För företag på den Nederländska marknaden är fakturering en exakt och reglerad process. Nederländsk skattelagstiftning är strikt med vad du behöver inkludera, när du behöver skicka fakturan och hur du hanterar mervärdesskatt (moms) – särskilt vid fakturering över gränserna. Små misstag kan försena betalningar eller få dina kunder att avvisa fakturan. Nedan förklarar vi hur du skickar fakturor i Nederländerna som både uppfyller kraven och är professionellt utformade.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är en proforma faktura?
  
• Vilka är de juridiska kraven för att skicka fakturor i Nederländerna?
  
• Hur måste momsen anges på fakturor?
  
• Vilka regler gäller för elektronisk fakturering i Nederländerna?
  

Vad är en proforma faktura?

En proforma faktura är en preliminär faktura som skickas till en köpare före ett utskick eller en leverans av varor eller tjänster. Den beskriver transaktionen i detalj, inklusive en beskrivning av varorna eller tjänsterna, enhetspriser, fraktkostnader och skatter.

Proforma fakturor krävs inte i Nederländerna, men de utfärdas ofta innan varor eller tjänster levereras som en kostnadsuppskattning för köpare. Dessa har inte samma vikt som en faktisk faktura och bör följas av en formell faktura för korrekt redovisning och skatterapportering.

Vilka är de juridiska kraven för att skicka fakturor i Nederländerna?

I Nederländerna är en faktura mer än en begäran om betalning. Det är ett juridiskt reglerat dokument som påverkar skatterapportering, kassaflöde och din förmåga att driva igenom en betalning. Felaktiga fakturor kan leda till försenade eller nekade betalningar, nekade momsavdrag och böter för fakturering som inte uppfyller kraven.

Här är vad nederländsk lagstiftning kräver av företag baserade i Nederländerna.

Du måste utfärda fakturor i tid

Näringsidkare är skyldiga att skicka fakturor senast den 15:e dagen i månaden efter leveransmånaden. Om du till exempel levererat varor eller utfört en tjänst den 10 april ska fakturan skickas senast den 15 maj.

Du måste alltid faktura när det gäller B2B-transaktioner

Om du levererar varor eller tjänster till ett annat företag eller juridisk enhet måste du utfärda en korrekt faktura. Medan B2C-transaktioner endast kräver en faktura under vissa förutsättningar, kräver B2B-transaktioner alltid en faktura.

Du måste ge varje faktura ett unikt nummer

Varje faktura måste ha ett unikt och sekventiellt nummer, utan luckor i ordningsföljden. Du kan ha flera serier (t.ex. en för nederländska kunder, en för utländska kunder), men varje serie måste i sig själv vara konsekvent. Saknade eller dubbla nummer ger upphov till varningssignaler under skatterevisioner och kan utlösa ytterligare granskning från den nederländska skattemyndigheten, Belastingdienst.

Om du upptäcker en lucka eller dubblering i sekvensen ska du tydligt dokumentera orsaken och korrigera den.

Du måste inkludera specifik information på varje faktura

Nederländsk momslag definierar vad ett företag måste ange på en faktura:

• Leverantörens namn och adress
  
• Leverantörens momsens registreringsnummer
  
• Leverantörens organisations- (KVK) nummer, om tillämpligt
  
• Kundens namn och adress
  
• Faktura nummer och datum
  
• Leveransdatum (om annat än fakturadatum)
  
• En detaljerad beskrivning av varor eller tjänster som tillhandahålls, plus kvantitet och enhetspris
  
• Det belopp som debiteras, uppdelat på följande:
  
  • Summa exklusive moms
    
  • Den eller de momssatser som tillämpats
    
  • Det totala momsbelopp som debiterats
    
  • Eventuella rabatter som tillämpats
    
  • Totalbeloppet inklusive moms
    
• Kundens momsregistreringsnummer (för gränsöverskridande B2B-transaktioner eller transaktioner där omvänd skattskyldighet tillämpas)
  
• Särskilda noteringar om tillämpligt (t.ex. omvänd skatteskyldighet för moms)
  

En faktura som saknar obligatoriska uppgifter kan komma att avvisas av din kund i en B2B transaktion, eftersom företag bara kan dra av moms om fakturan helt uppfyller kraven.

Du måste behålla fakturor i minst sju år

Nederländsk skattlagstiftning kräver att företag spara kopior av alla utfärdade och mottagna fakturor i minst sju år. Om fakturan avser fastigheter är lagringstiden tio år. Både pappersformat och elektroniskt format är godtagbara, så länge fakturorna är tillgängliga, läsbara och oförändrade.

Om du skannar pappersfakturor för att lagra dem digitalt, måste de skannade versionerna vara fullständiga och trogna reproduktioner av originalen. Att spara en delversion uppfyller inte juridiska standarder.

Eftersom fakturor ofta innehåller personuppgifter som namn, e-postadresser eller fysiska adresser omfattas de av GDPR. Företag får inte lagra personuppgifter på obestämd tid om de inte har ett giltigt skäl för fortsatt lagring (t.ex. pågående rättstvister). De kan inte heller använda kundernas personuppgifter för något annat än fakturering.

Hur måste momsen anges på fakturor?

I Nederländerna måste momsen anges tydligt, fullständigt och korrekt.

Du måste ange tillämplig momssats för varje radpost eller varje grupp av liknande poster. De Nederländska skattesatserna är 21% (allmän skattesats), 9% (reducerad skattesats) eller 0% (skattesats för gränsöverskridande försäljning). Om din faktura innehåller radposter med olika momssatser måste du ange rätt skattesats bredvid varje relevant belopp. Kunder och skattemyndigheter måste kunna matcha moms-debiteringen till varje radpost.

Förutom att ange den tillämpade momssatsen, måste du ange det momsbelopp som du debiterar. Om du t.ex säljer en radpost för 1 000 EUR och lägger på 21% moms, så måste du ange ett separat momsbelopp på 210 EUR.

Momsen ska alltid anges i EUR, även om du fakturerar kunden i en annan valuta. Vid fakturering i en annan valuta ska du antingen ange momsen i EUR vid sidan av totalsumman för den utländska valutan eller inkludera den växelkurs som använts för att beräkna momsen i EUR.

Det är vanligt att företag skickar med en kort tabell eller sammanfattning med den information som krävs: basbeloppet, momssatsen som tillämpats och det momsbelopp som debiteras för varje skattesats. Fakturan måste också tydligt visa totalsumman – summan av alla grundbelopp plus den totala momsen. Utan detta kan en B2B kund inte kräva tillbaka moms korrekt, och fakturan kan anses inte uppfylla kraven.

En typisk struktur ser ut så här:

Delsumma (exkl. moms): 1 000 EUR
Moms 21%: 210 EUR
Totalt (inkl. moms): 1 210 EUR

Om en faktura inte innehåller moms – oavsett om det beror på undantag, regler om omvänd skattskyldighet eller export – kan du inte lämna moms-fältet tomt. Du måste tydligt uppge anledningen, vilken kan vara:

• ”Omvänd skattskyldighet för moms” eller “btw verlegd”
  
• ”Moms undantagen enligt ordningen för småföretag (KOR)”
  
• “0% moms – export utanför EU”
  

Detta kan bidra till att förhindra förvirring och skydda både dig och din kund under skatterevisioner. Underlåtenhet att förklara en saknad moms-debitering kan ogiltigförklara fakturan ur momssynpunkt.

Vilka regler gäller för elektronisk fakturering i Nederländerna?

Elektronisk fakturering godtas fullt ut enligt nederländsk lag. För att uppfylla juridiska krav måste dina digitala fakturor uppfylla samma standarder som pappersfakturor, plus några extra villkor kring autenticitet och lagring.

Fakturans innehåll

En elektronisk faktura måste innehålla exakt samma uppgifter som en pappersfaktura. Formatet (t.ex. XML, JSON) ändrar inte reglerna för innehållet.

Kundens samtycke

Innan du skickar en elektronisk faktura måste du ha kundens samtycke. Om en kund inte vill eller kan ta emot en e-faktura är du enligt lag skyldig att gå dem tillmötes såvida du inte har att göra med ett statligt organ.

Fakturering till statliga organ

Om du skickar fakturor till nederländska statliga organ (t.ex. ministerier, kommuner, myndigheter) måste du använda elektroniska fakturor, som du vanligtvis skickar via Peppol-nätverket.

Om ditt företag vanligtvis inte hanterar statliga kontrakt, kommer detta inte att påverka dig, men om ditt företag gör det måste du skapa ett system som kan skicka e-fakturor som uppfyller kraven.

Autenticitet och integritet
Autenticitet och integritet är en integrerad del av faktureringsprocessen. Det måste tydligt framgå vem som har utfärdat fakturan och informationen på fakturan får inte ändras. Företag använder ofta elektroniska signaturer för att förhindra falska e-fakturor.

Lagringskrav

Precis som andra typer av fakturor ska även e-fakturor sparas i minst sju år (eller 10 år om de är relaterade till fastighetstransaktioner). Sparad faktura ska vara läsbar, tillgänglig och åtkomlig under hela arkiveringsperioden.

För att uppfylla dessa krav utan komplikationer, rekommenderas det starkt att företag har ett backupsystem på plats, såsom säker molnlagring med ordentlig åtkomstkontroll.