Para empresas que atuam no mercado dos Países Baixos, a emissão de faturas é um processo rigoroso e regulamentado. A legislação tributária holandesa é bastante exigente quanto às informações que devem constar na fatura, ao prazo de envio e à forma de lidar com o imposto sobre valor agregado (IVA), especialmente ao faturar para fora do país. Pequenos erros podem atrasar pagamentos ou até levar os clientes a recusarem a fatura.

O que há neste artigo?

• O que é uma fatura pró-forma?
  
• Quais são os requisitos jurídicos para enviar faturas nos Países Baixos?
  
• Como o IVA precisa ser exibido nas faturas?
  
• Quais são as regras para faturamento eletrônico nos Países Baixos?
  

O que é uma fatura pró-forma?

Uma fatura pró-forma é uma fatura preliminar enviada a um comprador antes de uma remessa ou entrega de bens ou serviços. Ela descreve os detalhes da transação, incluindo uma descrição dos bens ou serviços, preços unitários, custos de envio e impostos.

Faturas pró-forma não são obrigatórias na Holanda, mas costumam ser emitidas antes da entrega dos bens ou serviços, como estimativa de custo para os compradores. Elas não têm o mesmo peso que uma fatura real e devem ser acompanhadas por uma fatura formal para fins contábeis e fiscais adequados.

Quais são os requisitos jurídicos para enviar faturas nos Países Baixos?

Nos Países Baixos, uma fatura é mais do que uma solicitação de pagamento: é um documento legalmente regulamentado que afeta a declaração de impostos, o fluxo de caixa e sua capacidade de exigir o pagamento. Faturas incorretas podem levar a pagamentos atrasados ou negados, deduções de IVA recusadas e multas por faturamento não conforme.

Veja o que a legislação holandesa exige das empresas com sede nos Países Baixos.

É obrigatório emitir as faturas dentro do prazo

As empresas são obrigadas a enviar faturas até o dia 15 do mês seguinte ao mês do fornecimento. Por exemplo, se você entregou mercadorias ou concluiu um serviço em 10 de abril, a fatura deve ser enviada até 15 de maio.

É obrigatório emitir fatura em transações B2B

Se você fornecer bens ou serviços para outra empresa ou pessoa jurídica, deverá emitir uma fatura adequada. Enquanto as transações B2C exigem apenas uma fatura sob certas condições, as transações B2B sempre exigem um fatura.

É obrigatório atribuir um número único a cada fatura.

Cada fatura deve ter um número único e sequencial, sem lacunas na sequência. É possível ter várias séries (por exemplo, uma para clientes holandeses, outra para clientes estrangeiros), mas cada série deve ser internamente consistente. Números ausentes ou duplicados geram sinais de alerta durante auditorias fiscais e podem desencadear uma análise mais aprofundada por parte do Belastingdienst, a autoridade fiscal holandesa.

Se você descobrir uma lacuna ou duplicação em sua sequência, documente claramente o motivo e corrija-o.

Você deve incluir informações específicas em cada fatura

A legislação holandesa sobre o IVA define o que uma empresa deve incluir em uma fatura:

• Nome e endereço do fornecedor
  
• Número de identificação do IVA do fornecedor
  
• Número de registro comercial (KVK) do fornecedor, se aplicável
  
• Nome e endereço do cliente
  
• Número e data da fatura
  
• Data de entrega (se diferente da data da fatura)
  
• Descrição detalhada dos bens ou serviços fornecidos, além da quantidade e preço unitário
  
• Valor cobrado, discriminado da seguinte forma:
  
  • Total sem IVA
    
  • Alíquota(s) de IVA aplicada(s)
    
  • Valor total do IVA cobrado
    
  • Quaisquer descontos aplicados
    
  • Total devido, incluindo o IVA
    
• Número do IVA do cliente (para transações B2B internacionais ou transações em que se aplique a cobrança reversa
  
• Anotações especiais, se aplicável (por exemplo, IVA com cobrança reversa)
  

Uma fatura sem os detalhes obrigatórios pode ser rejeitada pelo cliente em uma transação B2B, pois as empresas só podem deduzir o IVA se a fatura estiver totalmente em conformidade.

Você deve manter as faturas por um período mínimo de sete anos

A legislação tributária holandesa exige que as empresas guardem cópias de todas as faturas emitidas e recebidas por pelo menos sete anos. Se a fatura for referente a imóveis, o período de retenção é de 10 anos. Tanto o formato impresso quanto o eletrônico são aceitáveis, desde que as faturas permaneçam acessíveis, legíveis e inalteradas.

Se você digitalizar faturas em papel para armazená-las digitalmente, as versões digitalizadas devem ser reproduções completas e fiéis dos originais. Salvar uma versão parcial não atende aos padrões legais.

Como as faturas frequentemente incluem dados pessoais, como nomes, endereços de e-mail ou endereços físicos, elas se enquadram no escopo do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (GDPR). As empresas não devem armazenar dados pessoais indefinidamente, a menos que tenham um motivo válido para o armazenamento contínuo (por exemplo, litígio em andamento). Elas também não podem usar as informações pessoais dos clientes para nada além do faturamento.

Como o IVA precisa ser exibido nas faturas?

Nos Países Baixos, o IVA deve ser exibido de forma clara, completa e correta.

É necessário mostrar a alíquota de IVA aplicável para cada item de linha ou cada grupo de itens semelhantes. As taxas holandesas são de 21% (taxa geral), 9% (taxa reduzida) ou 0% (taxa para vendas internacionais). Se sua fatura incluir itens com taxas de IVA diferentes, você deverá especificar a taxa correta ao lado de cada valor relevante. Os clientes e as autoridades fiscais precisam ser capazes de igualar a cobrança de IVA a cada item.

Além de declarar a alíquota de IVA aplicada, você deve declarar o valor do IVA cobrado. Por exemplo, se você estiver vendendo um item por € 1.000 e aplicando 21% de IVA, deverá declarar um valor de IVA separado de € 210.

O valor do IVA cobrado deve ser sempre indicado em euros, mesmo que a fatura seja emitida em uma moeda diferente. Se a fatura for emitida em outra moeda, informe o IVA em euros juntamente com os totais em moeda estrangeira ou inclua a taxa de câmbio usada para calcular o IVA em euros.

É comum que as empresas incluam uma pequena tabela ou resumo com as informações necessárias: o valor base, a alíquota de IVA aplicada e o valor de IVA cobrado para cada alíquota. A fatura também deve exibir claramente o total geral, a soma de todos os valores base mais o IVA total. Sem isso, um cliente B2B não poderá recuperar o IVA corretamente, e a fatura poderá ser considerada não conforme.

Uma estrutura típica tem esta aparência:

Subtotal (sem IVA): € 1.000
21% de IVA: € 210
Total (com IVA): € 1.210

Se uma fatura não incluir IVA, seja devido a isenções, regras de autoliquidação ou exportações, você não poderá deixar os campos de IVA em branco. Você deve indicar claramente o motivo, que pode ser:

• "IVA autoliquidado" ou "btw verlegd"
  
• "Isento de IVA no âmbito do regime para pequenas empresas (KOR)"
  
• "0% de IVA — exportação para fora da UE"
  

Isso pode ajudar a evitar confusão e proteger você e seu cliente durante auditorias fiscais. Deixar de explicar uma cobrança de IVA pode invalidar a fatura para fins de IVA.

Quais são as regras para faturamento eletrônico nos Países Baixos?

A fatura eletrônica é totalmente aceita pela legislação holandesa. Para atender aos requisitos legais, suas faturas digitais devem atender aos mesmos padrões das faturas em papel, além de algumas condições adicionais de autenticidade e armazenamento.

Conteúdo da fatura

Uma fatura eletrônica deve incluir exatamente as mesmas informações que uma fatura em papel. O formato (por exemplo, XML, JSON) não altera as regras do conteúdo.

Consentimento do cliente

Antes de enviar uma fatura eletrônica, você precisa do consentimento do seu cliente. Se um cliente não quiser ou não puder aceitar uma fatura eletrônica, você é legalmente obrigado a atendê-lo, a menos que esteja lidando com um órgão governamental.

Faturamento do governo

Se você enviar faturas para órgãos governamentais holandeses (por exemplo, ministérios, municípios, agências), deverá usar faturas eletrônicas. Normalmente, essas faturas eletrônicas são enviadas pela rede Peppol.

Se a sua empresa não costuma lidar com contratos governamentais, isso não o afetará. Mas, se o fizer, você precisará configurar um sistema que possa enviar faturas eletrônicas em conformidade.

Autenticidade e integridade

Autenticidade e integridade são parte integrante do processo de faturamento. Deve ficar claro quem emitiu a fatura e as informações da fatura não devem ser alteradas. As empresas costumam usar assinaturas eletrônicas para evitar faturas eletrônicas fraudulentas.

Requisitos de armazenamento

Assim como outros tipos de faturas, as faturas eletrônicas também devem ser armazenadas por pelo menos 7 anos (ou 10 anos se relacionadas a transações imobiliárias). A fatura armazenada deve permanecer legível, acessível e recuperável durante todo o período de retenção.

Para atender a esses requisitos sem complicações, é altamente recomendável que as empresas tenham um sistema de backup, como armazenamento em nuvem seguro com controles de acesso adequados.