对于荷兰市场的商家来说，开具发票是一项严谨且受法规严格规范的流程。荷兰税法对发票内容、开具时限及增值税处理（尤其在跨境交易中）有严格规定，细微差错可能导致付款延迟或客户拒收发票。下文将详细介绍如何开具既合规又专业的荷兰发票。

本文内容

• 什么是形式发票？
  
• 在荷兰开具发票必须满足哪些法律要求？
  
• 发票上如何标注增值税？
  
• 荷兰开具电子发票的规则是什么？
  

什么是形式发票？

形式发票是货物/服务实际交付前向买家提供的预交易发票，概述了交易的详细信息，包括货物或服务的描述、单价、运费和税费。

荷兰法律虽未强制要求开具形式发票，但实务中常在货物/服务交付前签发，作为买家的费用预估文件。形式发票不具备正式发票的效力，且为了进行正确的会计核算和税务申报，之后应开具正式发票。

在荷兰开具发票必须满足哪些法律要求？

在荷兰，发票不仅是一份付款请求，更是受法律严格监管的税务凭证，直接影响税务申报、现金流和债权法律效力。不合规发票将导致支付延迟或拒付、无法抵扣增值税以及违规开具发票罚金。

依据荷兰法律[商家要求]如下(https://business.gov.nl/regulation/invoice-requirements/)。

您必须按时开具发票

商家必须最迟在供货月份的次月 15 日寄出发票，例如，在 4 月 10 日送货或完成服务，发票必须在 5 月 15 日前寄出。

您在 B2B 交易中始终需开具发票

如果向其他商家或法律实体提供商品或服务，您必须开具适当的发票。尽管 B2C 交易仅[在某些条件下]需要发票(https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratiebijhouden/facturenmaken/wiezijnverplichttefactureren)，但您始终需为其 B2B 交易开具发票。

您必须给每张发票一个唯一的编号

每张发票必须具有连续且唯一的编号（不得出现断号或重号）。允许设置多组编号序列（例如：荷兰客户专用序列/海外客户专用序列），但每组序列内部必须保持连续性。缺失或重复的发票编号将在税务稽查中引发预警，并可能导致荷兰税务局（Belastingdienst）启动专项审查。

如果您发现序列中存在空白或重复，务必清楚地记录原因并纠正。

您必须在每张发票上标注特定信息

依据荷兰增值税法，您必须在发票上包括以下内容：

• 供应商名称和地址
  
• 供应商的增值税识别号
  
• 供应商的商家注册 (KVK) 号码（如适用）
  
• 客户的姓名和地址
  
• 发票编号和日期
  
• 交货日期（如果与发票日期不同）
  
• 提供商品或服务的详细说明，加上数量和单价
  
• 收费金额，细分如下：
  
  • 不含增值税总额
    
  • 适用的增值税税率
    
  • 应付增值税总额
    
  • 任何适用的折扣
    
  • 包括增值税在内的应付总额
    
• 客户的增值税税号（适用于跨境 B2B 交易或反向征收的交易）
  
• 特殊备注（如反向征收增值税）
  

缺少所需详细信息的发票可能会在 B2B 交易中被客户拒收，因为商家只有在发票完全符合要求的情况下才能获得增值税抵扣。

商家必须保留发票至少七年

荷兰税法要求企业将所有开具和收到的发票副本保留[至少 7 年]（https://business.gov.nl/regulation/keeping-business-records/）。如果发票涉及房地产，保留期为 10 年。纸质和电子格式均可接受，只要发票可完整查阅、内容清晰可读和不可更改。

若通过扫描纸质发票进行数字化存储，扫描件必须完整且真实再现原始发票内容。仅保存部分内容的扫描版本不符合法定合规标准。

由于发票通常包括姓名、邮箱地址或物理地址等个人数据，因此属于《通用数据保护条例》 (GDPR) 的范畴。企业不得无限期存储个人数据，除有继续存储的正当理由（例如，正在进行的诉讼）外，亦不得将客户的个人信息用于开具发票之外的任何用途。

发票上如何标注增值税？

在荷兰，增值税必须清晰、完整和正确地标注。

商家必须为每个行项目或每组相似项目标注适用的增值税税率。荷兰税率为 21%（标准税率）、9%（低税率）或 0%（跨境销售税率）。如果商家发票包含不同税率的项目，必须在每项金额旁注明对应税率。客户和税务机构需要能够核对每个项目所对应的增值税金额。

除标明适用的增值税税率外，商家还须单独列示所收取的增值税额。例如，若您销售某商品的价格为 1000 欧元，适用 21% 的增值税税率，则需单独列示 210 欧元的增值税额。

无论发票以何种货币开具，增值税金额必须始终以欧元列示。若使用其他货币开具，需在外币金额旁同时标注对应的欧元增值税金额，或注明用于计算欧元增值税的汇率。

商家通常会在发票中添加简明的表格或摘要，列明以下必要信息：税前金额、适用增值税税率及对应税率的增值税金额。发票还需清晰列明含税总金额（即各项税前金额与增值税总额的合计）。若缺少这些信息，企业客户 (B2B) 可能无法正常抵扣进项税额，该发票也可能被认定为不合规。

发票结构列示如下：

小计（不含增值税）：1000 欧元
增值税 21%：210 欧元
共计（含增值税）：1210 欧元

如果发票因免税、反向征收或出口等原因未包含增值税，则不可将增值税相关栏目留空，而必须明确标注原因，例如：

• “反向征收增值税”或“btw verlegd”
  
• “韩国小企业计划免征增值税”
  
• “增值税0%税率——欧盟境外出口”
  

清晰标注增值税处理方式可避免歧义，并在税务稽查时为买卖双方提供法律保障。若未按规定注明增值税免 / 零税率原因，该账单可能被认定为无效税务凭证。

荷兰开具电子发票的规则是什么？

荷兰法律允许开具电子发票。为了满足法律要求，数字发票必须符合与纸质发票相同的标准，并满足真实性和存储的额外条件。

发票内容

电子发票必须包含与纸质发票完全相同的信息，格式（如 XML、JSON）不会改变内容规则。

客户许可

在发送电子发票之前，您需要征得客户的同意，如果客户不想或无法接受电子发票，您有法律义务予以满足，除政府监管机构要求外。

向政府机关开发票

如果您向荷兰政府机构（例如，部委、市政当局、机关）发送发票，必须使用电子发票。这些电子发票通常通过 Peppol 网络发送。

若您不涉及政府合同，则不受此规定影响；但若承接政府项目，则必须建立能够发送合规电子发票的系统。

真实性和完整性

真实性和完整性是发票流程中不可或缺的一部分。必须明确发票的开具方，且发票信息不得更改。商家通常会使用电子签名来防止欺诈性电子发票。

存储要求

与其他类型的发票一样，电子发票也必须存储至少 7 年（如果与房地产交易相关，则为 10 年）。已存储的发票必须在整个保留期内保持可读、可访问和可检索。

为了满足这些要求而不会造成麻烦，强烈建议商家建立备份系统，例如具有适当访问控制的安全云存储。