’est ce qu’une facture pro forma ?

Une facture pro forma est une facture préliminaire envoyée à un acheteur avant l'expédition ou la livraison de biens ou de services. Elle présente les détails de la transaction, et comprend une description des biens ou des services, les prix unitaires, les frais d'expédition et les taxes.

Les factures pro forma ne sont pas obligatoires aux Pays-Bas, mais elles sont souvent émises avant la livraison de biens ou de services, à titre d'estimation des coûts pour les acheteurs. Elles n'ont pas le même poids qu'une facture réelle et doivent être suivies d'une facture officielle à des fins de comptabilité ou de déclarations fiscales en bonne et due forme.

Quelles sont les exigences légales pour l’envoi de factures aux Pays-Bas ?

Aux Pays-Bas, une facture représente plus qu'une demande de paiement : il s’agit d’un document juridiquement réglementé qui a une incidence sur les déclarations fiscales, les flux de trésorerie et votre capacité à obtenir le paiement. Des factures incorrectes peuvent entraîner des retards ou des refus de paiement, des déductions de TVA refusées ainsi que des amendes pour facturation non conforme.

Voici ce que la loi néerlandaise exige des entreprises basées aux Pays-Bas.

Vous devez émettre les factures à temps

Les entreprises sont tenues d'envoyer leurs factures au plus tard le 15ème jour du mois suivant le mois de fourniture. Par exemple, si vous avez livré des marchandises ou effectué un service le 10 avril, la facture doit être envoyée au plus tard le 15 mai.

Vous devez toujours établir une facture pour les transactions B2B

Si vous fournissez des biens ou des services à une autre entreprise ou entité juridique, vous devez établir une facture en bonne et due forme. Alors que les transactions B2C ne requièrent une facture que sous certaines conditions, les transactions B2B requièrent toujours une facture.

Vous devez attribuer un numéro unique à chaque facture.

Chaque facture doit comporter un numéro unique et séquentiel, sans discontinuité dans la séquence. Vous pouvez avoir plusieurs séries (par exemple, une pour les clients néerlandais, une pour les clients étrangers), mais chaque série doit être cohérente sur le plan interne. Les numéros manquants ou en double suscitent une alerte lors des contrôles fiscaux et peuvent déclencher un examen plus approfondi de la part du Belastingdienst, l'administration fiscale néerlandaise.

Si vous constatez une lacune ou une duplication dans votre séquence, documentez-en clairement la raison et corrigez-la.

Vous devez inclure des informations spécifiques sur chaque facture

La loi néerlandaise sur la TVA prévoit ce qu'une entreprise doit faire figurer sur une facture :

• Le nom et l'adresse du fournisseur
  
• Le numéro d'identification TVA du fournisseur
  
• Le numéro d'immatriculation au registre du commerce (KVK) du fournisseur, le cas échéant
  
• Le nom et l’adresse du client
  
• Le numéro et la date de la facture
  
• La date de livraison (si elle est différente de la date de facturation)
  
• Une description détaillée des biens ou des services fournis, ainsi que la quantité et le prix unitaire
  
• Le montant débité, ventilé comme suit :
  
  • Total hors TVA
    
  • Le(s) taux de TVA appliqué(s)
    
  • Le montant total de la TVA débitée
    
  • Toute réduction appliquée
    
  • Le montant total dû, TVA comprise
    
• Le numéro de TVA du client (pour les transactions transfrontalières B2B ou les transactions ou les transactions faisant l’objet d’une autoliquidation).
  
• Des mentions spéciales, le cas échéant (par exemple, TVA autoliquidée)
  

Une facture ne comportant pas les informations requises peut être rejetée par votre client dans le cadre d'une transaction B2B, car les entreprises ne peuvent déduire la TVA que si la facture est entièrement conforme.

Vous devez conserver les factures pendant au moins sept ans.

La législation fiscale néerlandaise impose aux entreprises de conserver une copie de toutes les factures émises et reçues pendant au moins sept ans. Si la facture concerne un bien immobilier, la période de conservation est de 10 ans. Les formats papier et électronique sont acceptées, tant que les factures demeurent accessibles, lisibles et qu’elles n’ont pas été modifiées.

Si vous numérisez des factures sous format papier pour les stocker sous format numérique, les versions numérisées doivent être des reproductions complètes et fidèles des originaux. L'enregistrement d'une version partielle ne répond pas aux normes légales.

Étant donné que les factures contiennent souvent des données à caractère personnel telles que des noms, des adresses e-mail ou des adresses physiques, elles entrent dans le champ d'application du règlement général sur la protection des données (RGPD). Les entreprises ne doivent pas conserver les données à caractère personnel indéfiniment, sauf si elles ont une raison valable de continuer à les conserver (par exemple, un litige en cours). Elles ne peuvent pas non plus utiliser les données à caractère personnel des clients à d'autres fins que la facturation.

Comment la TVA doit-elle être affichée sur les factures ?

Aux Pays-Bas, la TVA doit être affichée de manière claire, complète et en bonne et due forme.

Vous devez indiquer le taux de TVA applicable à chaque poste ou à chaque groupe de postes similaires. Les taux néerlandais sont de 21 % (taux général), 9 % (taux réduit) ou 0 % (taux pour les ventes transfrontalières). Si votre facture comporte des éléments soumis à des taux de TVA différents, vous devez indiquer le taux correct à côté de chaque montant correspondant. Les clients et les autorités fiscales doivent être en mesure de faire correspondre le débit de TVA à chaque article.

Outre le taux de TVA appliqué, vous devez indiquer le montant de la TVA débitée. Par exemple, si vous vendez un article à 1 000 euros et que vous appliquez une TVA de 21 %, vous devez indiquer un montant de TVA distinct de 210 euros.

Le montant de la TVA débitée doit toujours être indiqué en euros, même si vous facturez le client dans une autre devise. Si vous facturez dans une autre devise, indiquez la TVA en euros à côté des totaux en devise étrangère ou indiquez le taux de change utilisé pour calculer la TVA en euros.

Habituellement, les entreprises incluent un tableau succinct ou un résumé contenant les informations requises : le montant de base, le taux de TVA appliqué et le montant de TVA débité pour chaque taux. La facture doit également faire apparaître clairement le total général, c'est-à-dire la somme de tous les montants de base et de la TVA totale. Sans cela, un client B2B ne peut pas correctement récupérer la TVA et la facture peut être considérée comme non conforme.

Une structure typique se présente comme suit :

Sous-total (hors TVA) : 1 000 €
TVA 21 % : 210 €
Total (TVA incluse) : 1 210 €

Si une facture n'inclut pas la TVA - que ce soit en raison d'exonérations, de règles d'autoliquidation ou d'exportations - vous ne pouvez pas laisser les champs relatifs à la TVA vides. Vous devez en indiquer clairement la raison, qui peut être la suivante :

• « TVA inversée » ou « btw verlegd ».
  
• « Exonération de la TVA dans le cadre du régime des petites entreprises (KOR) »
  
• « 0 % de TVA - exportation hors de l'UE »
  

Cela permet d'éviter toute confusion et de vous protéger, vous et votre client, en cas de contrôle fiscal. Le fait de ne pas expliquer un débit de TVA manquant peut entraîner l'invalidation de la facture aux fins de la TVA.

Quelles sont les règles en matière de facturation électronique aux Pays-Bas ?

La législation néerlandaise accepte pleinement l'utilisation de la facturation électronique. Pour répondre aux exigences légales, vos factures numériques doivent satisfaire aux mêmes normes que les factures papier, ainsi qu’à quelques conditions supplémentaires concernant l'authenticité et le stockage.

Contenu de la facture

Une facture électronique doit comporter exactement les mêmes informations qu'une facture papier. Le format (par exemple, XML, JSON) ne change pas les règles de contenu.

Consentement du client

Avant d'envoyer une facture électronique, vous devez obtenir le consentement de votre client. Si un client ne veut pas ou ne peut pas accepter une facture électronique, vous êtes légalement tenu de lui donner satisfaction, sauf si vous traitez avec un organisme public.

Facturation des organismes publics néerlandais

Si vous envoyez des factures à des organismes publics néerlandais (par exemple, des ministères, des municipalités, des agences), vous devez utiliser des factures électroniques. En règle générale, vous envoyez ces factures via le réseau Peppol.

Si votre entreprise n'a pas l'habitude de traiter avec des marchés publics, vous ne serez pas concerné. Mais si c'est le cas, vous devrez mettre en place un système capable d'envoyer des factures électroniques conformes.

Authenticité et intégrité

L'authenticité et l'intégrité font partie intégrante du processus de facturation. Celui qui a émis la facture doit clairement apparaître. En outre les informations de la facture ne doivent pas être modifiées. Les entreprises ont souvent recours à des signatures électroniques pour éviter les factures électroniques frauduleuses.

Exigences en matière de conservation

À l’instar autres types de factures, les factures électroniques doivent également être conservées pendant au moins 7 ans (ou 10 ans si elles concernent des transactions immobilières). La facture stockée doit demeurer lisible, accessible et récupérable pendant toute la période de conservation.

Pour répondre à ces exigences sans complications, il est fortement recommandé aux entreprises de mettre en place un système de sauvegarde, tel qu'un stockage en nuage sécurisé avec des contrôles d'accès appropriés.